W obecnych czasach firmy powinny zadbać o to, aby efektywniej wydatkować środki na usługi i rozwiązania telekomunikacyjne.

W dużych firmach telekomunikacją zajmują się dedykowane zespoły pracowników, a wielkość budżetów przeznaczanych na usługi i rozwiązania telekomunikacyjne pozwala na prowadzenie indywidualnych negocjacji z dostawcami czy operatorami. Choć mniejszym podmiotom pozostaje korzystanie z gotowych pakietów usług i oficjalnych cenników, to jednak również tutaj znajomość aktualnej oferty rynkowej oraz dostępnych rozwiązań technologicznych pozwala na uzyskanie oszczędności dochodzących nawet do kilkudziesięciu procent ponoszonych wydatków. Zawsze warto więc zdecydować się na audyt telekomunikacyjny, dzięki któremu można badać stronę techniczną systemu telekomunikacyjnego - np. adekwatność rozwiązań do obecnych i przyszłych potrzeb użytkowników - czy stopień wykorzystania istniejącej infrastruktury. "W obu przypadkach korzyściami będą lepiej zaplanowane inwestycje" - mówi Katarzyna Stefaniak, dyrektor ds. sprzedaży usług i aplikacji na Region Centralny w Alcatel-Lucent.

Taniej po IP

W przypadku połączeń długodystansowych - krajowych i zagranicznych - już od jakiegoś czasu jesteśmy na etapie hiperkonkurencji, gdzie usługi oferuje ogromna liczba podmiotów. Ich oferta bardzo różni się zarówno jakością oferowanych połączeń, jak i ceną. Jednak podmiotów liczących się na rynku usług biznesowych jest jedynie kilka, a udział w nim operatora narodowego - Telekomunikacji Polskiej - wciąż jest bardzo duży. Wynika to zapewne również z siły przyzwyczajenia i braku woli mniejszych podmiotów do szukania oszczędności w wydatkach telekomunikacyjnych, a nierzadko również tego, że gros wydatków przeznacza się już na telefonię komórkową, gdzie konkurencja i możliwości zmiany usługodawcy są znacznie bardziej ograniczone niż na rynku usług stacjonarnych, a tak naprawdę oferty obecnych trzech operatorów są, z grubsza rzecz biorąc, prawie takie same.

Na rynku dostawców usług stacjonarnych widać nowe zjawiska. Coraz większą popularnością cieszy się zwłaszcza telefonia internetowa. Do niedawna traktowana jedynie jako zabawka w rękach prywatnych użytkowników, dziś trafiła już do praktyki działalności ogromnej rzeszy małych podmiotów gospodarczych. Tutaj poziom cen jest o rząd wielkości mniejszy niż w przypadku tradycyjnych operatorów, a dynamika wzrostu rynku ogromna.

W przypadku usług dostępowych konkurencja jest nadal ograniczona brakiem wdrożenia w praktyce obowiązku uwolnienia pętli lokalnej. Nadal większość łączy lokalnych ma Telekomunikacja Polska, a prawie nikt już nie buduje nowych sieci. Z uwagi na wrażliwość polskiego rynku małych i średnich firm na cenę, wiele mniejszych przedsiębiorstw korzysta z usług przeznaczonych pierwotnie dla rynku konsumenckiego. Dotyczy to w szczególności usług dostępowych w telewizjach kablowych, czy samej Neostrady. Nowym zjawiskiem jest wprowadzanie usług telefonicznych przez operatorów telewizji kablowych (w ramach konwergentnych usług triple play), z czego coraz częściej korzystają również małe podmioty gospodarcze (w pakiecie jest także szerokopasmowy dostęp do Internetu).

Na terenach zurbanizowanych alternatywą pozostają technologie dostępu radiowego, oferowane przez wielu operatorów. Wielkie nadzieje budzi technologia WiMAX, Netia już ją oferuje w okolicach Warszawy. Urząd Komunikacji Elektronicznej w drodze przetargów rozdysponował już znaczne liczby kanałów potrzebnych do uruchomienia tych usług, wciąż jednak prowadzone są przetargi na częstotliwości powiatowe.

Załapać się na falę

Zmieniająca się oferta rynkowa to oczywiście nie jedyne źródło oszczędności dla firm. Nie mniejsze znaczenie mogą mieć kwestie wewnętrznej organizacji. Jest więc to - po pierwsze - zdolność do gromadzenia wiedzy o rzeczywistym wykorzystaniu usług telekomunikacyjnych przez firmę po to, aby podejmować racjonalne decyzje przy wyborze oferty. Mogą w tym pomóc wyspecjalizowane firmy, świadczące usługi audytu i doradztwa telekomunikacyjnego.

Można również dokonać zmian w organizacji posiadanego systemu telekomunikacyjnego (bramki GSM przekierowujące połączenia komórkowe z sieci analogowej na komórkową, budowa własnej sieci, inwestowanie w rozwiązania VoIP itp.). Warto także wprowadzić wewnętrzne rozwiązania regulaminowe, motywacyjne czy edukacyjne sprawiające, że pracownicy będą wykorzystywać rozwiązania telekomunikacyjne wyłącznie do celów służbowych, a w tym zakresie będą robić to w sposób optymalny ze względu na koszty (np. używając połączeń stacjonarnych zamiast komórkowych).

Często uzyskane oszczędności na usługach mogą być przeznaczone na sfinansowanie nowych inwestycji telekomunikacyjnych - modernizację posiadanej sieci, wymianę centralki telefonicznej czy kupno nowych aparatów. Celem ich wprowadzania jest zatem efektywne wykorzystanie środków na telekomunikację, a nie prosta oszczędność.