Systemy archiwizacji poczty elektronicznej mogą służyć do różnych celów. Ich podstawowe zastosowanie polega na uwalnianiu użytkowników i administratorów systemów wymiany wiadomości od uciążliwych zadań utrzymywania optymalnego zapełnienia indywidualnych skrzynek wejściowych - poprzez automatyczne archiwizowanie wiadomości na tańszych nośnikach.

Ponadto systemy te mogą zapewniać obsługę procesów e-discovery, w ramach których personel IT, audytorzy czy prawnicy mogą używać specjalizowanych narzędzi wyszukiwań do wynajdywania wiadomości powiązanych ze specyficznymi problemami biznesowo-prawnymi.

Oprogramowanie takie może być także wykorzystywane jako narzędzie do wymuszania polityki skonfigurowanej w ten sposób, żeby zwracać uwagę na wiadomości ignorujące korporacyjne zasady ochrony informacji i kierować je do odpowiednich osób - do szczegółowego sprawdzenia.

I wreszcie istotne są funkcje zgodności i przechowywania, które pozwalają na zachowanie wiadomości przez okres zgodny z wymaganiami wewnętrznymi lub prawnymi.

Cztery istotne zadania systemów do archiwizacji to: zarządzanie skrzynkami pocztowymi, e-discovery, zapewnianie zgodności i przechowywania oraz kontrola treści.

Zarządzanie skrzynkami pocztowymi

Oprogramowanie do archiwizowania poczty elektronicznej, używane do zarządzania skrzynkami poczty elektronicznej, służy głównie do przenoszenia wiadomości i ich załączników z głównego serwera do serwera archiwizującego, zwalniając w ten sposób miejsce w pamięci poczty na centralnym serwerze pocztowym.

Procesy zarządzania skrzynkami pocztowymi można podzielić na dwie główne kategorie: składowanie wiadomości, w celu ewentualnego odtworzenia w razie ich nieumyślnego usunięcia lub utracenia, oraz przemieszczanie treści wiadomości lub załączników do innego serwera, pozostawiając jedynie ślad wiadomości na serwerze Exchange.

Składowanie serwera pocztowego z wykorzystaniem rozwiązań do archiwizacji poczty elektronicznej z pewnością nie jest substytutem regularnego procesu składowania, głównie z jednego powodu: wydajności. Wykonanie pełnego składowania lub odtwarzania metodą “wiadomość za wiadomością", stosowaną przez większość produktów do archiwizowania poczty elektronicznej, trwa wielokrotnie dłużej niż zrobienie tego przy użyciu dedykowanego rozwiązania, takiego jak BackupExec. Niektóre z rozwiązań archiwizacji integrują się z niezależnymi produktami składowania, zapewniając pojedynczy interfejs zarówno do archiwizowania, jak i odtwarzania całych serwerów z zadowalającą szybkością.

Jednak używanie takiego rozwiązania do odtwarzania skrzynki pocztowej lub pojedynczej wiadomości wysłanej do kilku użytkowników, to całkiem inna sprawa. Produkty archiwizowania poczty zapewniają zazwyczaj samoobsługowe mechanizmy odzyskiwania utraconych wiadomości, co oznacza, że aby odnaleźć zagubioną pocztę - zamiast zwracać się do administratora - użytkownik może wykonać to samodzielnie.

Użytkownicy mają zazwyczaj dwie opcje wyszukiwania i odtworzenia wiadomości: wtyczkę (plug-in) do Outlooka lub portal webowy serwera archiwizującego. Wykorzystując portal, użytkownik loguje się ze swoim loginem i hasłem serwera poczty, i uzyskuje dostęp do prostego interfejsu wyszukiwania. I chociaż niektórzy mogą potrzebować pomocy w konstruowaniu efektywnego wyszukiwania, to lepszy interfejs niewiele tu pomoże - konieczne jest raczej przeszkolenie użytkownika, wyjaśniające koncepcje wyszukiwania.