Przykłady niektórych uczelni i poszczególnych wydziałów większych jednostek dydaktycznych pokazują, że dostępne narzędzia informatyczne pozwalają usprawnić pracę uczelni z korzyścią nie tylko dla studentów, ale również wykładowców i pracowników administracyjnych. Zwiększają efektywność działania, pozwalają obniżyć koszty obsługi administracyjnej, usprawniają załatwianie spraw studenckich.

Dr Janina Mincer-Daszkiewicz, szef Zespołu Koordynacyjnego Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów (USOS) na Wydziale Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego zauważa, że wdrożenie systemu pozwoliło zredukować liczbę pracowników dziekanatu, a przede wszystkim znacznie podniosło jakość obsługi studentów.

Na inne korzyści zwraca uwagę Dariusz Trzeciak, dyrektor IT w warszawskiej Akademii Leona Koźmińskiego, w której w marcu 2008 r. zakończono wdrożenie zintegrowanego systemu firmy Simple i Partners In Progress. "Podstawową korzyścią jest dostępność i standaryzacja danych. Umożliwia to szybkie identyfikowanie błędów i osób za nie odpowiedzialnych oraz ułatwia i przyspiesza korzystanie z informacji" - zauważa Dariusz Trzeciak. Jego zdaniem, warto mieć uporządkowane informacje, chociażby po to, żeby np. zestawienie do GUS-u zrobić w ciągu dwóch godzin, a nie, jak to miało miejsce wcześniej, w ciągu 2 tygodni. Niezmiernie istotne, szczególnie dla prywatnej uczelni, są także korzyści ekonomiczne. "Ważne jest, by na bieżąco kontrolować stan finansowy, czyli rozliczenie ze studentem, rozliczenie z wykładowcą. Dla władz uczelni jest to niezmiernie ważne. My musimy dokładnie wiedzieć, kto zapłacił, kto nie zapłacił, ile możemy się spodziewać pieniędzy do końca miesiąca, semestru czy do końca roku, żeby po prostu móc prowadzić biznes" - tłumaczy Dariusz Trzeciak.

Obserwacje te potwierdza Agnieszka Gałuszka, konsultant ERP w firmie Comarch, która korzyści z wdrożenia systemu wspomagającego zarządzanie uczelnią identyfikuje pod kątem podziału na grupy użytkowników. "Dla kadry zarządzającej kluczową kwestią jest szybki dostęp do wiarygodnej informacji i możliwość analizowania danych w różnych przekrojach oraz coraz szybszy przepływ informacji przez instytucję. Wykorzystanie analiz controllingowych zapewnia możliwość planowania, budżetowania i analizowania wyników uczelni, opłacalności kierunków czy konkretnych projektów badawczych. Dla pracowników poszczególnych działów wdrożenie systemu informatycznego, to uproszczenie procedur działania, likwidacja konieczności wielokrotnego wprowadzania danych, możliwość weryfikacji swoich działań. Dla pracowników naukowych i studentów kluczowy jest łatwy i bezpieczny dostęp do wybranych informacji za pomocą intranetu czy Internetu" - tłumaczy Agnieszka Gałuszka.