Wideokonferencje - niech cię zobaczą

Samo uatrakcyjnienie służbowej komunikacji przez wprowadzenie wideokonferencji jest tylko jednym z powodów wzrostu popytu na takie rozwiązania. Znacznie poważniejszą (z biznesowego punktu widzenia) przesłanką są oszczędności w budżecie, jakie można uzyskać w dość krótkim czasie. Dobrym, globalnym w swej skali przykładem jest Microsoft, który dzięki wideokonferencjom zaoszczędził 90 mln USD w ciągu roku. Spółka TNT, świadcząca w Europie usługi kurierskie, szacuje możliwość ograniczenia kosztownych wyjazdów o 20%, co przełoży się na oszczędności rzędu 11 mln euro w ciągu czterech lat. Niższe wydatki to nie tylko efekt zminimalizowania liczby podróży służbowych, diet, hoteli itp. Nie bez znaczenia jest także szybkość podejmowania decyzji biznesowych - za sprawą kilkuosobowej wideokonferencji zarządu można wypracować strategiczne ustalenia bez potrzeby fizycznej obecności.

Inną oszczędnością uzyskaną dzięki wideokonferencjom są mniejsze koszty związane z wynajmowanym i eksploatowanym biurem. Według szacunków korzystając z wirtualnych biur, firmy mogą zaoszczędzić od 60 do 80% dotychczasowych kosztów. Jest to szczególnie istotne w przypadku otwierania nowych oddziałów firmy w innym regionie kraju lub obcym państwie. Pomijana jest wówczas konieczność wynajmowania tam i opłacania samej nieruchomości, linii telefonicznych, infrastruktury.

Specjaliści od marketingu i biznesu zwracają często uwagę na rolę, jaką w negocjacjach odgrywa przekaz niewerbalny. Aż 70% treści odczytujemy poprzez "język ciała", co dodatkowo przemawia za inwestycją w rozbudowane systemy wideokonferencyjne, gdzie widoczni i słyszalni są wszyscy uczestnicy spotkania.

Problemem, o który rozbija się większość decyzji o kupnie nowinek technicznych, są konieczne do poniesienia wydatki. Systemy wideokonferencyjne z prawdziwego zdarzenia (tzw. telepresence, teleobecność) to koszt od kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy dolarów. W zamian dostaje się jednak kompletne rozwiązanie, obejmujące kilkudziesięciocalowe ekrany plazmowe wysokiej rozdzielczości, dodatkowe monitory, odpowiednio zaprojektowany pokój (w wersjach najdroższych wyposażony nawet w zestaw mebli dopasowanych do indywidualnego zapotrzebowania), wysokiej jakości nagłośnienie (mikrofony i głośniki). Taka instalacja dokonywana jest przeważnie na stałe, ponieważ wymaga dłuższej pracy przynajmniej kilku specjalistów, a przed jej uruchomieniem dokonuje się kalibracji wszystkich urządzeń. Jakiekolwiek późniejsze zmiany wymuszają przeprowadzenie dodatkowej synchronizacji.

Biorąc pod uwagę możliwe do uzyskania oszczędności (na przykład wspomniany już Microsoft), inwestycje w takie rozwiązania wydają się jednak dobrze umotywowane. Analitycy ABI Research prognozują, że rynek telepresence (obejmujący sprzęt, usługi sieciowe i oprogramowanie zarządzające) będzie wart 2,5 mld USD w 2013 r. (dla porównania w 2007 r. było to 126 mln USD).