Szkoła Główna Handlowa jest jedyną uczelnią, która umożliwia każdemu studentowi w pełni indywidualny tok studiów. Nad sprawnym przebiegiem tego systemu czuwają specjaliści Centrum Informatycznego SGH.

Studenci Szkoły Głównej Handlowej (SGH) w Warszawie mogą dostać tradycyjny, papierowy indeks, jeśli sobie tego zażyczą - żeby zatrzymać go na pamiątkę. Do faktycznego zaliczania kolejnych egzaminów i semestrów nie jest on im potrzebny. To odbywa się w całości w formie elektronicznej. Nie mają też tradycyjnej, tekturkowej legitymacji studenckiej - zastąpiona została przez legitymację elektroniczną, która pełni jednocześnie funkcję karty bibliotecznej i biletu komunikacji miejskiej. W przyszłości zostanie dołączona do niej elektroniczna portmonetka.

Już kandydaci na studia w SGH korzystają z rozwiązań informatycznych funkcjonujących na uczelni. Cała rekrutacja prowadzona jest w sposób zdalny, drogą elektroniczną. Ubiegający się o przyjęcie nie muszą stawiać się osobiście w dziekanacie. Wystarczy, że skorzystają z internetowego systemu rekrutacyjnego. Członkowie komisji rekrutacyjnej dostają automatycznie wszystkie potrzebne informacje i wyliczenia. Nie muszą siedzieć po nocach przy przeglądaniu po kolei dokumentów, jak to miało miejsce dawniej.

Ci, którzy zostaną zakwalifikowani, znajdują się od razu w systemach obsługi studentów. W systemie Album gromadzone są wszelkie dane identyfikacyjne dotyczące studenta oraz informacje na temat przebiegu jego studiów (wyniki egzaminów, zaliczenia, średnia semestralna itp.) a w systemie Wirtualny dziekanat - informacje o zapisach studentów na poszczególne zajęcia.

Każdy wybiera

Szkoła Główna Handlowa jest jedyną w naszym kraju uczelnią, która umożliwia każdemu studentowi w pełni indywidualny tok studiów. Z przygotowanej puli ofert słuchacze wybierają wedle własnego uznania przedmioty, które ich najbardziej interesują lub wykładowców, których najbardziej cenią. Każdemu przedmiotowi przypisana jest punktowa ranga - żeby zaliczyć semestr, trzeba mieć uzbieraną odpowiednią liczbę punktów.

W SGH nie ma jednolitych, jednakowych dla wszystkich studiujących programów studiów, nie ma stałych, jednorodnych grup dziekańskich jak w innych szkołach wyższych. Nie ma tradycyjnych, typowych dla innych uczelni, wydziałów i instytutów. Są tylko dwa dziekanaty - dla studiów licencjackich i magisterskich. Działalność naukowa realizowana jest w kolegiach, które nie są jednak powiązane z konkretnymi kierunkami studiów.

Każdy student realizuje w zasadzie własny program nauczania. A co roku kształci się około 12 tys. studentów. Jedyne stałe grupy, o jakich można mówić, to grupy tworzące się co semestr wokół konkretnych - ale też mogących się zmieniać - przedmiotów, zajęć czy wykładowców. To stawia przed uczelnią nie lada wyzwania organizacyjne. Do tego dochodzą jeszcze liczne zmiany w programach i sposobach kształcenia, wynikające zarówno z inicjatyw podejmowanych w samej szkole, jak i przesłanek zewnętrznych, na przykład zmian przepisów prawa. Uczelnia przyjmuje też studentów z zagranicy oraz wysyła swoich słuchaczy na studia i staże zagraniczne.

"Przy takim toku kształcenia, bez wsparcia ze strony narzędzi informatycznych byśmy sobie nie poradzili" - mówi dr Piotr Wachowiak, Kanclerz Szkoły Głównej Handlowej. Informatyka ułatwia zarządzanie uczelnią i koordynację działań związanych z obsługą studentów. Harmonogram zajęć jest układany automatycznie, w sposób zcentralizowany. Dzięki temu można lepiej dysponować posiadanymi środkami i zasobami, na przykład w sposób racjonalny i optymalny wykorzystać sale wykładowe. Łatwiej jest też dopasować rozkłady zajęć do możliwości wykładowców, by nie okazało się na przykład, że w tym samym czasie mają jednocześnie dwa różne wykłady w dwóch różnych miejscach.

Elastyczna centralizacja

Rozwiązania dydaktyczne i organizacyjne przyjęte na uczelni wpływają w zasadniczy sposób na funkcjonowanie uczelnianego działu IT. "Przede wszystkim mamy do czynienia z olbrzymią niestabilnością potrzeb, wynikającą z wprowadzanych ustawicznie zmian i modyfikacji w trybie i zakresie kształcenia. Nie jest łatwo stworzyć oprogramowanie, które będzie pozwalało zapanować nad dużą liczbą wyjątków. A my musimy sobie z tym poradzić" - mówi Dominik Kwasiborski, dyrektor Centrum Informatycznego SGH. Taka sytuacja nie ułatwia życia pracownikom działu IT. "Musimy cały czas działać bardzo elastycznie" - dodaje Urszula Zwierz, zastępca dyrektora Centrum Informatycznego.

Pewnym ułatwieniem, pomagającym sprostać tym wszystkim wyzwaniom, może być przyjęty w SGH sposób zarządzania systemami informatycznymi. Zarządzanie to odbywa się w sposób scentralizowany. Za wszystkie funkcjonujące w szkole systemy, rozwiązania i narzędzia teleinformatyczne odpowiada w całości tylko i wyłącznie uczelniane Centrum Informatyczne. Nie ma, jak na innych uczelniach, osobnych wydziałowych czy instytutowych działów IT, które osobno prowadzą swoją własną działalność. "Centralizacja pozwala lepiej widzieć problemy, które wymagają rozwiązania i efektywniej nad nimi zapanować" - tłumaczy Dominik Kwasiborski.

