Tyle, ile potrzeba
- Helena Dudycz,
- 11.03.2008
Efektywne wspomaganie procesu decyzyjnego nie występuje wtedy gdy raporty powstają szybciej i jest ich coraz więcej, ale wówczas gdy niezbędne informacje są "wyłuskiwane" we właściwym czasie oraz udostępniane menedżerom w jak najbardziej czytelnej postaci.
Efektywne wspomaganie procesu decyzyjnego nie występuje wtedy gdy raporty powstają szybciej i jest ich coraz więcej, ale wówczas gdy niezbędne informacje są "wyłuskiwane" we właściwym czasie oraz udostępniane menedżerom w jak najbardziej czytelnej postaci.
firm twierdzi, że ma coraz większy problem z przeładowaniem informacyjnym.
Wymienione wymagania, tj. pozyskiwanie informacji z wielowariantowego przetwarzania danych (zarówno z baz danych przedsiębiorstwa, jak i jego otoczenia) oraz udostępnianie jej w odpowiednim momencie użytkownikom w celu podejmowania trafniejszych decyzji, realizują systemy informatyczne budowane według koncepcji Business Intelligence. Aplikacje te mają za zadanie zapewnić, we właściwym czasie i miejscu, odpowiedniej jakości personalizowaną informację istotną w danym procesie decyzyjnym. Użytkownikami tych systemów są kadra menedżerska i analitycy danych ekonomicznych, ludzie bardzo wymagający pod względem jakości oraz użyteczności dostarczanych im rozwiązań. Przy czym nie tylko istotna jest szybkość przetwarzania danych, ale również takie cechy, jak: jakość i forma prezentacji informacji oraz prostsza i łatwiejsza do opanowania obsługa tych aplikacji. Nie zawsze jest to doceniane, a przecież są to najbardziej "widoczne" elementy systemu informatycznego dla menedżera, od których często zależy akceptacja danego oprogramowania przez jego użytkownika.
W tym kontekście warto przyjrzeć się wnioskom uzyskanym z badania przeprowadzonego w latach 2004/2005 wśród polskich firm, dotyczącego oceny wpływu wdrożonego systemu informatycznego na działalność przedsiębiorstwa. Zaobserwowano następującą zależność: systemy ocenione przez kadrę kierowniczą negatywnie, również w 100% wskazywane były jako nieprzyjazne dla użytkownika, takie, w których prezentowanie informacji odbywa się tylko w formie tekstu i tabeli. Natomiast aplikacje określane jako bardzo dobrze wspomagające działalność ich przedsiębiorstw, również postrzegane były jako rozwiązania z bardzo przyjaznym interfejsem użytkownika oraz przejrzystą prezentacją informacji za pomocą tabel, wykresów oraz schematów graficznych. Badania te potwierdzają, że występuje mocna korelacja między ocenami menedżerów dotyczącymi wpływu systemu informatycznego na usprawnianie działalności przedsiębiorstwa a łatwością obsługi tegoż systemu oraz zastosowanym sposobem prezentowania informacji.
Zaakceptowanie danego systemu informatycznego przez kadrę kierowniczą sprawia, że przedstawiciele tej kadry częściej i chętniej z niego korzystają, a zatem istnieje większa szansa "wyłuskania" przez nich unikatowych informacji pozwalających zarówno uniknąć zagrożeń, jak i wykorzystać pojawiające się na rynku szanse rozwoju przedsiębiorstwa.
Wizualizacja w aplikacjach biznesowych
Właściwie zastosowana wizualizacja w aplikacjach biznesowych stanowi jedno z podstawowych narzędzi ułatwiających menedżerom w krótszym czasie pozyskanie potrzebnych informacji, co w konsekwencji przekłada się na lepsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Nieumiejętne zaś korzystanie z niej może się przyczynić do tego, że ostateczny wynik otrzymany na ekranie (lub wydruku) będzie wieloznaczny oraz trudny do szybkiego "odczytania" i interpretacji. Nadmiar informacji zawartej w obrazie - w stosunku do faktycznych potrzeb - zazwyczaj pogarsza czytelność prezentacji, dlatego projektując zastosowanie wizualizacji, należy dokładnie rozważyć cel i przyczyny stosowania konkretnej metody graficznej oraz uwzględnić doświadczenie i wiedzę użytkowników w tym obszarze.
Wykorzystanie różnorodnych elementów opisu obrazu może ułatwić, ale także utrudnić "odczytanie" informacji przez odbiorcę, toteż należy unikać nadużywania wielu różnych technik przekazu, aby nie zepchnąć na dalszy plan właściwej informacji potrzebnej w danym momencie menedżerowi. Wystarczy, że zastosuje się kilka różnorodnych formatów graficznych, kolorów, wzorów wypełnień itp., aby otrzymać chaos elementów trudny do rozszyfrowania, gdyż zbyt nadmierne wykorzystanie form graficznych w stosunku do potrzeb może zniszczyć samą informację. Natomiast dobrze dobrana wizualizacja umożliwia szybszą interpretację prezentowanych danych, wspomagając w ten sposób proces pozyskiwania potrzebnych informacji.