Rozmowa z Michałem Bazyly, głównym informatykiem w firmie Scanclimber, która otrzymała tytuł Lidera Informatyki MSP.

Czy skuteczne zarządzanie kosztami zakupów rozwiązań oznacza szukanie oszczędności na każdym kroku?

Najtaniej - rzadko znaczy najlepiej. Poważną pozycją w naszym budżecie są np. materiały eksploatacyjne, które - jak wiadomo - swoje kosztują. Z naszej perspektywy warto ponieść jednak ten wydatek, gdyż zastosowanie materiałów nieoryginalnych powoduje na ogół większe koszty związane z konserwacją, przeglądami, przestojami urządzeń. Podobnie sprawa wygląda z zakupami sprzętu - tani, zazwyczaj okazuje się znacznie droższy w późniejszej eksploatacji. Zakup droższego urządzenia procentuje obniżką kosztów w przyszłości.

Wydatki warto jednak kontrolować...

Umowy na zakup sprzętu są odnawiane na ogół raz na rok. Wtedy jest okazja, aby porównać różne oferty. Jeżeli otrzymujemy propozycję wyraźnie tańszą, staramy się sprawdzić dostawcę. O jego reputacji świadczą przede wszystkim zaplecze i oferowany serwis - czas reakcji, procedury, profesjonalizm. W przypadku materiałów eksploatacyjnych - których koszty dla nas są niemałe - oferty i ceny monitorujemy raz na pół roku. Konkurencję wśród dostawców należy stymulować. Niekiedy zdarza się, że drobne zakupy, takie jak uszkodzone podzespoły czy komponenty, kupujemy we własnym zakresie, pomijając serwis oraz pośredników. Nasz budżet nie uwzględnia natomiast zakupów związanych z nieprzewidzianą awarią czy zatrudnieniem nowej osoby. Tego typu zakupy realizowane są z rezerwy budżetowej, bądź też nadwyżek, które uda nam się uzyskać.

Jak dobrze zarządzać wydatkami na oprogramowanie?

Potrzebne są standaryzacja i dobre zarządzanie aplikacjami. Nie kupujemy pod wpływem impulsu wszystkich nowinek. Czekamy na doświadczenia innych, którzy dokonali już wdrożenia. Prowadzimy analizę tendencji na rynku oprogramowania, którą przedstawiamy zarządowi jako sugestie rozwoju systemów informatycznych. Staramy się, aby co roku realizować inne priorytety inwestycyjne.

Kilka lat temu wdrożyliśmy m.in. serwer Windows NT 4.0 do sieci oraz Concorde XAL do zarządzania firmą. Z perspektywy czasu widać, że inwestycja była korzystna, ponieważ zarówno serwer, jak i Concorde służyły nam przez lata. W roku 2005 rozpoczęliśmy szukanie nowego systemu do zarządzania spółką i rok później zdecydowaliśmy się na wdrożenie SAP. W roku 2007 inwestowaliśmy głównie w oprogramowanie do produkcji. W tym roku będziemy wymieniać nasz sieciowy serwer Windows NT 4.0 i cały rok 2008 upłynie pod znakiem zwiększenia bezpieczeństwa dla grupy Scaninter, do której należy nasza firma, uwzględniając przede wszystkim uszczelnienie systemu i ochronę przed wyciekami danych.

Kieruje Pan działem IT, który ma własny budżet. Czy pomaga to w realizacji zakupów?

Własny budżet to dobre rozwiązanie. Możemy planować inwestycje i dysponować własnymi środkami. Zakupy muszą uzyskać akceptację zarządu lub rady nadzorczej. Wielkość naszego budżetu zależy oczywiście od finansowej kondycji firmy - im lepsza, tym większe mamy środki. Zależy to także od priorytetów inwestycyjnych na dany rok - czy firma będzie inwestować w maszyny do produkcji czy w infrastrukturę IT. W kilkuletnich cyklach unowocześniamy albo park maszynowy, albo zasoby teleinformatyczne w zależności od potrzeb, które wynikają ze starzejącej się technologii i wprowadzania innowacji.

Ostatnio duże inwestycje w IT w Scanclimber związane były z bardzo istotną zmianą - wdrożeniem w spółce systemu SAP...

Decyzja o wdrożeniu systemu SAP zapadła oczywiście na szczeblu zarządu grupy, podobnie jak inne zakupy głównych systemów - obiegu dokumentów czy CRM. Dział IT uczestniczył dopiero w szczegółach przedsięwzięcia obok wielu innych zaangażowanych działów. Ze względu na outsourcingowy model wdrożenia SAP, rolą działu IT było m.in. zapewnienie odpowiednich łączy i aplikacji SAP GUI na stacjach roboczych. W związku z wdrożeniem SAP, budżet samego działu IT był jednak większy, ponieważ należało modernizować lokalny sprzęt. Można powiedzieć, że budżet był specyficzny. Mimo że SAP generował koszty dość poważne, pociągał za sobą modernizację sprzętu, nie oprogramowania.

Outsourcing jest sposobem na obniżenie kosztów działu IT?

W naszym przypadku kalkulacje wykazały, że wdrożenie SAP wewnątrz firmy przewyższa koszty projektu wykorzystania systemu w modelu outsourcingowym i pięcioletniej opieki firmy zewnętrznej. Własny SAP oznacza na przykład zatrudnianie bardzo kosztownych specjalistów czy kupowanie serwerów baz danych. Outsourcing nie zawsze jest jednak złotym środkiem na oszczędności. Wymaga zadbania o każdy szczegół w umowie z firmą zewnętrzną. Czasem po prostu bezpieczniej jest panować samemu nad środowiskiem IT.