W obliczu kryzysu wystarczy lepiej przyjrzeć się posiadanym systemom ERP/BI, aby znaleźć możliwości usprawnienia organizacji i wprowadzenia zmian koniecznych do zachowania konkurencyjności po zmianie koniunktury.

Zdaniem ekspertów, globalne spowolnienie będzie momentem odpoczynku od biznesowego pędu i zwrócenia się ku konkurencyjności opartej na wiedzy. Będzie również najlepszą okazją do przyjrzenia się możliwościom uporządkowania biznesu i posprzątania bałaganu organizacyjnego, powstałego w wyniku pospiesznych lub nie do końca przemyślanych działań, mających na celu szybkie zdobywanie kolejnych klientów. Posiadanych kontrahentów zaś trzeba będzie otoczyć lepszą opieką niż dotychczas. Walka o klienta może bowiem sprowadzić się do walki o utrzymanie istniejących odbiorców i nie oddanie ich konkurencji. W jednym i w drugim pomocne, wręcz niezbędne okażą się systemy klasy ERP i BI.

Kryzysowe porządki

W ocenie wielu szefów IT, w dobie spowolnienia istotne stanie się maksymalne wykorzystanie posiadanych już środków. Jednocześnie wzrost produktywności powinien być realizowany przy minimalnych nakładach, sprzyjać elastyczności firmy oraz umożliwiać swobodne działanie nawet w trudnych warunkach gospodarczych. W mniejszych firmach procesy wymagające usprawnienia można określić bez pomocy dodatkowych narzędzi, jednak w rozbudowanych organizacjach jest to praktycznie niemożliwe. Tam narzędziami stanowiącymi podstawę jakikolwiek analiz są właśnie systemy ERP.

Jednocześnie zmiany organizacyjne wynikające z prawidłowego wykorzystania zgromadzonych przez nie informacji o biznesie mogą być najtańszą metodą rozwoju w czasach kryzysu. „Spodziewam się, że w najbliższym czasie doceniona zostanie rola systemów informatycznych jako istotnych narzędzi do podwyższania elastyczności firmy i ograniczania kosztów jej funkcjonowania. Wzrośnie też znaczenie pozafinansowego wpływu narzędzi IT na biznes” – mówi John Hiraoka, wiceprezes firmy Epicor. Jego zdaniem organizacje, które w obliczu załamania rynków podejmą trud optymalizacji działalności i inwestycji w nowoczesne narzędzia IT, mogą wyjść z kryzysu wzmocnione.

Być może więc odwrócenie trendu koniunkturalnego stanie się zachętą do podjęcia działań zmierzających ku licznym, ale relatywnie niewielkim usprawnieniom w całej organizacji. Niewykluczone, że w efekcie wzrosną inwestycje w konsulting i wysoko specjalizowane rozwiązania aplikacyjne. Opinię tę potwierdzają również analitycy rynkowi. „W przeszłości narzekano, że systemom klasy ERP brakuje elastyczności, że są zbyt ociężałe i brak im rozbudowanych możliwości integracji. Te czasy już minęły” – mówi Ray Wang, analityk Forrester Research. Jego zdaniem, w okresie recesji gospodarczej szczególnie istotne będzie lepsze wykorzystanie dostępnych informacji o biznesie. „Systemy ERP staną się ważniejsze niż kiedykolwiek” – dodaje. Według niego, nawet drobne usprawnienia wynikające z ułatwionego dostępu do skonsolidowanych informacji czy wdrożenia narzędzi analitycznych mogą przekładać się na oszczędności ekonomiczne, będące priorytetem większości zarządów.

Utrzymać klienta, siebie i dostawcę

Zdaniem specjalistów, firmy znajdujące się we względnie dobrej kondycji finansowej po kilku latach rozkwitu gospodarki powinny skoncentrować uwagę na lepszym wykorzystaniu i rozwoju modułów usprawniających zarządzanie finansami organizacji oraz funkcjonalności z zakresu CRM, SCM i HR. Istotne stanie się również gromadzenie i jak najlepsze wykorzystanie informacji o klientach. Na skutek spadku popytu na rynkach światowych większość firm będzie starała się utrzymać posiadane grono nabywców, zamiast znacznie rozszerzać swoją ofertę i walczyć o nowych klientów.

Z drugiej zaś strony firmy, które zdecydują się na odważne działania konkurencyjne będą musiały dysponować narzędziami umożliwiającymi prowadzenie szczegółowych analiz informacji pochodzących z rynku. Zapewne wzrośnie także rola systemów klasy Business Intelligence jako aplikacji pozwalających na lepsze poznanie preferencji klientów oraz analizować wyniki sprzedaży i eliminować mniej dochodowe produkty. Analizy tworzone na podstawie informacji agregowanych przez oprogramowanie ERP stanowić mają podstawę większości inicjatyw biznesowych w wielu firmach. Przydatne okazać mogą się też najprostsze nawet rozwiązania umożliwiające szacowanie ryzyka operacyjnego i ograniczania ewentualnych zagrożeń, wynikających z problemów firm znajdujących się w obrębie wspólnego łańcucha dostaw.

Dobry czas na zmiany

W krótkiej skali czasu przedsiębiorstwa będą najpewniej koncentrować się na rozwoju własnych środowisk IT pod kątem optymalizacji kosztowej oraz ograniczania ryzyka związanego z ewentualnymi problemami dostawców usług. Szerzej zakrojonych zmian spodziewa się natomiast prof. August Wilhelm Scheer, założyciel firmy IDS Scheer. Jego zdaniem, rozwój systemów wspomagających zarządzanie będzie realizowany w dwóch kierunkach – zarządzania ryzykiem i integracji wykraczającej poza pojedynczą organizację. System ERP ma zaś stanowić stabilną i niezawodną podstawę biznesu, niezależnie od tego, czy nacisk kierownictwa jest kładziony na rozwijaniu działalności, czy też optymalizacji realizowanych procesów. „IT powinno być narzędziem, które będzie w znacznym stopniu wspomagało pracę menedżerów, ale jednocześnie dokumentowało podejmowane decyzje i ich wypływ na sytuację firmy” – mówi prof. August Wilhelm Scheer. W jego ocenie, kryzys gospodarczy przyczyni się również do zacieśnienia powiązań pomiędzy organizacjami skupionymi w ramach konkretnych łańcuchów dostaw. „Wymiana usług i integracja procesów umożliwi osiąganie dodatkowych korzyści i wspólnych synergii” – podkreśla.

Sytuacja gospodarcza może być swego rodzaju katalizatorem zmian w posiadanej infrastrukturze organizacyjnej i informatycznej. Systemy klasy ERP będą natomiast musiały charakteryzować się wystarczającą skalowalnością i elastycznością, aby wspomniane zmiany procesowe umożliwiać. Warto jednak pamiętać, że producentów oprogramowania biznesowego obowiązuję te same zasady rynkowe, co ich klientów. Pierwsze skutki zmian na rynku ERP widać m.in. w rozwoju oprogramowania raportującego, kolejnych uproszczeń interfejsów obsługi i masowej adopcji architektury SOA. Nie bez znaczenia pozostaje również stale rozwijana oferta outsourcingu oprogramowania biznesowego.