Firmy, decydując się na wdrożenie systemu klasy ERP, mogą zagwarantować sobie narzędzia umożliwiające wywieranie wpływu na dostawcę. Często jednak tego nie robią. Przyjmują też zwykle nierealne terminy zakończenia projektu.

Projekty wdrożeniowe systemów wspomagających zarządzanie, produkcję i inne istotne sfery działalności ingerują w niemal wszystkie z kluczowe elementy działalności firmy i realizowane procesy biznesowe. Jako takie niosą ze sobą także pewną dawkę ryzyka. Mimo to, wiele firm za wszelką cenę stara się minimalizować koszty i czas rozwoju własnego środowiska IT. Tymczasem rozbudowane projekty zawsze wiążą się z wysokim nakładem pracy i środków. Korzyści wynikające z ich posiadania są jednak widoczne dopiero po okresie żmudnej pracy i wielu zmianach organizacyjnych. W dużej mierze z tego powodu niektóre przedsiębiorstwa traktują wdrożenie systemu klasy ERP jako zło konieczne lub odwrotnie - jako panaceum na wszystkie problemy własnej organizacji.

Niezależnie od tego, o wyborze konkretnego rozwiązania często decyduje niższa cena zakupu licencji, zaś jego wdrożenie sprowadza się do instalacji predefiniowanych modułów oraz kilku szkoleń. Brakuje nie tylko analizy potrzeb, ale także - popartego sensownymi argumentami - procesu negocjacji umowy wdrożeniowej. Takie podejście jest praktycznie zaprzeczeniem istoty wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego. Nie zawsze najkrótszy czas wdrożenia jest wyjściem optymalnym. Należy mierzyć siły na zamiary i realistycznie podchodzić do planowania terminów pamiętając, iż krótszy czas to także większe zaangażowanie po naszej, tj. klienta stronie. Firmy czasami zapominają, iż nie da się połączyć trzech rzeczy: szybkości, jakości i niskiej ceny w jednym i tym samym projekcie. Możemy co najwyżej liczyć na spełnienie dwóch z wymienionych cech.

Dobre praktyki

W wielu przypadkach już jednak na poziomie negocjacji umowy i warunków wdrożenia klient może zagwarantować sobie określone narzędzia, umożliwiające wywieranie wpływu na dostawcę. Do ich grona zaliczają się przede wszystkim kary umowne za opóźnienia w realizacji poszczególnych faz projektu bądź braki w funkcjonalności systemu. W praktyce tego typu gwarancje zyskują moc prawną, jeśli w umowie zostanie precyzyjnie określona m.in. docelowa funkcjonalność czy harmonogram prac. Na początku prac wdrożeniowych szczególną uwagę należy więc zwrócić na dokładność formułowania opisów zakresu i funkcjonalności, która ma być objęta wdrożeniem.

Prawidłowo sporządzona dokumentacja prac projektowych pozwala na bieżące kontrolowanie realizowanych prac i rozstrzyganie ewentualnych wątpliwości dotyczących dowolnych etapów wdrożenia. Im bardziej szczegółowo określony zostanie zakres wdrożenia i zdefiniowane wymagania, tym mniejsze pole do nieporozumień, nieprawidłowych interpretacji oraz wynikających z nich opóźnień w produktywnym starcie systemu. Poza tym kompletny opis wdrożenia jest najlepszym sposobem na uniknięcie uzależnienia od usług jednego dostawcy już po zakończeniu wdrożenia.

Dobrą praktyką jest także zagwarantowanie sobie w umowie konkretnego, uzgodnionego wcześniej składu zespołu projektowego po stronie dostawcy - osób nazwanych z imienia i nazwiska. Nie mniej ważne jest także zapewnienie sobie gwarancji od dostawcy na wszelkie zmiany w systemie dokonane podczas wdrożenia. W jej ramach integrator powinien zobowiązać się m.in. do pełnego wsparcia wdrożonego rozwiązania bez dodatkowych kosztów. Z tytułu wsparcia klientom najczęściej przysługuje m.in. dostęp do poprawek i najnowszych wersji oprogramowania oraz asysta techniczna. Zwykle opłata roczna, wnoszona z tytułu wsparcia za pierwszy rok użytkowania oprogramowania, jest obligatoryjna.

Ponadto dostawca oprogramowania niejednokrotnie nie bierze odpowiedzialności za zmiany funkcjonalności systemu, wykraczające poza standard. Za rozszerzenia systemu i wszystkie dodatkowe funkcjonalności stworzone w ramach wdrożenia odpowiada integrator. Dlatego warto zadbać o to, aby prawa autorskie obejmujące zmiany w funkcjonalności systemu ERP, czyli w gruncie rzeczy efekty pracy konsultantów wdrożeniowych, stały się własnością klienta. Dzięki temu możliwe będzie dokonywanie dalszych zmian bez konieczności posiadania zgody jego producenta i dostawcy.