Wraz ze swoim rozwojem firma obsługuje coraz więcej klientów, ale również kupuje coraz więcej produktów i usług od dostawców. Ilość faktur zakupu i sprzedaży intensywnie rośnie. Jeżeli jest wdrożony system klasy ERP, bardzo często kolejnym krokiem jest wdrożenie rozwiązań do elektronicznego wystawiania faktur sprzedaży (e-Faktura, faktura EDI). Szczególnie, jeśli sprzedaż realizowana jest do dużych sieci handlowych, które obecnie wymagają takich rozwiązań. Faktury zakupu stanowią jednak większy problem, gdyż przychodzą od wielu różnych dostawców i zwykle w postaci papierowej. Krążą zbyt długo po firmie, często ulegają zniszczeniu lub giną, powodując dodatkowe koszty i problemy.

Czy można usprawnić ten proces?

Jako ciąg znaków

Jednym z najprostszych rozwiązań jest przekształcenie papierowego obiegu faktur zakupu w obieg elektroniczny (często powszechnie nazywany workflow). Faktury przychodzące do firmy są sortowane i skanowane (wraz z załącznikami lub bez). Specjalne oprogramowanie odpowiada za odczytanie danych z faktury wykorzystując technologię OCR (ang. Optical Character Recognition - optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (ang. Intelligent Character Recognition - inteligentne rozpoznawanie znaków). Rozwiązanie udostępnia podgląd odczytanych danych, a także ich korektę. Dużą pomoc stanowią wcześniej ustawione algorytmy sprawdzające poprawność odczytanych danych (np. długość ciągu znaków, pole typu data, tekst, liczba, czy odczytana kwota netto faktury plus odczytany VAT daje sumarycznie odczytaną kwotę brutto). Skuteczność automatycznego odczytania danych może przekraczać nawet 90% (choć oczywiście w przypadku faktur wypisanych ręcznie jest ona niższa). Jeśli faktury papierowe drukowane są w dobrej jakości - możliwe jest nawet wyeliminowanie etapu weryfikacji poprawności odczytanych danych i automatyczne przesłanie danych do systemu finansowo-księgowego wykorzystywanego w danej firmie. Oczywiście, skan faktury trafia do wydzielonego archiwum, skąd jest dostępny na każdym z kolejnych etapów jej obsługi.

Zatwierdzanie elektroniczne

Mamy już odczytane dane, mamy zeskanowane faktury - co możemy z tym zrobić? Główny potencjał usprawnień i oszczędności dla biznesu tkwi we wdrożeniu elektronicznego zatwierdzania faktur zakupu. Funkcjonujący w firmie obieg papierowy, przyznane limity kwotowe do zatwierdzania faktur czy też centrów kosztów (MPK) - zostają odwzorowane w systemie informatycznym.