Aż 75% światowych firm twierdzi, że ma coraz większy problem z przeładowaniem informacyjnym. Równocześnie tylko 5% przyznaje, że jest to wyzwanie, które naprawdę ich przerasta.

Informacje mają coraz większy wpływ na sukces przedsiębiorstw. Wywracają do góry nogami procesy biznesowe czy wręcz całe modele działania przedsiębiorstw. Opublikowana w 2007 r. książka Iana Ayresa, profesora Uniwersytetu Yale, pt. "Super Crunchers: Why Thinking-by-Numbers Is the New Way to Be Smart" przynosi kilkanaście przykładów tego typu zmian. Sieciowa wypożyczalnia Netflix i jej systemy ewaluacji filmów, unikalny system informacji o pasażerach linii lotniczych Continental Airlines, to tylko niektóre z nich. Są i inne przedsiębiorstwa, które potrafią wydobyć potrzebne informacje z tysięcy dysków, przenośnych pamięci Flash, baz danych i papierowych dokumentów. O tym, że nie jest to łatwy proces, można przekonać się, czytając nowy raport IDC (Oswajanie chaosu informacyjnego), zrealizowany na zlecenie firmy Teradata. Jego wyniki oparte zostały na badaniach ponad 1000 respondentów z 22 krajów świata.

Przeładowanie informacyjne

Jego wyniki potwierdzają to, co intuicyjnie przeczuwaliśmy w związku z procesem analizy danych w przedsiębiorstwach. Jedna trzecia respondentów przyznaje, że ilość informacji, które wykorzystują przy podejmowaniu decyzji, wzrosła w ostatnich latach znacząco. Równocześnie oceniają, że tylko 50% informacji, którymi dysponują, jest naprawdę przydatnych przy podejmowaniu decyzji. Większość firm (75%) twierdzi, że ma do czynienia ze zjawiskiem przeładowania informacyjnego. Równocześnie tylko 5% firm przyznaje, że naprawdę je to przerasta (chociaż 40% określiło stopień przeładowania na 4 w pięciostopniowej skali). Wygląda więc na to, że firmy nie doceniają problemów, z którymi stykają się podczas analizy danych. Prawdopodobnie jednak będzie to jednym z największych wyzwań, przed którymi staną w najbliższym czasie.

Jedna trzecia respondentów uważa dostęp do aktualnych informacji (uzyskanych w przeciągu sekund lub godzin) za niezbędny w swojej organizacji. Równocześnie coraz poważniejszym problemem staje się struktura analizowanych danych. Coraz trudniej jest określić rodzaj informacji wyłącznie weryfikując miejsce, w jakim się znajduje (e-maile, dokumenty lub obrazy). IDC szacuje, że około 95% informacji cyfrowej na świecie pozostaje nieusystematyzowana. Użytkownicy uznają to za mniejszy problem szacując, że odsetek informacji nieusystematyzowanych w ich firmach nie przekracza 55%. W jaki sposób użytkownicy docierają do tych informacji? Dwie trzecie respondentów stosuje głównie metody ręczne. Reszta korzysta z różnego rodzaju narzędzi do analityki biznesowej.

Szerszy dostęp

Z pięciu najważniejszych zastosowań dotyczących analityki biznesowej w organizacjach, w których przeprowadzana była ankieta, trzy obejmowały wsparcie dla działań związanych z klientem. Jednak nawet w najbardziej zaawansowanych technologicznie organizacjach wciąż podejmowane są decyzje bez wsparcia w danych. Respondenci szacują, że ponad jedna trzecia decyzji biznesowych jest podejmowana na podstawie intuicji czy "przeczucia".

Zmienia się wyraźnie model podejmowania decyzji, a więc i wykorzystania systemów analizy biznesowej. Jedną z konsekwencji pojawiania się nowych narzędzi do analizy jest rozproszenie procesu decyzyjnego na zewnątrz i w dół struktury organizacyjnej firm. Coraz większa liczba pracowników - a nawet ludzie spoza firmy - ma dostęp do pewnego zakresu danych firmowych. Proces ten nasila się z roku na rok. 33% respondentów twierdzi, że dziś otrzymuje dużo więcej informacji, które wspierają ich proces podejmowania decyzji niż jeszcze rok temu.

Respondenci twierdzą, że 55% podejmowanych przez nich decyzji wspieranych jest przez systemy i procesy Business Intelligence. 48% respondentów uważa, że ich personel bezpośredniego kontaktu z klientem - czyli pracownicy odprawy, kasjerzy, agenci call center, kasjerzy w banku itd. - podejmuje więcej decyzji niż w ubiegłym roku, a 54% respondentów twierdzi, iż ich personel bezpośredniego kontaktu ma dostęp do wspierających ich rozwiązań BI. Rośnie także liczba firm, które udostępniają swoje narzędzia nie tylko pracownikom, ale także klientom. 24% respondentów udziela klientom dostępu do swoich rozwiązań Business Intelligence, 21% - dostawcom, a 20% dystrybutorom.

Dbałość o jakość

Konieczność coraz szybszego podejmowania decyzji wymusza na firmach większą dbałość o jakość przechowywanych danych. Jedna trzecia badanych przez IDC firm ocenia dostęp do informacji w czasie rzeczywistym - najświeższych, najnowszych, najbardziej aktualnych - jako "bardzo istotny". 78% firm stwierdziło, że mają one dostęp do takich danych, lecz jedynie 13% z nich oceniło sposób podejmowania przez siebie decyzji na podstawie posiadanych danych w czasie rzeczywistym jako "mistrzowski".

Rozdźwięk pomiędzy dostępem do informacji na czas a zdolnością do korzystania z nich zmusi firmy do zmiany procesów i procedur biznesowych. Działy IT będą musiały zachować kontrolę nad bazami danych, jednak kontrola nad narzędziami analitycznymi, metodami i interfejsami będzie musiała przejść w ręce użytkowników końcowych, przede wszystkim korzystających z różnego rodzaju rozwiązań samoobsługowych.

Upowszechnienie narzędzi Business Intelligence wśród pracowników liniowych nastręcza też wiele problemów organizacyjnych. Najważniejszy z nich to ewolucja rozwiązań Business Intelligence od centralizacji w stronę rozwiązań departamentalnych i związana z tym konieczność zapewnienia integralności i spójności danych, a także konieczność integracji organizacyjnej różnych zespołów zajmujących się danymi. Z drugiej strony, to także wyzwanie związane z zapewnieniem odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych oraz rozdziału obowiązków (segregation of duties), na które coraz większy nacisk kładzie prawodawstwo, przede wszystkim amerykańska ustawa Sarbanes Oxley Act.

Przyszłość jest jasna?

Jak, zdaniem respondentów IDC, będą wyglądać procesy analizy danych w ich organizacjach w ciągu najbliższych kilku lat? Przewidują oni, że do 2010 r. uporają się, przynajmniej częściowo, z problemem nieustrukturyzowanych danych. Na ich podstawie będą podejmować niespełna jedną trzecią decyzji biznesowych w przedsiębiorstwie. Nadmierny optymizm? A może dowód realizmu, który każe sądzić, że będą tak zajęci integracją rozwiązań zawierających już wstępnie uporządkowane dane, że nie będą w stanie zająć się projektami zmierzającymi do wykorzystania tych mniej uporządkowanych danych.