Sprawy kadrowe łatwo oddać w outsourcing. Konkurencja sprawia, że pojawiają się firmy, które poza typowymi zadaniami, od rekrutacji do naliczania płac, zapewniają też stosowne oprogramowanie oferowane jako usługę.

Ze sprawami kadrowymi, najczęściej realizowanymi przez własny dział, związane jest naliczanie płac, które często bywa powierzane zewnętrznej firmie. Ważną zaletą przekazania obsługi kadrowej zewnętrznemu podmiotowi jest przeniesienie zadań, związanych z monitorowaniem prawa pracy, spraw podatkowych, ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, przygotowaniem - zgodnych z prawem - formularzy, a także danych dla potrzeb raportowania. Wymaga to dość dużej pracy, wiąże się też z dużą odpowiedzialnością. Szczególnie dotyka to oddziały dużych firm zlokalizowanych w różnych krajach, z różnym systemem podatkowym i różniącym się prawem pracy. W takich przypadkach zewnętrzne, wyspecjalizowane przedsiębiorstwo, sprawdzi się lepiej. Klient ma również duże możliwości, co do wyboru modelu, w którym chce być obsługiwany.

Pięć modeli biznesowych

1. Obsługa przez dział w przedsiębiorstwie, przy wykorzystywaniu oprogramowania instalowanego lokalnie. Zaletą jest niezależność od podmiotów zewnętrznych, przechowywanie wrażliwych danych w siedzibie firmy, wadą jest konieczność utrzymywania oprogramowania lokalnie, w infrastrukturze przedsiębiorstwa. Kadry należą do tych dziedzin, w których nowelizacje prawa następują często i niemal zawsze skutkują jakimiś zmianami w oprogramowaniu. Z tego powodu wszystkie firmy korzystające z zewnętrznego oprogramowania instalowanego lokalnie, podpisują kontrakty serwisowe, obejmujące niezbędne aktualizacje. Proces instalacji odpowiednich pakietów aktualizacyjnych spada na dział informatyki i musi się wiązać z opracowanym schematem wdrożenia i przeprowadzaniem uprzednich testów w przygotowanym środowisku próbnym.

2. Dzierżawa oprogramowania. Usługa ta wiąże się z pewną opłatą, zazwyczaj porównywalną do opłat związanych z kontraktami serwisowymi. Plusem jest zwolnienie działów informatyki przedsiębiorstwa z utrzymywania oprogramowania, jego aktualizacji oraz testowania kolejnych wersji. Minusem jest uzależnienie pracy od dostępności i jakości łącza internetowego oraz przechowywanie wrażliwych danych poza siedzibą firmy.

3. Outsourcing rachuby płac, gdzie tylko sprawy kadrowe są regulowane przez właściwy dział w firmie. Wyniesienie rachuby płac poza strukturę przedsiębiorstwa jest zazwyczaj powodowane wymaganiami poufności płac oraz ochroną przed zależnościami służbowymi. Tutaj firma zewnętrzna może korzystać z własnego oprogramowania, niepołączonego z infrastrukturą firmy albo z pakietu zintegrowanego, przy użyciu technologii terminalowych lub webowych.