Przy okazji zastosowań informatyki w sektorze publicznym dużo mówi się o przyjaznym państwie, przyjaznej administracji. Czy jednak państwo lub administracja mogą być w ogóle przyjazne obywatelowi?

Państwo, oczywiście, nie może być przyjazne. Może być mniej lub bardziej rygorystyczne w sferze egzekwowania prawa. Jeżeli na przykład jadę nocą samochodem, przekroczyłem na pustej szosie prędkość i zostałem ukarany przez policję wysokim mandatem, to mamy do czynienia z pustym egzekwowaniem prawa. To jest niepotrzebne. Ale już administracja państwowa może być przyjazna obywatelowi, na przykład w kwestii ściągania podatków. Jeżeli dostanę od razu wypełniony PIT, tylko do podpisania, to jest to przejaw przyjaznej administracji. Urząd skarbowy i tak wylicza podatki dla każdego z nas, może więc nas zwolnić z tego obowiązku. Oszczędzimy czasu, nie będzie pomyłek, zmniejszy się ilość korespondencji związanej z wyjaśnianiem zapisów.

Do tego jest, oczywiście, potrzebna informatyka. Tego nie da się zrobić bez platformy interoperacyjnej dla całej administracji publicznej. Mnie osobiście nie podoba się PESEL, bo ujawnia niektóre rzeczy osobiste, na przykład datę urodzenia. Ale skoro już jest używany i skoro sygnowane nim są właściwie wszystkie dokumenty urzędowe, to urząd skarbowy czy inne urzędy mogą go wykorzystać również po to, by odciążyć obywateli. Muszą mieć jednak do dyspozycji odpowiednie narzędzia informatyczne, umożliwiające chociażby wymianę danych.

Czy do tego wystarczy jednak tylko informatyka? Czy mówiąc o przyjaznej administracji, która w wielu przypadkach utożsamiana jest z tzw. e-administracją, nie przeceniamy zbytnio roli technologii zapominając, że to przecież człowiek decyduje, jak tej technologii użyć?

Dotknął Pan bardzo ważnej rzeczy, jaką jest kultura organizacyjna. Brakuje nam jasnych, przejrzystych reguł. Na dokumentach urzędowych raz się podpisujemy z lewej, a raz z prawej strony. Wydaje nam się, że to błahostka... Na niemieckich uczelniach studenci przez dwa semestry uczą się projektowania dokumentów. I nikt tego nie lekceważy. W Polsce od razu by to wyśmiano. U nas jest pogoń za tematami w skali makro, bo podobno są ciekawsze. Ile osób jednak potem w życiu zawodowym takimi tematami się zajmuje. A kontakty z urzędami ma każdy z nas.

Technologia jest potrzebna do wspierania działań organizacji, ale ona nie zastąpi kultury organizacyjnej. Inaczej mówiąc, w organizacji musi być porządek, muszą być ustalone jednakowe dla wszystkich zasady działania. IT może pomóc eliminować błędy, ale nie zastąpi ludzkich kompetencji i podejmowanych przez ludzi decyzji. To dotyczy nie tylko urzędów, ale też innych organizacji, na przykład firm. W polskich firmach kultura organizacyjna wciąż pozostawia wiele do życzenia. Prosty przykład: na całym świecie stosuje się tzw. tablice krzyżowe, które określają, z jakim dokumentem mamy do czynienia, kto jest jego autorem itd. U nas jest to jeszcze rzadkość. Szczególnie niska świadomość tego typu potrzeb jest w polskim sektorze MSP. Tutaj wszystko jest nastawione bardziej na żywioł, na improwizację niż na systematyczne, uporządkowane działanie, wspierane przez rozwiązania informatyczne. W konsekwencji, mamy do czynienia z bałaganiarstwem, które skutkuje wręcz tym, że każdy wypuszczony przez firmę na rynek produkt jest inny od pozostałych egzemplarzy z tej samej produkcji.