Usprawnienie przepływu informacji i łatwość komunikacji są podstawową zaletą pakietów pracy grupowej. Zasadniczą ich funkcjonalnością są: poczta elektroniczna, wspólne foldery, kalendarze i zadania. Niektóre potrafią jednak znacznie więcej.

Jednym z najczęściej wymienianych narzędzi do pracy grupowej jest Microsoft Outlook łączący się z serwerem Exchange. Outlook obsługuje foldery grupowe, pocztę elektroniczną, kontakty, kalendarze, zadania i dziennik. Integruje się z pakietem Office, ułatwiając współpracę za pomocą poczty elektronicznej. Aby pełna funkcjonalność Outlooka wykraczała poza jedną stację roboczą, niezbędny jest serwer Exchange albo inne podobne rozwiązanie. Niestety oprogramowanie serwera jest osobno płatne. Po zainstalowaniu właściwego modułu (tzw. connectora), Outlook potrafi komunikować się także z serwerami innych firm, wliczając Lotus Domino, Oracle Collaboration Suite i inne pakiety pracy grupowej. Dostępne są także małe aplikacje shareware, które w małych sieciach mogą zastąpić Exchange, a ich koszt jest ułamkiem ceny serwera Microsoftu.

E-mail, kalendarz...

Integratorzy wdrażający Outlooka/Exchange twierdzą, że ważną zaletą Outlooka jest spójny interfejs z programami z serii Microsoft Office. Użytkownik, który nauczył się pracy z Wordem i Excelem, skorzysta z Outlooka w naturalny sposób. Podobnie działa Web Access, który jest dość dobrym narzędziem i działa sprawnie, gdy jest używany za pomocą Internet Explorera. Jeśli firma korzysta z Active Directory, zakupiła licencje dla każdego z użytkowników, posiada szybką sieć i zamierza wykorzystywać środowisko z bezpośrednim połączeniem, Exchange spełni swoje zadanie. Dla małych firm przewidziano pakiet Small Business Server, który zawiera także serwer Exchange. Istotną zaletą pakietu jest prosta instalacja.

Do najpoważniejszych wad pakietu Outlook/Exchange należą: koszty wielooddziałowej instalacji, wymaganie stosowania Active Directory, ingerencja w schemat tej usługi, utrudnienie backupu i odtwarzania zawartości konkretnych folderów. Program ten nie wspiera też w pełni synchronizacji danych pomiędzy stacją i serwerem tak, jak robi to Lotus. Outlook ma również długą historię problemów z bezpieczeństwem. Ponieważ program ten korzystał z bibliotek Internet Explorera, błędy tej przeglądarki - niektóre z nich były krytyczne, umożliwiające automatyczne uruchomienie dowolnego kodu - rzutowały na bezpieczeństwo programu.

Związanie z Internet Explorerem jest widoczne także w przypadku Outlook Web Access, gdyż przy korzystaniu z innej przeglądarki, program wyświetla podstawową, ubogą i nieprzyjazną wersję interfejsu. Istotnym problemem, rozwiązanym dopiero po latach od wydania pierwszej wersji programu, był limit rozmiaru pliku przechowującego obiekty. Po przekroczeniu 2 GB, Outlook do wersji 2002 włącznie przestaje działać. W nowszych wersjach limit ten nie występuje.

Lotus Domino jest znanym standardem pracy grupowej. Oprogramowanie wykorzystuje serwer Domino i klienta Notes instalowanego na stacji roboczej, można jednakże skorzystać również z interfejsu WWW, klienta Outlook lub komputera naręcznego. Interfejs Notes odbiega nieco od Outlooka, ale jest intuicyjny i zapewnia znacznie szersze możliwości niż tylko poczta, kalendarze, zadania i foldery grupowe. Za pomocą Lotusa można oprogramować wiele procesów, w tym także zarządzanie dokumentami.