Korzyścią z takiego rozwiązania jest być może również i to, że Centrum Informatyczne jako jedyna jednostka organizacyjna szkoły ma własny budżet roczny. To pozwala lepiej planować potrzebne wydatki i inwestycje oraz sprawniej zarządzać i administrować systemami na co dzień. Nie trzeba chodzić z każdym wydatkiem do zatwierdzenia przez kwestora czy kanclerza. Życzeniem szefa działu IT byłoby jedynie zwiększenie puli środków na wynagrodzenia dla pracowników. "Z funduszami na inwestycje nie jest najgorzej, przydałoby się jednak więcej pieniędzy na wynagrodzenia. Wtedy udałoby się nam opanować dużą fluktuację fachowców, z którą mamy do czynienia obecnie" - tłumaczy Dominik Kwasiborski, dyrektor Centrum Informatycznego SGH. Dzisiaj często jest tak, że osoby, które nabędą doświadczeń i wiedzy, odchodzą do lepiej płatnej pracy w biznesie. Z drugiej strony zarządzanie tak rozległym i skomplikowanym systemem, jaki jest w szkole, wymaga specyficznych, wyjątkowych umiejętności, które niełatwo znaleźć na rynku pracy.

Lepiej, łatwiej, szybciej

Pracownicy Centrum Informatycznego obserwują, że bardzo systematycznie i bardzo wyraźnie wzrasta w ostatnich latach zapotrzebowanie na rozwiązania IT ze strony pracowników uczelni. Potwierdza to prof. Joanna Plebaniak, Dziekan Studium Magisterskiego. "Chcielibyśmy mieć coraz więcej potrzebnych, użytecznych rzeczy i jak najszybciej, chociaż zdajemy sobie sprawę, że nie zawsze jest to od razu możliwe. Nasz system kształcenia stale się zmienia, rozwija, doskonali. Bez technik informacyjnych dzisiaj już ciężko by nam było sprawnie funkcjonować" - mówi Joanna Plebaniak.

Jest wiele obszarów funkcjonowania dziekanatów, gdzie widać korzyści i ułatwienia wynikające z wykorzystania narzędzi IT. Nie ma już kolejek studentów, którzy prawie wszystko mogą załatwić w sposób zdalny. Automatyczny tryb tworzenia protokołów z zajęć wyeliminował błędy popełniane przy przepisywaniu danych z jednych formularzy na drugie (przykładowo z indywidual-nych na zbiorcze). Zwiększyły się też możliwości kontroli i egzekwowania obowiązków od pracowników dydaktycznych, chociażby w zakresie terminów wpisywania ocen z egzaminów i zaliczeń. Jest to bardzo ważne, bo na podstawie wyliczanej automatycznie przez system średniej następuje kwalifikacja studentów na zajęcia, na które jest więcej chętnych niż miejsc. Nauczyciele akademiccy poddawani są też corocznej ocenie studentów za pośrednictwem dostępnej w sieci ankiety. Dzięki narzędziom IT łatwo można poza tym, monitorować płatności studentów i automatycznie generować wezwania do zapłaty. W prosty sposób można pozyskać też wiele innych informacji potrzebnych do lepszego zarządzania tokiem studiów i organizacją zajęć, jak na przykład to, z jakich miejsc i szkół pochodzą nowo przyjęci studenci czy jakie przedmioty cieszą się ich największym zainteresowaniem.

Stosowane rozwiązania i narzędzia informatyczne przynoszą coraz więcej korzyści również pracownikom naukowym i dydaktycznym. System sprawozdań ułatwia tworzenie sprawozdań z działalności dydaktycznej i naukowej, do składania których zobowiązani są co roku pracownicy uczelni. Na ich podstawie tworzona jest baza danych aktywności badawczo-naukowej i dydaktycznej szkoły, dostępna dla upoważnionych przez Internet. "Dzięki temu z każdego miejsca i o każdej porze mam dostęp do pełnej informacji o przebiegu własnej drogi zawodowej. Nie muszę się martwić o archiwizowanie i zabezpieczanie danych na własnym komputerze" - mówi dr Piotr Wachowiak, Kanclerz SGH, który oprócz zarządzania uczelnią zajmuje się również działalnością naukową i prowadzi zajęcia ze studentami.

W SGH funkcjonuje również platforma e-learningowa. Wspomaga ona tradycyjne formy kształcenia. Służy też do komunikowania się wykładowców ze studentami. Wykładowcy mogą tam zamieszczać materiały do zajęć, prezentacje, bibliografie, teksty artykułów, przyjmować prace zaliczeniowe słuchaczy itp. Mogą przekazywać informacje o konieczności przełożenia zajęć na inny termin czy przeczytania określonej lektury w ramach przygotowań do zajęć. Studenci mają też stały dostęp do dziennika ze swoimi ocenami.

Platforma e-learningowa umożliwia studentom udział w forach dyskusyjnych czy czatach. Fora są wykorzystywane często do inicjowania różnego rodzaju dyskusji na tematy związane z problematyką zajęć. Wiele wątków czy tematów do dyskusji inicjowanych jest przez samych studentów, inne wywoływane są przez prowadzących zajęcia. Niektórzy wykładowcy śledzą udział studentów w dyskusji i biorą pod uwagę ich aktywność internetową przy wystawianiu ocen końcowych. Za zaletę takiego forum uważane jest powszechnie to, że umożliwia zabranie głosu osobom nieśmiałym, wstydliwym, które często nie odważyłyby się na ujawnienie swojej opinii podczas zajęć w grupie.