E-współpraca

Kancelaria Prezesa Rady Ministrów uruchomiła wewnętrzny portal, który umożliwił pracownikom szybki dostęp do informacji i zmniejszył koszty jej dystrybucji.

Dotychczas wewnętrzny portal informacyjny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów był narzędziem statycznym, nie ułatwiał wzajemnej komunikacji pomiędzy pracownikami, nie dawał możliwości swobodnego publikowania wielu typów informacji. Pełnił rolę elektronicznej tablicy ogłoszeń służącej publikowaniu oficjalnych dokumentów i informacji dla pracowników. Pojawiła się więc w KPRM potrzeba uruchomienia narzędzia umożliwiającego zarządzanie informacją w Kancelarii w oparciu o mechanizmy workflow i informację zwrotną uzyskiwaną dzięki pracy grupowej. W wyniku postępowania przetargowego wdrożony został Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Elektroniczne zamówienia

46 e-formularzy

zapewnia możliwość składania zamówień wewnętrznych w oparciu o przeglądarkę internetową.

Przeanalizowano obiegi wewnętrzne i wytypowano te, które w pierwszej kolejności wymagały zmian związanych ze zmniejszeniem kosztów ich wykonywania. Zmiana polegać miała na zastąpieniu tradycyjnych form komunikacji i wymiany dokumentów opartych o papier ich elektronicznymi odpowiednikami. Wybrano zamówienia wewnętrzne KPRM (na materiały biurowe, czy wyposażenie) a także inne zgłoszenia (np. awarie), które realizowane będą teraz w sposób elektroniczny. Na początku zdecydowano się na dwie formy: formularz tradycyjny - wypełniany elektronicznie przez pracownika, drukowany i przesyłany pocztą wewnętrzną w postaci papierowej i formularz elektroniczny - zatwierdzany w wyniku uruchomionego procesu workflow przez przełożonego i przesyłany dalej przez SharePoint Server 2007. Zaplanowane zostało sukcesywne zastępowanie formularzy tradycyjnych ich wersjami elektronicznymi, tworzonymi za pomocą narzędzia Microsoft Office InfoPath.

Informacje związane z komórką zgłaszającą zapotrzebowanie wypełniane są przez system, pozostałe wprowadza użytkownik, następnie jego przełożony elektronicznie zatwierdza formularz, który jest przesyłany dalej, do komórki odpowiedzialnej za realizację zamówień, gdzie następuje jego dekretacja na konkretnych merytorycznych pracowników. Docelowo nastąpić ma integracja tych danych z Systemem Inwentaryzacji Majątku, na który trwa postępowanie przetargowe. Podobnemu mechanizmowi podlega procedura przygotowania i rozliczenia zamówienia publicznego, która inicjowana jest już na etapie przygotowania rocznych planu zakupów rejestrowanych w systemie. Po realizacji następnego projektu - Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów - formularze podpisywane będą za pomocą e-podpisu z wykorzystaniem wewnętrznego centrum certyfikacji.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200