Razem z usługami typowymi dla pracy grupowej, w obrębie jednej licencji Lotus Domino dostępne są pakiet biurowy Symphony, komunikator Sametime, a także portal Quicker - w wersji, która umożliwia łatwe współdzielenie załączników. Sprawność pracy można poprawić, używając motoru bazodanowego IBM DB2, który można wykorzystać bez dodatkowych opłat, gdyż licencja Lotus Domino zezwala na użycie tej bazy jako back-end. "Aby osiągnąć to samo przy użyciu oprogramowania konkurencji, należałoby zakupić znacznie więcej licencji, niż te przeznaczone do przekazywania wiadomości" - mówi Piotr Flis z firmy UpGreat Systemy Komputerowe.

Administratorzy pracujący z Notes i Domino (szczególnie na platformie Unix/Linux) wysoko oceniają stabilność serwera i bezpieczeństwo klienta. "Notes nie ma długiej listy problemów z bezpieczeństwem. W naszej praktyce nie spotkaliśmy się z zagrożeniami wynikającymi z niedoskonałości klienta Notes lub serwera Domino" - twierdzi Piotr Flis. W starszych wersjach Lotus Notes występowały problemy z poprawnym wyświetlaniem wiadomości w formacie klienta Outlook. Problem ten został rozwiązany od kilku lat, ale wśród wielu administratorów Exchange nadal pokutuje błędne stwierdzenie, że Lotus nie obsługuje formatowanej poczty.

Według Piotra Flisa, problemem w szerszym rozpowszechnieniu Lotusa w Polsce jest niska świadomość marki wśród klientów. Lotus był kojarzony głównie z ogromnymi, drogimi instalacjami, przeznaczonymi dla dużych korporacji. Prawda jest taka, że pakiet Domino Collaboration Express, dedykowany do małych i średnich firm, kosztuje ok. 140 euro za użytkownika. W firmie, która chce wykorzystywać lokalne repliki skrzynek na serwerach w każdym oddziale, jest to najszybsze, najtańsze i najbardziej elastyczne rozwiązanie.

Taniej przez przeglądarkę

Niewielkie firmy mogą z powodzeniem skorzystać z alternatywnych rozwiązań, obsługiwanych przez przeglądarkę. Wiele z nich jest bezpłatnych. Są to programy dostępne wraz z kompletnym kodem źródłowym, umożliwiającym dostosowanie do potrzeb firmy. Pakiety te mają zazwyczaj niewielkie wymagania sprzętowe i programowe, wystarcza im standardowy stos LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP) i mogą być hostowane poza firmą. Dzięki prostemu interfejsowi WWW, tego typu oprogramowanie dobrze sprawdzi się w wielu firmach.

Najbardziej znanymi pakietami tego typu są: PHProjekt (phprojekt.com ), Horde (http://www.horde.org ), Citadel (http://www.citadel.org ), PHPGroupware (http://www.phpgroupware.org ), IGSuite (http://www.igsuite.org ) oraz eGroupware (http://www.egroupware.org ). Bardzo prostym i szybkim interfejsem charakteryzuje się TWIG (http://www.informationgateway.org ). Każdy z nich posiada co najmniej obsługę współdzielonych kalendarzy, zadań i folderów grupowych. Wiele z nich wspiera narzędzia Web 2.0, takie jak blogi, strony Wiki, dyskusje i fora. IGSuite jest dość ciekawą aplikacją, wywodzi się z prac włoskich deweloperów nad archiwizacją cyfrowych dokumentów, rozbudowano także wsparcie faksów.

Na szczególną uwagę zasługuje projekt Citadel, bowiem pakiet ten jest gotowym do użycia zestawem narzędzi obejmujących pocztę elektroniczną, obsługę wszystkich elementów pracy grupowej, wiadomości natychmiastowych, a nawet - dzięki oprogramowaniu Funambol - wspiera technologię push mail, integrując się z urządzeniami przenośnymi. Citadel jest dostępny w modelu open source na licencji GNU GPL, pracuje w systemie Linux, dostępna jest także aplikacja VMware, ułatwiająca start w środowisku Microsoft Windows. Niektóre z tych pakietów (np. właśnie Citadel z connectorem firmy Bynari) mają także komercyjne wtyczki do Oulooka, umożliwiające dostęp do folderów grupowych za pomocą klienta Microsoftu.

