Wydruki z głową

Zamiast przesyłania listem pliku kartek, banki coraz częściej wybierają formę elektroniczną, optymalizując jednocześnie cały proces dostarczania treści dokumentów klientom.

Wydruki z głową

Dokumenty drukowane w obszarze bankowości dzielimy na dwie podstawowe kategorie: wewnętrzne - wspierające procesy biznesowe (np.: wnioski kredytowe, formularze wymagane do wydania karty lub założenia konta, informacje o kliencie) oraz transakcyjne - wysyłane do klientów w związku z realizacją określonej usługi. Obie kategorie cechują się różnymi wymaganiami odnośnie bezpieczeństwa. Różne są także procedury ich obsługi i koszty.

50 zł

nawet tyle na jednej wysyłce może oszczędzić bank, dzięki optymalizacji dystrybucji dokumentów.

Największe koszty związane są z wysyłką do klientów, gdyż dokumenty, nierzadko wielostronicowe, muszą być odpowiednio przygotowane, wydrukowane i zapakowane. Do tego dochodzi koszt przesłania. Usługa ta wymaga kontroli wydrukowanych kartek papieru, dopilnowania, aby zbędne strony zostały zniszczone zgodnie z procedurami oraz zapakowania całości w sposób zmniejszający prawdopodobieństwo pomyłki. Gdy do kosztów usługi dodać cenę wysyłki tradycyjną pocztą, wyraźnie widać, że dokumenty papierowe wysyłane do klientów stanowią istotną pozycję w budżecie działu odpowiedzialnego za komunikację z nimi. Każda instytucja finansowa, która wysyła dokumenty do klientów, powinna optymalizować te koszty.

Pierwszym etapem jest zazwyczaj reorganizacja wysyłki dokumentów. Zamiast wysyłania wielu listów z wyciągami osobno (co jeszcze kilka lat temu zdarzało się niektórym bankom), są one przygotowywane do jednej, zbiorczej przesyłki. Dla ułatwienia kontroli, każda ze stron jest wyposażona w identyfikujący ją kod kreskowy. Ponieważ ilość informacji niezbędnych do zakodowania dokumentu jest dość duża, stosuje się przy tym dwuwymiarowe kody kreskowe, które - na powierzchni poniżej centymetra kwadratowego - mieszczą więcej danych niż w przypadku kodów liniowych. Odczytywanie takich kodów odbywa się automatycznie, dzięki nim systemy kontroli wiedzą, które dokumenty i w jakich ilościach znajdują się na poszczególnych etapach produkcji. Jest to szczególnie przydatne przy masowych wydrukach, z wydajnością dochodzącą do 1300 stron na minutę. Potrafi to np. Xerox DP1300CFD wyposażony w czytniki kodu Datamatrix.

Wyeliminować zbędne listy

Największe oszczędności można jednak osiągnąć, rezygnując z wysyłki części dokumentów w wersji papierowej. Najważniejsze dokumenty nadal będą wymagały dostarczenia w sposób tradycyjny, ale niektóre z nich można przygotować i udostępnić w postaci elektronicznej. Przykładem takiego usprawnienia może być wyposażenie systemu komunikacji z klientami w opcje umożliwiające utworzenie dowolnie kompletowanych w czasie dokumentów zawierających historię transakcji, szyfrowanie ich i wysyłanie za pomocą poczty elektronicznej lub przedstawianie na stronach systemu e-bankowości. System taki zarządza parametrami szyfrowania i przechowuje historię dokumentów, pozwalając na ponowne ich odtworzenie za wybrany okres.

Jednym z elementów optymalizacji systemu jest też przygotowanie elektronicznego archiwum dokumentów, dostarczonego klientowi na nośniki, takim jak płyta DVD. Chociaż forma przesyłki jest tradycyjna (najczęściej poczta kurierska), to dzięki zebraniu niezbędnych informacji z dokumentów na jednym nośniku, ten sposób dostarczenia informacji klientowi jest znacznie sprawniejszy od drukowania zestawień. Jest także tańszy. Przy dobrej optymalizacji i wysyłce większości dokumentów, bank oszczędza na wyciągu od 2,5 zł do nawet 50 zł.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200