Systemy klasy ERP zmieniają się coraz szybciej. Niezmienna pozostaje właściwie jedynie ich podstawowa funkcja – wspomaganie procesów decyzyjnych.

Korzenie systemów wspomagających zarządzanie sięgają pół wieku wstecz i początków aplikacji do planowania zapotrzebowania materiałowego typu MRP. W przeszłości podstawową rolą aplikacji tego typu była optymalizacja stanu zapasów materiałowych i podzespołów niezbędnych do realizacji procesów produkcyjnych. Stopniowo systemy wspomagające zarządzanie rozrastały się i - zazwyczaj w drodze ewolucji uwarunkowanej potrzebami klientów - obejmowały kolejne obszary działalności firmy, m.in. finanse, obsługę rozbudowanych procesów logistycznych, czy kadr i płac. Z czasem systemy klasy ERP stały się narzędziem umożliwiającym praktyczną realizację mapowania procesów biznesowych do sfery informacyjnej. Z aplikacji typowo planistycznych stały się wszechstronnymi narzędziami dedykowanymi kontroli procesów biznesowych.

O ile w przeszłości systemy klasy MRP były przeznaczone dla przedsiębiorstw produkcyjnych, o tyle oprogramowanie ERP – dla dużych koncernów. Swoista moda na ERP była widoczna zwłaszcza pod koniec XX w. Jednocześnie tylko nieliczne grono osób miało świadomość, w jaki sposób one funkcjonują i do czego służą. Dla kadry zarządczej systemy tego typu nie miały większego znaczenia, poza tym, że stanowiły znaczącą pozycję w rachunku kosztów. Do dziś ERP jest synonimem skomplikowanego, zamkniętego układu z określonymi danymi na wejściu i raportami na wyjściu. Nic bardziej mylnego. Można wręcz odnieść wrażenie, że z samej definicji systemu ERP (Enterprise Resource Planning) pozostała tylko podstawowa funkcja oprogramowania – wspomaganie procesów decyzyjnych w firmie. Coraz mniej aktualna jest również obiegowa opinia głosząca, że systemy wspomagające zarządzenia są przeznaczone wyłącznie dla dużych organizacji.

Wielkie otwarcie już było

Postępująca globalizacja wymusiła zmianę podejścia do aplikacji biznesowych i koncentrację na rozwijaniu możliwości ich wzajemnej integracji. Ponad cztery lata temu rynkowym standardem stała się obsługa architektury SOA – przynajmniej w zakresie wymiany informacji z zewnętrznymi aplikacjami. Stopniowa popularyzacja architektury zorientowanej na usługi doprowadziła do podziału monolitycznych systemów na części funkcjonalne. Oprogramowanie klasy ERP przestało być zamkniętym i niedostępnym dla przeciętnego menedżera środowiskiem IT. Systemy wspomagające procesy zarządzania firmą stały się bardziej elastyczne, możliwe stało się m.in. ograniczenie funkcjonalności systemu do najbardziej pożądanych modułów. W efekcie szeroko rozumiane zintegrowane aplikacje biznesowe znalazły się w zasięgu większej liczby przedsiębiorstw. Równocześnie ich użytkownicy zyskali więcej swobody w dopasowywaniu nowych narzędzi IT do indywidualnych potrzeb.

Mniej restrykcyjne stały się również zapisy licencyjne. Szerokie uprawnienia w zakresie modyfikowania systemów wedle własnych potrzeb dają m.in. licencje systemów ERP firmy Microsoft. „Filozofia przyjęta przez Microsoft Dynamics zakłada, że system i dane, które są w nim zbierane należą do klienta. To klient zna najlepiej swoje potrzeby i kierunek, w którym zmierza jego firma. Dlatego też powinien mieć możliwość indywidualizacji systemu i modyfikowania jego funkcji w miarę poznawania możliwości aplikacji” – mówi Janusz Małgorzaciak, Principal Partner Technology Specialist w polskim oddziale firmy Microsoft. Zapisy licencyjne gwarantują klientom pełny dostęp do całego środowiska aplikacji.

Wraz z systemem Microsoftu, do dyspozycji klienta oddawany jest komplet narzędzi programistycznych oraz pełny kod źródłowy oprogramowania. „Oczywiście, bezpieczniej jest, gdy zmiany w systemie wprowadzane są we współpracy z profesjonalnym zespołem specjalistów. Wiedza i doświadczenie wynikające z przeprowadzonych wcześniej wdrożeń pozwalają zmniejszyć ryzyko zbyt daleko idących modyfikacji, które okażą się mało funkcjonalne lub błędne” – podkreśla Janusz Małgorzaciak. „Taka filozofia działania sprawia, że klient kupując licencję na oprogramowanie ERP Microsoft Dynamics staje się w pełni niezależny i może dowolnie reagować na działania konkurentów lub zmiany potrzeb i priorytetów” - dodaje.

