Produkcja chemii budowlanej i dystrybucja wina to na pozór dwa zupełnie odmienne rodzaje działalności. W przypadku firm Atlas i Ambra łączy je wiele czynników. Należą do nich m.in. wykorzystywany system ERP i wnioski z procesu wdrożenia.

O konieczności wdrożenia systemu klasy ERP w firmach Atlas i Ambra zadecydował rozwój obu grup kapitałowych, ich oferty oraz chęć optymalizacji działalności i procesów biznesowych. Oba wdrożenia obejmowały funkcjonalność związaną z obsługą procesów produkcyjnych, logistyki i magazynowania. Niemniej tak duże projekty nie były prostym zadaniem dla konsultantów firmy Safo (obecnie Asseco Business Solutions). W przypadku Grupy Atlas konieczne było wdrożenie systemu w odległych placówkach, znajdujących się na terenie całej Polski, ale korzystających z jednej bazy danych. Z kolei w firmie Ambra należało zintegrować wdrażane oprogramowanie z systemem - realizującej wszystkie procesy logistyczne - firmy Schenker. Wdrożenie to było rozłożone w czasie, a wszystkie spółki Ambry zachowywały odrębne systemy bazodanowe. Oba projekty nadzorował Marek Dutkowski, obecny wiceprezes Asseco Business Solutions.

Grupa w jednej bazie

Atlas powstał w 1991 r. W ciągu kilku lat firma przekształciła się w grupę, skupiającą czternaście spółek. Każda z nich posiadała odmienne, oddzielne środowisko IT. Wraz z rozwojem działalności i oferty produktowej podjęto decyzję o stopniowym wdrożeniu systemu ERP we wszystkich, rozproszonych geograficznie spółkach. Przed wdrożeniem zintegrowanego systemu zarządzania podstawą środowiska informatycznego w spółkach Grupy Atlas były aplikacje działające w systemie DOS, tworzone według potrzeb arkusze kalkulacyjne oraz skrypty napisane w wewnętrznym języku pakietu aplikacji IBM Lotus. Użytkowane oprogramowanie nie było w żaden sposób zintegrowane, zaś cały przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi aplikacjami był realizowany ręcznie.

W Grupie Atlas pierwotnie brano pod uwagę kilkanaście rozwiązań różnych dostawców. Wybór systemu był warunkowany m.in. przez specyfikę i sezonowość prowadzonej działalności oraz dużą liczbę, pracujących w rozproszonych lokalizacjach, użytkowników. W efekcie przeprowadzonych analiz wybrano rozwiązania Safo. Prace analityczno-projektowe rozpoczęto w maju 2005 r. W dalszej kolejności realizowano prace programistyczno-konfiguracyjne, których efekty zostały zweryfikowane przez kluczowych użytkowników. W pierwszych dniach stycznia 2006 r. nastąpił start produktywny nowego systemu w siedmiu lokalizacjach. "Wdrożenie w kolejnych spółkach nie było prostą kopią wdrożenia w spółce matce. Ich specyfika wymagała innego podejścia i uwzględnienia różnego przebiegu procesów biznesowych" - mówi Marek Dutkowski. Obecnie transakcyjną część systemu wdrożonego w Grupie Atlas stanowi system safo.biz oraz oprogramowanie do obsługi magazynów - safo.mag. Uzupełnieniem jest aplikacja analityczna safo.express.

Piotr Chrzanowski, dyrektor ds. operacyjnych w Atlas, brał aktywny udział we wdrożeniu. Był jedną z trzech osób nadzorujących wdrożenie i należących do tzw. Komitetu Sterującego. Jak sam mówi, dzięki temu dobrze poznał specyfikę systemu i jego możliwości. To zaś okazało się przydatne podczas analizy potrzeb biznesowych, rozmów z partnerem, w trakcie realizacji samego wdrożenia, a nawet w codziennej pracy. W Atlasie nadal działają własne - funkcjonujące w środowisku IBM Lotus Notes/Domino - rozwiązania z zakresu CRM oraz system HR firmy MacroLogic. Według Piotra Chrzanowskiego, doskonale sprawdzają się one w działalności firmy i zostały zintegrowane z systemem ERP. W związku z tym obecnie nie jest planowana migracja do innych tego typu aplikacji.

Integracja wina

Warunki wdrożenia systemu ERP w Grupie Ambra były zbliżone do tych w Atlasie, z tą różnicą, że całość procesów logistycznych dystrybutora win obsługiwana jest przez Schenker. Konieczne było więc nie tylko wdrożenie systemu klasy ERP, ale także jego integracja z oprogramowaniem zewnętrznej firmy oraz umożliwienie swobodnej informacji. Początkowo prognozy potrzeb transportowych oraz zlecenia transportowe w postaci - opartych o standard EDI - plików płaskich były wymieniane z firmą Schenker za pośrednictwem protokołu FTP. "Kiedy Ambra zdecydowała się na outsourcing magazynu dystrybucyjnego, liczba typów wymienianych komunikatów oraz ich ilość kilkakrotnie wzrosła, ale opisany wyżej mechanizm co do idei pozostał bez zmian" - mówi Andrzej Bulicz, dyrektor działu IT Grupy Ambra.

Według przedstawicieli Ambry, podczas wyboru systemu klasy ERP brano pod uwagę przede wszystkim jego elastyczność i możliwość łatwego dostosowywania do zmieniających się warunków biznesowych. Istotne okazały się również pozytywne doświadczenia z firmą Safo. Współpraca obu firm sięga kilkunastu lat wstecz. Oprogramowanie tego producenta było bowiem wykorzystywane w firmie Kram, z której wywodzi się Grupa Ambra. Podczas wdrożenia systemów Safo zadecydowano o zachowaniu sprawdzonych mechanizmów i uzupełnieniu systemu Safo modułem umożliwiającym zarządzanie dokumentacją logistyczną oraz automatyzację jej tworzenia i wymiany.

System wspomagający zarządzanie został wdrożony w spółce Ambra na przełomie lat 2001-2002. W kolejnych firmach Grupy wdrożenia odbywały się w nieregularnych odstępach, sięgających nawet kilku lat. Stopniowo uzupełnieniem systemu safo.biz stały się aplikacje do zarządzania personelem i siecią sprzedaży. "Oddzielnym i chyba najtrudniejszym zagadnieniem było przygotowanie użytkowników do czekającej ich zmiany" - twierdzi Andrzej Bulicz. "Tym bardziej że zmiana była dla nich naprawdę duża. Poza nowym interfejsem, inną logiką systemu oraz przejściem na model pracy zdalnej, wdrażane były równocześnie standardy istotnie różniące się od używanych wcześniej rozwiązań" - dodaje. Na podobne bariery psychologiczne wskazuje również Piotr Chrzanowski z Atlasu.