W firmach przybywa zmian przeprowadzanych w formie projektów. Zmieniają się również warunki, w których są one realizowane. Niezmienne pozostają jedynie podstawowe zasady realizacji projektów oraz... popełniane błędy.

Wedle definicji, projekt jest unikalnym i niepowtarzalnym zbiorem działań zmierzających do osiągnięcia konkretnego celu - zmiany istniejącego stanu w przedsiębiorstwie. Tworzenie nowych produktów, wdrożenia systemów IT, kolejne etapy rozwoju przedsiębiorstwa, restrukturyzacja - to tylko niektóre z projektów, na co dzień realizowanych w wielu firmach.

Istotą zarządzania projektami jest optymalne rozdysponowanie posiadanych środków, ustalenie kolejności działań i nadzór nad bieżącą realizacją planu. Realizacja projektu w terminie i w zgodzie z założeniami wymaga pogodzenia ograniczeń nakładanych przez każdy z tych trzech elementów. Za sukces często uznawane jest nie tyle osiągnięcie ustalonego wcześniej celu, co doprowadzenie projektu do akceptowalnego stanu, spełniającego większość wstępnych założeń. Z kolei niepowodzenie projektu najczęściej powodują drobne błędy, uproszczenia, czy zbyt wcześnie podjęte korekty planu.

Zarządzanie projektami, choć na polskim rynku jest dziedziną stosunkowo młodą, zyskuje ogromną popularność. Zapotrzebowanie na specjalistów i menedżerów projektów nieustannie rośnie. Rola zarządzania projektami rośnie również w obliczu kryzysu gospodarczego. W sformalizowanym podejściu do realizacji zmiany kierownictwo wielu firm widzi sposób na zmniejszenie ryzyka operacyjnego oraz zmniejszenie kosztów i zapotrzebowania na zasoby. Równolegle wiele firm zamierza wykorzystać czas spowolnienia gospodarczego na realizację poważnych zmian w działalności biznesowej. Nie zmienia to jednak faktu, że odsetek projektów zakończonych niepowodzeniem spada dość powoli.

Kiedy projekt nie idzie...

Z przeprowadzonych w 2006 r. analiz amerykańskiej firmy The Standish Group wynika, że statystycznie sukcesem kończy się tylko 35% rozpoczętych projektów. Jeśli uwzględnić liczbę projektów, których założenia są zmieniane kilkukrotnie jeszcze przed rozpoczęciem realizacji – odsetek ten kilkukrotnie spada. Kolejne 19% projektów uznawane jest za realizowane, ale ze znacznym przekroczeniem budżetu albo ustalonego terminu.

Prawie połowa projektów jest jednak anulowana przed ich zakończeniem. Praktyka pokazuje więc, że pełen sukces projektu i jego cel jest często wręcz nieosiągalny. Przyczyny takiego stanu rzeczy są od lat niezmienne – począwszy od pośpiechu, przez brak elementarnej wiedzy na temat posiadanych zasobów i organizacji, po trudności w komunikacji oraz ignorowanie elementów ryzyka. W przypadku projektów IT jednym z najczęściej wymienianych i niedocenianych powodów niepowodzenia jest – brak znajomości rozwiązań, które mają być wykorzystywane w realizacji projektu oraz wiedzy na temat procesów biznesowych, których wdrożenie dotyczy.