Od 21 lipca 2008 r. płatnicy składek zatrudniający ponad pięć osób zobowiązani będą do przesyłania do ZUS dokumentów potwierdzonych kwalifikowanym e-podpisem. Prawie wszyscy wstrzymają się z zakupem certyfikatu do ostatniej chwili.

Zgodnie z obowiązującym od 21 lipca 2007 r. artykułem 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma obowiązek przyjąć dokumenty ubezpieczeniowe od płatników składek w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Oznacza to, że do 21 lipca 2007 r. płatnicy mogli - choć nie musieli - przesyłać Zakładowi dokumenty opatrzone kwalifikowanym e-podpisem. Zakład miał zaś obowiązek je przyjąć, jednocześnie jednak uznawał dokumenty podpisane dedykowanym podpisem elektronicznym otrzymywanym za pośrednictwem ZUS.

Certyfikaty dla 830 tys. firm

Za cztery miesiące jednak, posługiwanie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym stanie się obowiązkiem firm zatrudniających ponad pięć osób. Umożliwiająca to nowa, opatrzona numerem 7.01.001 wersja Programu Płatnik opublikowana została 30 października 2007 r. Od 31 października ub.r. w ZUS przyjmowane są dokumenty ubezpieczeniowe przygotowane zarówno w wersji 6.04.001A, jak i nowej wersji - 7.01.001.

Przedstawiciele ZUS szacują, że do końca lipca trzy centra certyfikacji posiadające uprawnienia do wydawania odpowiednich certyfikatów - PCC Certum (Unizeto Technologies), Szafir (Krajowa Izba Rozliczeniowa) i PCCE Sigillum (Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych) - powinny wydać 400-450 tys. certyfikatów. Skąd ta liczba? Obecnie aktywnych jest ponad 200 tys. wydanych przez ZUS certyfikatów niekwalifikowanych. Nowy obowiązek dotyczył będzie ok. 830 tys. firm (choć część nie rozlicza się indywidualnie, lecz przez biura rachunkowe), które dziś rozliczają się drogą internetową, jednakże każda firma powinna posiadać de facto co najmniej dwa certyfikaty. Wynika to z faktu, że certyfikat kwalifikowany może identyfikować wyłącznie jedną osobę fizyczną i wyłącznie do tej jednej osoby jest przypisany. Zapis taki znajduje się w ustawie o podpisie elektronicznym. Pracownik wyposażony w podpis elektroniczny może zawsze zachorować, zmienić pracę czy pójść na dłuższy urlop, dlatego dla własnego bezpieczeństwa firma powinna mieć więcej niż jeden kwalifikowany podpis elektroniczny.

Przewidując gwałtowny wzrost zapotrzebowania na certyfikaty w ostatnim momencie centra certyfikacji przygotowują się, jak mogą, zachęcając jednocześnie firmy do wcześniejszego zakupu. Aby uzyskać dziś certyfikat, nie trzeba się specjalnie nachodzić. Certyfikat Certum można zamówić za pośrednictwem strony WWW, wypełniając jedynie formularz zamówienia. Tożsamość osoby podpisującej umowę można zweryfikować w dowolnym punkcie rejestracji lub punkcie potwierdzania tożsamości (sieć takich punktów jest systematycznie rozbudowywana przez wszystkie centra certyfikacji).

Alternatywą jest skorzystanie z usługi notarialnego poświadczenia podpisu w dowolnej kancelarii notarialnej, co wiąże się z kosztem na poziomie 25 zł. Wszystkie wymagane dokumenty można przesłać pocztą na adres centrum, które z kolei również pocztą lub kurierem w ciągu kilku dni prześle przesyłkę zawierającą zestaw do składania e-podpisu i oddzielną przesyłkę zawierającą kody PIN. Wszystko można też załatwić, poświęcając pół godziny na osobistą wizytę ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami w punkcie rejestracji lub punkcie potwierdzania tożsamości.

Certyfikaty kwalifikowane, w przeciwieństwie do tych wydawanych dotychczas przez ZUS, niestety kosztują. Nie są to kwoty przerażające, ale dla niewielkich firm mogą stanowić dodatkowy, uciążliwy wydatek. Oferta cenowa wszystkich trzech centrów wygląda podobnie. W Sigillum zestaw Sign M polecany do programu Płatnik można kupić za 298 zł (wersja roczna) lub 348 zł (wersja dwuletnia). W skład zestawu wchodzą certyfikat kwalifikowany, karta kryptograficzna, czytnik kart wraz z oprogramowaniem, opcja usługi znakowania czasem + 100 znaczników oraz oprogramowanie do składania i weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego z opcją wielokrotnego podpisu. Zestaw do składania podpisu elektronicznego Certum Standard, składający się z czytnika kart kryptograficznych, karty kryptograficznej, oprogramowania, certyfikatu kwalifikowanego i znakowania czasem, ważny przez rok, kosztuje 296 zł.

Wyczekiwanie na spóźnialskich

Na razie płatnicy powolutku przymierzają się do realizacji nowego obowiązku. Gdy zatem wszyscy obudzą się w lipcu, kilkudniowa procedura uzyskiwania certyfikatu może się gwałtownie wydłużyć, nie tylko ze względu na nadmiar chętnych i ograniczone moce przerobowe centrów certyfikacji, ale też ze względu na konieczność dostarczenia aktualnych dokumentów firmy (np. wpisu do ewidencji nie starszego niż trzy miesiące) i możliwość powstania zatorów w odpowiednich urzędach. "Z analizy, jaką przeprowadził ZUS wynika, że prawdopodobnie znaczna część płatników nie zostanie wyposażona na czas w certyfikaty kwalifikowane" - mówi Krzysztof Chmarra, radca prezesa ZUS. Szczególnie, że część przedsiębiorców nadal po prostu nie wie, że ciąży na nich taki obowiązek.