Decyzję czy wdrażać aplikację biznesową własnymi siłami, czy też zdać się na usługi specjalizującej się w tym firmy, należy podjąć uwzględniając co najmniej kilka czynników.

Najważniejszy z nich to umiejętności i dostępność własnego zespołu wdrożeniowego. Jeśli możemy wydelegować zespół, który będzie mógł się skupić głównie na wdrożeniu oraz w jego skład będą wchodziły osoby, które mają duże doświadczenie w używaniu lub wdrażaniu aplikacji danego typu, np. systemu ERP - wówczas możemy podjąć ryzyko wdrożenia we własnym zakresie. Należy jednak brać pod uwagę, że proces ten zajmie na pewno sporo czasu i prawdopodobnie nie da się zupełnie zrezygnować z usług zewnętrznej firmy, choćby w zakresie dostarczenia szkoleń z funkcjonalności danego systemu.

"Jeśli nie mamy wśród pracowników osób, które brały wcześniej udział we wdrożeniach - czy to pracując po stronie firmy konsultingowej, czy też po stronie klienta - wówczas raczej należałoby pójść w kierunku projektu prowadzonego siłami wyspecjalizowanej firmy" - przekonuje Piotr Krzysztoporski, Senior Client Solutions Manager w Epicor Software Poland. "Drugim czynnikiem jest czas - wdrożenia prowadzone własnymi siłami będą przebiegały wolniej. Dla osób, które nie wdrażają systemu na co dzień opracowanie pewnych koncepcji będzie zajmowało więcej czasu. Jeśli więc zależy nam na czasie, lepiej wybrać usługi firmy wdrożeniowej" - dodaje.

Sami sobie

Nowoczesne aplikacje biznesowe są zaprojektowane tak, aby z jednej strony opierać się na standardowym kodzie źródłowym oprogramowania, a z drugiej pozostawiać duże możliwości dostosowania do specyfiki firmy. Kluczem do sukcesu wdrożenia są dwie rzeczy. Po pierwsze należy bardzo dobrze znać organizację i jej funkcjonowanie.

"Żadna firma zewnętrzna nie jest w stanie tak dokładnie przeanalizować funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jeśli sami nie znamy siebie, to nikt inny nie jest w stanie nas poznać lepiej" - twierdzi Paweł Świerkula, wiceprezes firmy Promar, producenta maszyn i urządzeń dla przemysłu mięsnego. Drugim zasadniczym czynnikiem jest posiadanie idealnego, wzorcowego obrazu funkcjonowania przedsiębiorstwa. "Tutaj wsparcie firm konsultingowych może być mile widziane. Moim zdaniem, spełnienie tych dwóch warunków gwarantuje powodzenie przedsięwzięcia. Z jednej strony musimy wiedzieć jak firma funkcjonuje, a z drugiej strony zbudować odpowiedni wzór funkcjonowania biznesu, do którego to wzoru poprzez wdrożenie mamy dążyć" - dodaje.

Wiedza, jaką dysponują przedstawiciele firmy klienta, jest również niezbędnym elementem procesu wdrożenia. Bez niej niemożliwe jest odpowiednie sparametryzowanie systemu w taki sposób, aby uwzględniał on specyfikę branży, czy model funkcjonowania konkretnego przedsiębiorstwa. Przedstawiciele firmy klienta odgrywają także kluczową rolę w procesie analizy potrzeb, jaka powinna poprzedzać każde wdrożenie rozwiązań wspomagających zarządzanie zasobami.

Zaufanie do lekarza

Analiza potrzeb firmy powinna być standardowym etapem wdrożenia rozwiązania wspierającego zarządzanie. Pozwala ona precyzyjnie określić, które obszary funkcjonowania powinny być objęte systemem oraz w jaki sposób mają być w nim realizowane poszczególne procesy biznesowe. Taka analiza powinna zawierać przynajmniej takie pozycje, jak opis procesów w danej firmie i udokumentowanie potrzeb informacyjnych; wskazania w jaki sposób dany system może realizować wymagania klienta, określenie celów wdrożenia.

Istotne jest, aby wdrożenie systemu ERP prowadziło do usprawniania i czynienia bardziej efektywnymi całych procesów biznesowych. Tylko wtedy wdrożenie może przynieść zamierzony skutek w postaci usprawnienia działania firmy, większych przychodów i likwidacji zbędnych kosztów. "Trzeba zdać sobie sprawę, że z wdrożeniem systemu ERP jest trochę jak z terapią lub rehabilitacją. Aby podjąć się obydwu z nich, należy na początku mieć zaufanie do lekarza. Jeśli nie mamy zaufania do firmy wdrożeniowej, nie podejmujmy z nią współpracy. Można próbować zabezpieczać się kontraktem, ale nawet umowa o dzieło nie jest rozwiązaniem, które zagwarantuje nam sukces" - mówi Piotr Krzysztoporski.

Czas po wdrożeniu

Sukces z wdrożenia może być jednak wymierny. Zelandia, działająca w sektorze spożywczym, osiągnęła zwrot z inwestycji w system ERP już po czterech miesiącach. W tym czasie zanotowała ona znaczące oszczędności, wynikające z lepszego zarządzania produktami o krótkich terminach przydatności oraz lepszego planowania produkcji. Oszczędności stanowiły równowartość środków zainwestowanych we wdrożenie. W ramach innych korzyści, firma uzyskała także lepszą jakość danych pozyskiwanych ze scentralizowanego systemu IT, co - w połączeniu z narzędziami analitycznymi - pozwoliło znacznie szybciej dostosować się do zmieniającego się rynku. Pozyskane informacje przyczyniły się do otwarcia nowego kanału sprzedaży.

Zgodnie z opiniami analityków, jeśli po sześciu miesiącach od zakończenia wdrożenia nie osiągnięto zakładanych celów, to znaczy, że nie było ono przeprowadzone poprawnie. Systemów klasy ERP nie wdraża się dla idei. Posiadanie prawidłowo wdrożonego systemu tej klasy musi prowadzić do osiągnięcia określonych celów biznesowych, np. usprawnienia funkcjonowania poszczególnych procesów biznesowych, wyeliminowania zbędnej pracy ludzkiej, poprawienia i uszczegółowienia systemu raportowania itd.