Decyzję o wdrożeniu modułu analitycznego w Akademickim Centrum Klinicznym Szpitalu Akademii Medycznej w Gdańsku podjęto wraz z wprowadzeniem systemu planowania i budżetowania dla całego szpitala. W strukturze ACK działa prawie sto jednostek budżetowych (w tym 35 klinik), czyli, inaczej mówiąc, miejsc powstawania kosztów (MPK). Są one podzielone na trzy grupy: centra zysku, ośrodki pomocnicze (świadczące usługi wewnętrzne) i ośrodki zarządczo-logistyczne. Każda z tych stu jednostek ma swój budżet, którym musi zarządzać. A na szczeblu centralnym trzeba zarządzać tymi budżetami w sposób zintegrowany, w perspektywie celów strategicznych całej placówki. "Gdy się okazało, że Excel już nie wystarcza, musieliśmy sięgnąć po specjalistyczny system" - mówi Andrzej Kotecki, szef Działu Controllingu ACK AMG. Wybór padł na system Eureca firmy Controlling Systems.

Moduł analityczny został zakupiony przede wszystkim na potrzeby kadry zarządzającej. Pozwala na szybką i łatwą analizę kosztów, przychodów i zysków w stosunku do zakładanego planu czy aktualnego stanu budżetu. Daje możliwość śledzenia odchyleń od planu, porównywania kosztów z przychodami, śledzenia zużycia leków i związanych z ich stosowaniem wydatków. Raporty generowane przez moduł analityczny można dowolnie konfigurować i zestawiać. Wyniki mogą być również eksportowane do formatu Excel i prezentowane w formie wcześniej używanej.

Analiza będących w gestii szpitala informacji za pomocą kostki OLAP przydaje się w wielu różnych sytuacjach związanych z zarządzaniem placówką. Na przykład, pozwala podejmować optymalne decyzje przy zakupie leków czy środków opatrunkowych, chociażby takie jak: u którego dostawcy, kiedy i jaką ilość najbardziej opłaca się nabyć. "Decyzje są podejmowane na podstawie danych rzeczywistych, odzwierciedlających sytuację dokładnie w danym momencie. Informacje są przetwarzane na bieżąco, a wyniki odnoszą się do stanu rzeczy, jaki ma miejsce faktycznie, w tym momencie" - podkreśla Andrzej Kotecki.

Indywidualne traktowanie

Dane do systemu analitycznego pobierane są ze wszystkich aktualnie wykorzystywanych w szpitalu systemów informatycznych - finansowo-księgowego, aptecznego, magazynowego. Nie ma jeszcze systemu IT do obsługi tzw. części białej. Jego wprowadzenie planowane jest jednak już w najbliższym czasie. Obecnie przygotowywany jest SIWZ na wdrożenie dużego, zintegrowanego systemu, w którym będą przetwarzane m. in. informacje o ruchu pacjentów, dane z bloków operacyjnych, laboratoriów, wyniki badań z diagnostyki obrazowej.