Wyzwanie dla miasta

Wdrożenie systemu klasy ERP nie gwarantuje sukcesu żadnej organizacji. Jeżeli jednak nasze miasta mają być zarządzane w sposób efektywny, skuteczny, przejrzysty i nowoczesny, to nie mają dzisiaj alternatywy.

Wdrożenie systemu klasy ERP nie gwarantuje sukcesu żadnej organizacji. Jeżeli jednak nasze miasta mają być zarządzane w sposób efektywny, skuteczny, przejrzysty i nowoczesny, to nie mają dzisiaj alternatywy.

Coraz więcej organizacji samorządowych zadaje sobie pytanie, czego potrzebuje do efektywnego zarządzania? Jak zarządzać majątkiem w procesie, który jest realizowany w krańcowo niesprzyjających warunkach? Czy nadszedł czas na wdrożenie systemu klasy ERP w samorządzie? Czy wdrożenie takiego systemu rozwiąże miejskie problemy? W biznesie systemy klasy ERP są już uznawane za standard? Czy staną się nim również w administracji samorządowej?

Niech zatem przykładem takiej organizacji samorządowej będzie miasto Szczecin. Mówimy o organizacji, której majątek obliczany jest na prawie 20 mld zł. Jego największa część znajduje się w bezpośrednim zarządzie miasta (to przede wszystkim grunty), zaś pozostałe to kilka szczególnie wrażliwych ze względów społecznych obszarów, w tym zdrowie, oświata, transport publiczny. Wszelkie zdarzenia w tych obszarach wywołują poważne reperkusje społeczne i muszą być wykonywane ze szczególną, saperską wręcz ostrożnością, przy czym nie ma możliwości uniknięcia realizacji takich zadań, gdyż są one zdefiniowane ustawowo.

Równie istotna jest wiedza o strukturze jednostek miasta. Niewiele osób zdaje sobie sprawę, jaki to skomplikowany organizm. W przypadku Szczecina lista instytucji miejskich obejmuje 305 jednostek organizacyjnych - od samego urzędu, poprzez szkoły, aż do wszelkich służb i inspekcji. Inaczej mówiąc, dla systemu klasy ERP miasto wielkości Szczecina jest korporacją. Czym ta organizacja różni się od średniej wielkości koncernu?

W trakcie wzrostu kierownictwo organizacji stawia sobie zwykle pytania związane z właściwym doborem systemów informatycznych do realizacji celów biznesowych. Podejmowane decyzje są bardzo zróżnicowane. Zależą one od wielu czynników, wśród których do najważniejszych należy poziom możliwości finansowych organizacji, świadomość decydentów, co do potrzeb organizacji, przyjęty model biznesowy i wiele innych.

Dwa pierwsze czynniki znajdziemy w urzędzie, ale co do modelu biznesowego - zapewne dużo osób będzie miało wiele wątpliwości, czy taki proces można określić w administracji. Mimo wszystko, podstawowe cele biznesowe działania administracji (w szczególności samorządowej), to świadczenie efektywnych i przyjaznych usług dla interesantów, sprawne i ekonomicznie uzasadnione zarządzanie majątkiem gminy, kreowanie i rozwój zarządzanej sfery. Toteż, tak jak organizacje biznesowe dorastając zaczynają wdrażać systemy informatyczne klasy ERP, tak urzędy również staną (prędzej czy później) przed takim wyzwaniem.

Uwarunkowania prawne

Najtrudniejsze jest takie sformułowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, aby otrzymać rozwiązanie przystające do potrzeb. Zatem najpierw należy opracować analizę potrzeb w zespole interdyscyplinarnym. Dobrym rozwiązaniem jest zatrudnienie firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w usługach konsultingowych, ale oznacza to dodatkowe koszty i nie zawsze jest skuteczne. Warunkiem zlecenia firmie zewnętrznej zadania opracowania analizy stanu jest uzyskanie pewności, że firma ta nie będzie wykonawcą i nie jest związana z producentami rozwiązań. To nie jest proste i możemy natrafić na ograniczenia prawne. W następnym kroku powinniśmy przystąpić do sporządzania specyfikacji przetargowej.

W początkowej fazie przygotowania procesu należy wskazać podstawy technologiczne realizacji zadania. Większość urzędów eksploatuje systemy baz danych, które nabyła wcześniej. Dlatego, o ile nie ma przesłanek technologicznych do zmiany platformy, można z powodzeniem (podając konkretne nazwy własne), zażądać od wykonawcy podporządkowania się technologii już stosowanej. Powyższe dotyczy również platformy sprzętowej. Rozwiązuje to pierwszy problem, jakim jest otrzymanie rozwiązania, które technologicznie nie pasuje do posiadanej infrastruktury. W takim układzie dostawa sprzętu i baz danych nie może być przedmiotem zamówienia.

W przypadku Gminy Miasto Szczecin umieszczone w specyfikacji zapisy dotyczące takiego rozwiązania były przedmiotem protestu, ale Urząd Zamówień Publicznych podtrzymał decyzje zamawiającego. Powyższe nie ma zastosowania, jeżeli jednostka ma zamiar nabyć system z technologią baz danych i sprzętem - co zdecydowanie odradzam.

Należy pamiętać o tym, że poruszamy się w ofercie około 30 potencjalnych rozwiązań merytorycznych, 3-4 systemach baz danych i kilkunastu wykonawcach. W rzeczywistości stosowne kompetencje posiada (na poziomie systemów ERP) tylko kilka firm w Polsce.

Należy przy tym zastanowić się, co rozumiemy pod pojęciem systemu klasy ERP? Mimo formalnej zgodności z definicją systemów klasy ERP, trudno za takie uznać systemy produkowane przez lokalnego wytwórcę, nie wzbogacone przez ofertę modułów firm trzecich, bez otwartych interfejsów (lub tworzonych tylko na zlecenie zamawiającego) i wdrażane tylko przez jednego wykonawcę. To jest bezpośrednia droga do uwiązania się do jednego rozwiązania, ze wszystkimi konsekwencjami uzależnienia się od niego. Uzależnienie to zawsze będzie występować, ale jego skala zależy od naszych decyzji.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200