Jak drukować oszczędniej
- 14.04.2009
Tylko 20% menedżerów w firmach MSP wie, jakie są koszty związane z drukowaniem i kopiowaniem dokumentów w ich firmach.
użytkowników uważa, że koszty zakupu i eksploatacji drukarek lub MFP są kluczowym elementem przy podejmowaniu decyzji o wyborze sprzętu.
Konkurencja się zaostrza
Rynek drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych nie jest wyjątkiem i podobnie jak w większości innych segmentów, występuje na nim ostatnio istotny spadek sprzedaży. Najlepszym przykładem, który potwierdza taką opinię, są wyniki największego producenta sprzętu drukującego - HP. Choć w I kw. roku finansowego 2009, który HP zakończyło 31 stycznia, firma uzyskała 1-proc. wzrost dochodów, to jej dział HP Imaging & Printing Group odnotował 19-proc. spadek, a liczba sprzedanych drukarek zmniejszyła się aż o 33%.
Przyczyna tej sytuacji jest oczywista, przedsiębiorstwa odkładają decyzje zakupu nowych modeli sprzętu i modernizacji systemów drukowania, kopiowania i przetwarzania dokumentów, a oprócz tego starają się zmniejszyć koszty ich eksploatacji, np. przez żądanie, aby pracownicy ograniczyli liczbę wykonywanych wydruków lub kopii dokumentów. Najczęściej są to jednak działania oparte na intuicji, a nie rzetelnej analizie. Pod tym względem menedżerowie zarówno małych i średnich, jak i dużych firm, mogliby się wiele nauczyć od producentów sprzętu, którzy prawie bez wyjątku inwestują w kolejne badania rynku, ankiety i analizy, które mają im pomóc w poprawieniu wyników biznesowych i znalezieniu najlepszego sposobu, aby przekonać potencjalnych klientów do zakupu nowych modeli sprzętu.
Niektóre z badań, jak opublikowane w marcu br. przez HP wyniki ankiety przeprowadzonej w Wlk. Brytanii, Francji, Niemczech, Włoszech, Hiszpanii, Holandii i Rosji, dowodzą, że systemy związane z drukiem i papierem mają przyszłość, bo - wbrew pozorom - chętniej z nich korzystają użytkownicy młodzi, których styl pracy i przyzwyczajenia będą miały największy wpływ na obraz rynku w najbliższych latach. Według HP, 84% pracowników firm w wieku 16-24 lat zawsze lub bardzo często korzysta z materiałów pisanych lub drukowanych, przygotowując się do podjęcia ważnych decyzji. Dla porównania, średnia dla wszystkich grup wiekowych wynosi 77%, a dla najstarszych respondentów w wieku 55-64 lat tylko 59%!
Bezinwestycyjne oszczędności kosztów eksploatacji drukarek i MFP można uzyskać stosując kilka prostych metod, o których często się zapomina.
- Drukowanie dwustronne z reguły umożliwia istotne zmniejszenie zużycia papieru.
- Wielkość stosowanej czcionki ma wpływ na zużycie papieru i toneru lub tuszu. Warto pamiętać o możliwości jej zmniejszenia.
- Warto pamiętać i korzystać z funkcji druku w trybie draft lub oszczędnym, który jest udostępniany przez większość urządzeń.
- Skorzystanie z funkcji podglądu lub wydruków próbnych (wielu stron na jednej kartce) pozwala uniknąć nieudanych wydruków oraz wytwarzania pustych lub prawie pustych stron.
- Wdrożenie funkcji monitorowania liczby wydruków wykonywanych przez użytkowników przypomina im o możliwości korzystania z w/w metod.
- Warto zadbać o względnie proste i łatwe przeszkolenie pracowników, którzy często nie wiedzą, w jaki sposób można łatwo wykorzystać udostępniane przez urządzenia mechanizmy pozwalające na zmniejszenie kosztów eksploatacji.