Uprościć i usprawnić

Gdy firma zastanawia się nad usprawnieniem swojej pracy, zazwyczaj myśli o zmianach personalnych lub organizacyjnych, rzadko analizując jak naprawdę działa. Praktyka pokazuje, że optymalizacja procesów biznesowych przynosi zaskakująco dobre efekty.

Efekty są widoczne

Usprawnienie procesów przynosi istotną poprawę wydajności w wielu firmach. Standardem jest wzrost o około 20%, ale są organizacje, gdzie ta wydajność może wzrosnąć 3-4 razy. Najmniejszy wzrost obserwuje się w dużych organizacjach, które posiadają poukładane procesy oraz opracowane i wdrożone obiegi dokumentów, największy - w przypadku firm, które dopiero stają przed tym problemem.

Jeśli dokumenty przechodziły wszystkie etapy w formie papierowej, przejście na wersję elektroniczną znacznie przyspiesza obieg, skracając czas załatwienia typowych spraw z kilku dni do kilku godzin.

Gdy za optymalizacją procesów pójdzie usprawnienie wydruku, można zauważyć także istotne różnice w kosztach.

Prace nad usprawnieniem rozpoczyna się od rozpoznania, jak w rzeczywistości przebiega droga obiegu dokumentów masowych i jednostkowych w organizacji. Po udokumentowaniu stanu bieżącego, eksperci z zespołu projektowego przystępują do optymalizacji procesów, które najczęściej podlegają uproszczeniu. Należy przy tym pamiętać, że nigdy takie zadanie nie kończy się razem z wdrożeniem, gdyż każda większa zmiana, a taką jest uproszczenie pracy z dokumentami, wpływa na funkcjonowanie firmy. Jednym z efektów ubocznych jest zmiana podejścia do niektórych raportów lub mechanizmów, które były "od zawsze". Z tym wiążą się kolejne zmiany w obiegu dokumentacji, jeszcze bardziej usprawniające pracę firmy. Ze względu na ludzką naturę i wpojoną niechęć do nowości wśród wielu pracowników, nie wszystkie operacje dają się wprowadzić od razu.

Jak usprawnić kancelarię

W tradycyjnej kancelarii (mailroom), dokumenty przychodzące są rejestrowane manualnie (stosuje się system dziennikowy, bezdziennikowy oraz mieszany), dekretowane i przekazywane do komórek zgodnie z ich właściwością rzeczową. Zwykle zadekretowane pisma i inne dokumenty są składowane do kuwet i przegródek, popularnie zwanych "gołębnikiem", gdzie oczekują na odebranie przez pracownika komórki, do której powinny trafić. Organizacja taka ma kilka wad, między innymi: brak powiadomienia o nowym dokumencie, brak nadzoru nad obiegiem i statusem dokumentów oraz powolny obieg w praktyce. Niestety, jest to chleb powszedni w wielu organizacjach, które nawet nie zdają sobie sprawy z tego, jak nieoptymalnie pracują. Wprowadzenie prostego usprawnienia proceduralnego przyspiesza obieg, zwiększa bezpieczeństwo dokumentu, ale przede wszystkim usprawnia pracę dzięki automatyzacji i minimalizacji użycia papieru.

Usprawnienie procesów kancelaryjnych polega na wprowadzeniu narzędzi wspierających pracę ludzką. Mówimy tu przede wszystkim o digitalizacji dokumentów i dystrybucji dokumentów w systemach typu WorkFlow/BPM. Proces samej digitalizacji i kategoryzacji można usprawnić i zautomatyzować za pomocą stron wiodących. Kod kreskowy zawarty na stronie wiodącej umożliwia automatyczne segregowanie dokumentu i uzupełnienie o niezbędne metadane - na przykład dokumenty wybranego typu pochodzące od konkretnego źródła mogą być automatycznie dodawane do spraw i przekazane dalej.

Większe kancelarie mogą być wyposażone w nowoczesne rozwiązania, które zapewniają nie tylko digitalizację obrazu dokumentu, ale także automatyczne rozpoznanie treści za pomocą OCR/ICR. Dzięki wykorzystaniu tej technologii cały proces obsługi i dystrybucji dokumentów radykalnie przyspiesza. Na podstawie treści pozyskanej z OCR oraz wyglądu dokumentu odbywa się jego kategoryzacja, przy czym mamy tu do czynienia nie z oceną merytoryczną, ale analizą treści i wyglądu. Dokumenty są automatycznie indeksowane, co potem umożliwia ich łatwiejsze wyszukiwanie.

Jak dokumenty krążą w firmie

Prace związane z rozpoznaniem działania organizacji obiegu informacji w firmie wiążą się także z prześledzeniem drogi każdego typu dokumentu (faktura, reklamacja, pismo). Ustala się wszystkie punkty zatrzymania i osoby odpowiedzialne, określane są także założenia związane z przetwarzaniem takiej informacji. Razem z mapowaniem procesów obiegu informacji, przeprowadza się także mapowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i dokonuje weryfikacji zakresu obowiązków. Gdy połączy się ze sobą cały zestaw informacji, można prześledzić nie tylko drogę dokumentu, ale także wszystkie jej warianty związane, na przykład, z zastępstwem za nieobecnego pracownika. Można także rozpoznać założenie biznesowe każdego typu dokumentu. Wynikiem analizy jest dokładny opis stanu zastanego (as-is), który jest punktem wyjścia do prac optymalizacyjnych.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200