Elastyczność i swoboda przy określaniu zasad funkcjonowania systemu stały się jednymi z ważniejszych czynników wyboru aplikacji. Nawet jeśli biznes jest prowadzony w sposób sprzeczny z najlepszymi zasadami zarządzania, to wdrożenie systemu wspomagającego kierowanie firmą nie musi wiązać się z reorganizacją fundamentalnych zasad organizacyjnych.

Niezbędne wspomaganie

Prawdopodobnie największe korzyści wynikające z wdrożenia systemu klasy ERP polegają obecnie na integracji i możliwości stworzenia spójnego repozytorium danych dotyczących realizowanych w organizacji procesów biznesowych. Im większy zasięg aplikacji, tym więcej zgromadzonych informacji i tym większe potencjalne możliwości ich wykorzystania. To z kolei przekłada się na określone korzyści finansowe. W wielu przypadkach bez tej dodatkowej perspektywy niemożliwa jest dalsza optymalizacja działalności. Z drugiej zaś strony nikt nie oczekuje już, że inwestycja w rozbudowany system wspierający zarządzanie natychmiast i bezpośrednio zaowocuje dodatkowymi przychodami.

Prawdziwe korzyści z posiadania zintegrowanego oprogramowania biznesowego przejawiają się w dostępie do spójnych, aktualnych i rzeczowych informacji o prowadzonej działalności. System klasy ERP stał się swego rodzaju funkcjonalnym interfejsem, scalającym informacje pochodzące z różnych części organizacji. Od kadry zarządczej zależy w jaki sposób i w jakim stopniu informacje te znajdą zastosowanie w praktyce.

Rozwój w różne strony...

Widoczne kierunki rozwoju systemów ERP i aplikacji biznesowych w ogóle są pośrednio wynikiem popularyzacji architektury SOA oraz chęci uelastycznienia oprogramowania. Można wręcz odnieść wrażenie, że większość producentów oprogramowania klasy ERP koncentruje działania na rozwijaniu interfejsu użytkownika i kanałów dostępu do potrzebnych funkcjonalności. Globalizacja oraz rozwój Internetu i technologii mobilnych pozwoliły na zwiększenie dostępności informacji o prowadzonym biznesie. Nie oznacza to jednak, że podstawowe funkcjonalności najpopularniejszych aplikacji osiągnęły pełną dojrzałość i nie są modyfikowane.

„W każdym obszarze wprowadzamy zmiany mające na celu wzrost elastyczności i możliwości adaptacji systemu do odmiennych form działalności. Szczególne rolę odgrywają tu zmiany stylu zarządzania organizacjami i to one w dużej mierze implikują zmiany wprowadzane w naszych systemach ERP” – mówi Janusz Małgorzaciak. Zaobserwować można również dwutorowy trend rozwoju funkcji systemów zintegrowanych. Kolejni dostawcy oprogramowania wspomagającego zarządzanie rozszerzają ofertę o specjalizowane moduły, dedykowane specyficznym formom działalności. Równolegle rozwijane są stosunkowo proste i relatywnie tanie aplikacje przeznaczone dla mniejszych organizacji.

Zasadniczo w kierunku rozwoju systemów klasy ERP odbicie znajdują wszystkie najnowsze trendy rozwoju oprogramowania. Producenci aplikacji tego rodzaju jak nikt inny starają się czerpać z idei Web 2.0. Częścią zintegrowanych pakietów biznesowych powoli stają się systemy wspomagające prace w zespołach czy obieg informacji. Nawet interfejsy obsługi i raporty bywają prezentowane w formie tzw. mashupów, łączących informacje pochodzące z różnych źródeł. Liderzy rynku ERP relatywnie dużo uwagi poświęcają również staraniom zmierzającym do udostępnienia własnych rozwiązań w modelu cloud computing.

...ale w kierunku systemu globalnego

Systemy ERP stopniowo stają się również platformą wymiany informacji pomiędzy partnerami handlowymi. Zmiany architektoniczne, nowe aplikacje warstwy pośredniczącej oraz funkcjonalności m.in. z zakresu zarządzania magazynem sprzedawcy (VMI) i portale klienckie ułatwiają integrację w obrębie dystrybucji. W szczególnym stopniu dotyczy ona łańcuchów dystrybucyjnych i ma na celu przede wszystkim rozszerzenie strategii zarządzania zapasami Just-in-Time na całą sieć dostawców i odbiorców.

Idealnym systemem ERP dzisiejszych czasów jest oprogramowanie pozwalające na uzyskanie w pełni aktualnych informacji o każdym procesie biznesowym i wszystkich aspektach biznesu – od stanów magazynowych, przez zamówienia i finanse, aż po kontakty z klientami. W niedalekiej przyszłości najważniejsze oczekiwania w stosunku do systemów klasy ERP mogą ulec zasadniczym zmianom.