Ważną cechą, która charakteryzuje pakiety webowe, jest bezpieczeństwo stacji roboczej. Dzięki korzystaniu z przeglądarki, ryzyko naruszenia bezpieczeństwa komputera przez aplikację jest niższe niż przy programie pracującym w systemie operacyjnym stacji roboczej. Firefox, uznawany za bezpieczniejszą przeglądarkę, jest powszechnie wspierany w webowych pakietach pracy grupowej, nie ma także problemów, gdy stacja robocza pracuje w innym systemie niż Windows.

Obieg dokumentów papierowych

Gdy najważniejszym obiektem w firmie jest tradycyjny dokument, który często podlega drukowaniu, pakiety pracy grupowej nie zawsze są najlepszym wyborem. Dla takich przedsiębiorstw znacznie lepiej sprawdzą się narzędzia ukierunkowane na obsługę dokumentów i pracę z nimi. Przykładem narzędzia, które ma taką filozofię pracy, jest pakiet iDOC firmy Konica Minolta. Program ten umożliwia zarządzanie wydrukami, eliminując działania, takie jak wielokrotny wydruk dokumentów spowodowany problemami z ich udostępnianiem, drukowanie wrażliwych dokumentów w wielu miejscach, a także brak kontroli nad kosztami wydruków. W ramach iDOC klienci mogą wybierać oprogramowanie o różnym stopniu zaawansowania - od prostych, pudełkowych rozwiązań po najnowocześniejsze, wyposażone w sztuczną inteligencję, np. uczące się pisma odręcznego, dzięki czemu łatwiej zindeksować dokumenty pisane ludzką ręką.

Dla firm pracujących głównie z dokumentami, dobrym wyborem będzie także Docushare firmy Xerox. Program ten obsługuje wszystkie obiekty charakterystyczne dla pracy grupowej (wspólne foldery, wiadomości, kalendarze i zadania), łącząc je w jeden system. Obiegowi mogą podlegać dowolne obiekty, w szczególności mogą być nimi dokumenty. Program indeksuje i umożliwia pełnotekstowe i kontekstowe przeszukiwanie treści dokumentów w języku polskim. Jeśli plik PDF dostarczony np. przez wielkonakładowy skaner lub oprogramowanie połączone ze skanerem biurkowym posiada warstwę tekstową, będzie indeksowany tak samo, jak plik DOC zawierający dokument tekstowy. Docushare wykorzystuje motor wyszukiwania K2 firmy Autonomy, będący jednym ze składników programu.

Dla wersji standard i CPX (najbogatszej) dostępny jest moduł OCR pracujący na serwerze Docushare, umożliwiający przekształcanie przetwarzanych dokumentów graficznych do przeszukiwalnych plików PDF z warstwą tekstową. Narzędzie OCR potrafi także przetwarzać faksy. Szczególną cechą Docushare jest jego prosty interfejs WWW, który umożliwia zaprogramowanie nieskomplikowanego obiegu dokumentów przez osobę, która nie jest programistą. Kreator obiegu dokumentów jest tak prosty, że nawet kilkuetapowy obieg, połączony z równoległą akceptacją kilku osób i powiadomieniem, można wykonać w kilka minut bez użycia żadnych narzędzi czy wiedzy programistycznej. Ustawiony obieg można ponownie wykorzystać przy innym dokumencie dzięki zapisaniu jego schematu (nazywanego "routing slip").

Oprócz interfejsu WWW, pakiet zawiera klienta pracującego w systemie Windows, integrującego się z Eksploratorem, dzięki czemu foldery Docushare są widoczne w systemie tak, jak foldery sieciowe Windows. To samo dotyczy wtyczki do Outlooka, która dodatkowo umożliwia indeksowanie oraz obieg wiadomości poczty elektronicznej. W przyszłym roku dostępna będzie niedroga wersja Express, która będzie przeznaczona dla małych firm.