Małe i średnie firmy, szczególnie te szybko rozwijające się, coraz częściej zauważają potrzebę zarządzania rosnącą liczbą projektów, które są realizowane w organizacji. Sytuacja ta dotyczy zarówno przedsiębiorstw produkcyjnych i usługowych, jak i organizacji IT realizujących projekty informatyczne. Standardowe metodyki zarządzania projektami, tj. Prince2 czy PMBoK, są zbyt szczegółowe i biurokratyczne, by wdrażać je w pełnym wymiarze w małej firmie lub organizacji. Można z nich jednak wybrać pewne elementy i "uszyć rozwiązanie na miarę". Alternatywą dla małej organizacji realizującej projekty informatyczne są metodyki tzw. zwinne, które pasują do elastycznych, działających mniej biurokratycznie i standardowo małych firm.

Rozwiązanie "na miarę"

INEA, największy regionalny operator w Wielkopolsce, świadczący usługi multimedialne i telekomunikacyjne, jest przykładem średniej, intensywnie rozwijającej się firmy, której zarząd zauważył, że bez uporządkowania sfery prowadzenia projektów firma nie będzie w stanie rozwijać się prawidłowo. INEA, choć miała wcześniej procedury, to nie wiedziała jak, jako organizacja, ma zarządzać projektami - jak je planować, zaczynać, przydzielać zasoby i odpowiedzialności, kontrolować, kończyć. "Chcemy móc podejmować decyzje inwestycyjne na podstawie danych mających swoje źródło w dostępnej, rzetelnej analizie całego portfela projektów i możliwości realizacyjnych naszej organizacji. Nie jesteśmy w stanie działać dalej na wyczucie" - tak zarząd firmy przedstawił swój problem.

Sposobem na jego rozwiązanie miały być szkolenia z zarządzania projektami dla menedżerów. Okazało się, jednak, że samo przeszkolenie pracowników z zarządzania projektami nie dało efektów, bo było oderwane od rzeczywistości, w jakiej funkcjonowała organizacja. Firmie zależało na tym, by ktoś, kto pozna jej specyfikę, dostosował metodykę do jej potrzeb. Firma dała też jasny komunikat - nie chce, by zarządzanie projektami było uciążliwie biurokratyczne. "Rozwiązanie, które zaproponowaliśmy firmie INEA, to metodyka <<szyta na miarę>>, oparta o standard PMBoK, który jako taki jest bardzo obszerny i definiuje dość skomplikowane procesy zarządzania projektami, które u naszego klienta mogły być znacząco uproszczone i dostosowane do realiów i potrzeb firmy. Wdrożenie PMBoK <<z półki>> - o ile w ogólne możliwe i realne - sprawiłoby, że gros energii zespołów projektowych zaangażowane byłoby w spełnianie wymagań metodyki. Na przykład w prowadzenie rejestrów, które nie są - przy obecnej skali organizacji - do niczego potrzebne. Jednocześnie, zabrakłoby czasu na realną pracę projektową. Postanowiliśmy więc wdrożyć kompletną metodykę opartą o PMBoK, ale w wersji light, która określa i definiuje wszystkie kluczowe procesy zarządzania projektami na dostosowanej do potrzeb organizacji <<głębokości>>. Założyliśmy, że w trakcie jej użytkowania będziemy pogłębiać i poszerzać te obszary, które tego będą wymagać" - opowiada Tomasz Puchalski, konsultant zarządzający w Carrywater Consulting.

W firmie powołano biuro projektów, stworzono definicje, słownik pojęć, a projekty są teraz realizowane zgodnie z fazami życia projektu: inicjacja, planowanie, realizacja, zamknięcie. Wdrożono też procesy wspierające, takie jak: komunikacja, raportowanie, zarządzanie ryzykiem i zmianą. Choć wdrożenie jest dopiero w fazie stabilizacji i trudno jednoznacznie ocenić jego efekty, konsultanci Carrywater odpowiedzialni za wdrożenie zauważają, że pracownicy INEA mają poczucie, że metodyka została przygotowana specjalnie dla nich, uwzględnia specyfikę ich organizacji; czują się też jej współautorami. "Nie ma więc obaw o nadmierną biurokrację. Pracownicy są natomiast przekonani, że mają teraz dobre narzędzie i chętnie je stosują" - mówi Tomasz Puchalski.

Własna droga

Wdrożenie kompleksowego, "uszytego na miarę" rozwiązania w organizacji nie jest jednak jedyną możliwą drogą wykorzystania metodyk projektowych w mniejszych organizacjach. Firma Gratka Technologie, której niemal połowę prac stanowią projekty na rzecz serwisu Gratka.pl, będące główną gałęzią przychodową spółki, nigdy nie planowała wdrożenia gotowego rozwiązania. "Temat wykorzystania gotowych metodyk niejednokrotnie pojawia się podczas spotkań i analiz działania, głównie pionu IT. Wdrożenie gotowego rozwiązania nigdy nie stanowiło jednak dla nas celu samego w sobie. Stąd chętnie korzystamy z metodyk lekkich lub dobrych praktyk, które umożliwiają swobodę w adaptacji na polu własnej firmy" - wyjaśnia Lech Rychliński, dyrektor IT w firmie Gratka Technologie.