W przypadku VoIP większość menedżerów jest usatysfakcjonowana już w momencie, gdy ta technologia zaczyna działać. Jednak przed jej wdrożeniem w przedsiębiorstwie warto przeanalizować realne koszty i korzyści z takiego przedsięwzięcia.

Zadaniem pozostaje oszacowanie, ile będzie kosztować stworzenie oraz utrzymanie systemu telefonii IP, a także, jakie korzyści firma może z tego czerpać? Zadanie to wymaga bardziej umiejętności menedżerskich niż wiedzy technicznej. Oczywiście dla każdej firmy zwrot z inwestycji - ROI (Return on Investment) - będzie miał inny charakter. Tym, co firma powinna osiągnąć dzięki telefonii IP, jest zmniejszenie całkowitego kosztu posiadania TCO (Total Cost of Ownership) systemu komunikacyjnego.

Wstępne planowanie ROI

Planowanie jest kluczowe dla całego przedsięwzięcia. Wyróżnić można kilka etapów określania kosztów. W większości projektów pierwszym stadium jest planowanie wstępne, podczas którego firma określa swoje wymagania dotyczące sieci, tj. bieżące i przyszłe żądania aplikacji oraz plan rozwoju: przyszła funkcjonalność, zmiana siedziby, powiększenie firmy, przejęcia i fuzje z innymi firmami. Na tym etapie trzeba odpowiedzieć na fundamentalne pytanie: czy warto inwestować w infrastrukturę konwergentną bądź czyste IP?

Jeżeli wstępna analiza wykaże, że warto zainteresować się technologią IP, należy przejść do oficjalnego etapu projektowania, podczas którego wyznacza się osoby odpowiedzialne za planowanie, definiuje kwestie bezpieczeństwa i sposób finansowania inwestycji oraz stara się zainteresować pracowników nową technologią. Można też wybrać w tym celu wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną.

Określenie kosztów początkowych

Koszty początkowe można podzielić na dwie główne kategorie: wydatki operacyjne i kapitałowe. Pierwsze są związane z wydatkami na określenie wymagań sieci, projekt, instalację centrali IP wraz z telefonami, testy diagnostyczne. Przedsiębiorstwa wdrażające łącznie z VoIP system zunifikowanych wiadomości (unified messaging) lub systemy wideokonferencyjne, powinny oszacować także nakłady związane z ich uruchomieniem.

Koszty kapitałowe to cena centrali IP, telefonów, ewentualnych licencji oraz urządzeń sieciowych instalowanych na potrzeby systemu telefonicznego.

Początkowa estymacja wymagań sieci ma duże znacznie przy budowie sieci danych, a przy komunikacji IP ma już znaczenie krytyczne, pomimo swoich kosztów. Jak stwierdziła firma badawcza Nemertes Research, część firm buduje swoje sieci metodą chybił trafił, co często powoduje wzrost kosztów.

Wysokość kosztów operacyjnych związanych z uruchomieniem systemu różni się znacząco w zależności od rozmiarów firmy i jej struktury. Jak się łatwo domyślić, koszt wdrożenia systemu na jednego użytkownika zmniejsza się wraz ze wzrostem liczby subskrybentów systemu IP - nakłady wdrożeniowe są rozkładane na większą liczbę osób.

Ograniczenie tworzonego systemu do podstawowych funkcji telefonicznych pozwala również na cięcie kosztów. Zrezygnować można np. z integracji VoIP z istniejącą centralą TDM PAX, czy z systemu poczty głosowej.

Zbliżone tendencje występują przy kosztach kapitałowych. Największe wydatki na pojedynczego użytkownika ponoszą firmy z 100-500 użytkownikami, najniższe natomiast te inwestujące w ponad 1000 terminali. Na zwiększone wydatki muszą się przygotować firmy inwestujące w sprzęt do transmisji audio-wideo lub te, które pomimo zakupu infrastruktury sieciowej, nadal pozostają na etapie testów z niewielką liczbą terminali VoIP, w stosunku do możliwości infrastruktury. Przykładowo, raz zainstalowane przełączniki są w stanie obsłużyć tysiące połączeń VoIP i dodanie nowych użytkowników wymaga jedynie zakupu terminala, a więc obniża się koszt na jednego użytkownika.

Jeżeli twórcom systemu telefonicznego zależy na niezawodności, warto zainwestować w redundancję kluczowych elementów (IP PBX, bramy, przełączniki). Telefonia IP może współdzielić infrastrukturę kablową z sieciami danych. Zwykle aparaty telefoniczne wyposażone są w 2-portowy przełącznik ethernetowy do podłączenia komputera.

Koszty narzędzi do zarządzania oraz szkolenia

Poza wydatkami na sprzęt i wdrożenie, wiele firm przeocza koszty narzędzi do administrowania systemem oraz szkoleń pracowników. Wśród ankietowanych firm jedynie co czwarta przewiduje zakup specjalizowanych narzędzi do zarządzania i bezpieczeństwa sieci VoIP, natomiast pozostali zdają się na standardowe metody zabezpieczeń i administrowania. Jednak wiele firm, już po uruchomieniu swoich sieci dostrzega potrzebę posiadania narzędzi dedykowanych dla VoIP.

Szkolenia pracowników IT są kolejną zaniedbywaną i niedocenianą pozycją w budżecie. Oszczędności te mogą odbić się na utrzymaniu późniejszej ciągłości pracy systemu. W Polsce wiele firm polega wyłącznie na samodokształcaniu się administratorów.