Na szczęście w Polsce poważne katastrofy zdarzają się rzadko. Ilekroć jednak wystąpią, przekonujemy się o tym, jak niewiele firm i instytucji posiada profesjonalne plany postępowania na wypadek awarii.

W każdej firmie powinien być przygotowany plan awaryjny obejmujący wszelkie poważne zdarzenia. Może to być zniszczenie jej budynku wskutek katastrofy, np. powodzi lub właśnie brak zewnętrznego zasilania, utrzymujący się przez dłuższy czas. W przeważającej większości firm prawdopodobieństwo wystąpienia takich zdarzeń jest bardzo niskie, ale warto mieć nie tylko plan awaryjny uwzględniający takie przypadki, ale przede wszystkim plan dobry i profesjonalnie przygotowany.

Niektóre przedsiębiorstwa mają takie plany przygotowane przez firmy zewnętrzne, ale często są one opracowywane samodzielnie. Zaletą pierwszego rozwiązania jest możliwość wykorzystania wiedzy i doświadczenia specjalistów profesjonalnie zajmujących się tego typu problematyką, ale z drugiej strony ma to też minusy, bo z reguły nie znają oni szczegółów funkcjonowania przedsiębiorstwa tak dobrze, jak osoby w nim pracujące. Ale jeśli plan awaryjny jest opracowywany samodzielnie, to warto pamiętać o najważniejszych zasadach i procedurach, które umożliwiają profesjonalne przygotowanie się do sytuacji awaryjnych.

Zapasowe centrum dla danych

Firmy wielooddziałowe mają duże szanse utrzymania sprawności działania, jeśli tylko wcześniej odpowiednio się przygotowały do zapobiegania sytuacjom awaryjnym. Reguły są proste - w jednym z oddziałów należy przygotować zapasowe centrum danych wyposażone w łączność telefoniczną, stałe łącze do Internetu oraz rezerwowe zasilanie. Jeśli to możliwe, optymalna odległość od głównej siedziby to ok. 200 km, bo jest to wystarczająco daleko, by zapasowe centrum pozostało nienaruszone, nawet w wypadku rozległych kataklizmów. Jest duże prawdopodobieństwo, że znajdzie się ono poza strefą lokalnych utrudnień telekomunikacyjnych lub problemów z zasilaniem.

Jeśli firma korzysta z bazy danych, która umożliwia kopiowanie plików na drugą maszynę zdalną, należy bezwzględnie z tej możliwości skorzystać. Dla synchronizacji danych można wykorzystać łącza VPN i oprogramowanie, takie jak CA XOSoft WANSync. W zapasowej lokalizacji można utrzymywać pełną kopię bazy danych lub tylko kopie najważniejszych plików. Zastosowane rozwiązanie zależy od założeń w planie awaryjnym oraz możliwości finansowych, bo oczywiście budowa i utrzymanie takiego zapasowego centrum kosztuje. W wypadku poważnej awarii, jednostka terenowa może przejąć część lub nawet całość obowiązków centrali i umożliwić utrzymanie działalności biznesowej.

Gorąca rezerwa

Przygotowanie infrastruktury sprzętowo-programowej to jednak tylko jeden element planu awaryjnego. Przy jego przygotowywaniu nie można zapomnieć o pracownikach, którzy powinni zostać odpowiednio przeszkoleni i przygotowani do realizacji funkcji, za które często nie są odpowiedzialni na co dzień. Na przykład dla wielooddziałowej firmy zajmującej się transportem najważniejszym działem jest centralna, główna dyspozytura. Pracownicy w jednostkach terenowych powinni więc zostać przeszkoleni tak, aby w razie potrzeby mogli obsługiwać przynajmniej część jej funkcji.

Natomiast firmy zajmujące się produkcją powinny zachować jej ciągłość. Najkorzystniej jest podzielić procesy produkcyjne pomiędzy różne jednostki tak, by lokalna awaria nie powodowała załamania produkcji. W każdej z jednostek warto przygotować szkielet działów: logistyki, marketingu, finansów oraz kontroli. Wystarczy dodatkowe przeszkolenie kilku pracowników po to, by w razie czego mogli oni podołać obowiązkom.

Odcięty kabel

Nie każdy zastanawia się, co będzie, gdy firma całkowicie utraci łączność. A zerwanie łączności jest jeszcze dość częstym zjawiskiem i wcale nie musi być spowodowane żywiołem pustoszącym infrastrukturę. Pewna duża firma zlokalizowana na opolszczyźnie bywała często odcinana od świata, ponieważ magistrala operatora wykorzystywała światłowód zainstalowany pod mostem. Przyczyną systematycznych awarii łączności byli złodzieje, którzy regularnie kradli kabel w tym łatwo dostępnym miejscu nie zauważając, że jest to światłowód, który nie zawiera będącej ich pożądanym łupem miedzi.

Oczywiście firmy mogą posiadać łącza alternatywne od prostych modemowych ISDN, przez radiowe, a na satelitarnych skończywszy. Ale jest tu słaby punkt - założenie, że serwery będą działać, a łącza rezerwowe nie będą przeciążone. A doświadczenie klęsk żywiołowych pokazuje, że nie działa prawie nic. W Szczecinie podczas awarii zasilania działały telefony stacjonarne, ale jeśli firma miała centralę zakładową wyposażoną w mało pojemny system podtrzymania bateryjnego, to szybko została odcięta od komunikacji telefonicznej. Z kolei telefonia komórkowa funkcjonowała ze znacznie mniejszą przepustowością i zdarzały się poważne problemy z dostępnością usług. Sieć szkieletowa najważniejszych operatorów (TP, Exatel) funkcjonowała, ale jej użytkownicy nie zawsze mieli własne zasilanie umożliwiające skorzystanie z zewnętrznych łączy.