System ERP w Kopalni Soli Wieliczka spełnia rolę narzędzia pozwalającego utrzymać w ryzach finanse spółki wydobywającej sól i drugiej, zarządzającej ruchem turystycznym.

Przedmiotem działalności spółki Kopalnia Soli Wieliczka Spółka Akcyjna (KSW-SA) jest przede wszystkim ochrona zabytkowej części zakładu górniczego i likwidacja tej części nieczynnej kopalni, która zabytkiem nie jest. Równocześnie kopalnia jest udostępniana turystom. Za prowadzenie działalności turystycznej odpowiada spółka córka - Kopalnia Soli Wieliczka Trasa Turystyczna (KSW-TT), która zarządza - wpisanym na Listę Światowego Dziedzictwa Narodowego i Przyrodniczego UNESCO - skarbem kultury. Nie przeszkodziło to jednak w wyposażeniu obu spółek w zintegrowany system informatyczny.

Przykład wdrożenia w wielickiej kopalni pokazuje, jak zmienia się rola systemów ERP. Początkowo stosowane wyłącznie w przedsiębiorstwach produkcyjnych, wkraczają na zupełnie odmienne sektory działalności. Nie oznacza to jednak, że w Wieliczce w ogóle nie prowadzi się typowej działalności produkcyjnej. „W 1996 r. wygasła koncesja na eksploatację złoża, jednak do dnia dzisiejszego pozyskujemy sól w procesie utylizacji wód zasolonych” – podkreśla Mariusz Hoffman, kierownik działu informatyki Kopalni Soli Wieliczka. Jednocześnie w tym przypadku rola systemu ERP sprowadza się głównie do obsługi procesów sprzedaży soli uzyskanej z solanki soli w ilości 15 tys. ton rocznie.

Od początku

Wdrożenie zintegrowanego systemu ERP wspomagającego zarządzanie było jednym z elementów długofalowej strategii rozwoju Kopalni Soli Wieliczka. Prace nad wyborem rozwiązania trwały od 2005 r. W lutym 2007 roku Kopalnia Soli Wieliczka została przekształcona w jednoosobową spółkę Skarbu Państwa zarządzająca zabytkową kopalnią soli.

Niedługo później, w trybie przetargu, dostawcą systemu zostało chorzowskie BPSC. Najważniejszym celem wdrożenia systemu ERP było stworzenie warunków do powstania wszechstronnego, efektywnego systemu kontrolingu finansowego oraz poprawa gospodarki środkami finansowymi. „Główny nacisk kładliśmy na moduły wspomagające rozliczanie kosztów i dotacji oraz obsługę ruchu turystycznego” – mówi Mariusz Hoffman. Wstępne plany zakładały również integrację systemu ERP z oprogramowaniem dedykowanym na potrzeby działalności turystycznej.

Wdrożenie przeprowadzono w okresie od maja 2007 r. do stycznia 2008 r. „Wdrożenie było prowadzone równolegle w Kopalni Soli Wieliczka Spółka Akcyjna i Kopalni Soli Wieliczka Trasa Turystyczna. Podstawowe moduły w tych wdrożeniach są takie same” – mówi Mariusz Hoffman. Funkcjonalności uruchomione w obu spółkach dotyczą m.in. obsługi gospodarki materiałowej, dystrybucji, kadr i płac oraz księgowości. W przypadku spółki odpowiedzialnej za obsługę rezerwacji i ruchu turystycznego system klasy ERP został zintegrowany z dedykowanym oprogramowaniem krakowskiej firmy Ponet.

Migracja danych, poprzedzona m.in. analizą przedwdrożeniową została zrealizowana we wrześniu zeszłego roku. Równolegle prowadzone były szkolenia dla kluczowych użytkowników. „Najwięcej problemów przysporzyło nam przejście ze starego planu kont używanego w 2007 r. na nowy - przygotowany pod szczegółowe rozliczenie zadań, inwestycji i centrów kosztowych. Szczególnie, że w styczniu br. mieliśmy rozliczyć dotację wydaną za rok ubiegły” – mówi Mariusz Hoffman. Jeszcze przed startem produkcyjnym systemu Impuls 5 trwała analiza mająca na celu określenie możliwości integracji aplikacji firmy BPSC z oprogramowaniem kontrolingowym. Ściśle powiązana z nią została - uruchomiona w marcu br. - aplikacja Business Navigator firmy Archman.

Informatyzacja, restrukturyzacja i turyści

System ERP stał się istotnym elementem restrukturyzacji Kopalni Wieliczka i bieżącej działalności spółki odpowiadającej za działalność turystyczną. Okazał się przydatnym narzędziem zarówno w optymalizacji kosztów prowadzenia nowego rodzaju działalności, jak również podstawą do rozwoju wspierającego ją środowiska IT. Wdrożone aplikacje wspomagają m.in. organizację ruchu turystycznego i usług przewodnickich. Na bieżąco analizowane są także m.in. sprzedaż biletów i pamiątek turystycznych. Aktualnie z systemu Impuls 5 w obu spółkach korzysta ok. 100 użytkowników.

Według przedstawicieli KSW-TT, uruchomione funkcjonalności są obecnie jednymi z najnowocześniejszych rozwiązań IT w zakresie zarządzania ruchem turystycznym. Bo jest i czym zarządzać. Od stycznia do listopada br. podziemną Wieliczkę odwiedziło ponad 1,1 mln turystów. 57 proc. zwiedzających stanowili obcokrajowcy. Spośród nich najchętniej kopalnię zwiedzali Brytyjczycy, Niemcy i Francuzi. Dzięki systemowi mogą być prowadzone jeszcze bardziej szczegółowe analizy. Poza szczegółowymi zestawieniami liczby gości, grup turystycznych czy cen biletów władze KSW-TT dysponują również innymi analizami. Wynikające z nich wnioski mają przyczynić się do rozszerzenia oferty usług turystycznych i usprawnienia finansów obu spółek. Możliwe więc, że system klasy ERP pośrednio przyczyni się do dalszego wzrostu popularności podziemnych zabytków Wieliczki. A bilety wstępu wcale nie muszą być droższe.