Dostawcy przekonują do wdrożenia Unified Communications twierdząc, że pomoże to opanować komunikacyjny chaos w przedsiębiorstwie. Wizja jest kusząca, jednak mało kto przyzna, że w jego firmie panuje nieporządek na dużą skalę. Do tej pory biznes dawał sobie dobrze radę bez stosowania nowej wizji kontaktu. Na pewno jednak w ostatnim czasie znacznie przybyło nowych kanałów komunikacji, które firma może stosować do kontaktu wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Zmienił się także sposób pracy - wzrasta znaczenie pracowników mobilnych i specjalistów wykonujących zadania zdalnie. Dla nich znacznym ułatwieniem są narzędzia wspomagające pracę grupową. Dostawcy promują Unified Communications od kilku lat, jednak odkąd mamy do czynienia z globalnym spowolnieniem, kolejny ważny argument wysuwa się na pierwszy plan - obniżenie kosztów i poprawa efektywności.

Kluczowa jest dostępność

Kluczem do realizacji idei Unified Communications jest presence, realizowana z pomocą protokołu SIP. To dzięki tej funkcjonalności każdy z użytkowników systemu ma informację o statusie dostępności swoich współpracowników i rodzaju kanału, pod którym są dostępni. Redukuje to czas i wysiłek stracony na próby dotarcia do osób, które w danej chwili wykonują inne zadania. Informacja o dostępności prezentowana jest np. w aplikacji instant messaging, z którą coraz więcej osób ma do czynienia w życiu prywatnym. Oczywiście na potrzeby korporacji wymagana jest aplikacja spełniająca standardy, gdyż "zwykłe" komunikatory są wyniesione poza przedsiębiorstwo, nie ma nad nimi kontroli. Są jednak firmy, które adaptują na własne potrzeby otwarte, dostępne na rynku standardy i używają wewnątrz organizacji.

Punktem wyjścia inwestycji w UC jest strategiczna decyzja o migracji na telefonię IP, oferującą nieporównywalnie więcej możliwości niż tradycyjna telefonia. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa do wyboru będzie rozwiązanie sprzętowe lub programowe. Producenci urządzeń proponują w warstwie sprzętowej do obsługi telefonii IP routery i przełączniki z możliwością nadawania priorytetów odpowiednim pakietom (QoS) oraz moduł do zarządzania nimi. Kolejną warstwą będzie sterowanie telefonią IP instalowane na routerze lub dedykowanym urządzeniu. Jest ono odpowiedzialne za ruch, który kierowany jest na sprzętowe terminale. Ostatnim ogniwem jest warstwa aplikacji - aplikacje typu softphone czy komunikatory (instant messaging). Producenci rozwiązań wyłącznie programowych przekonują, że ich aplikacja może wziąć na siebie wszystkie funkcje do tej pory zarezerwowane dla warstwy sprzętowej.