Projekt PESEL 2 stanowi ważny element infrastruktury informacyjnej państwa. Jego właściwa realizacja jest niezbędnym warunkiem rozwoju innych systemów nowoczesnej administracji.

Rzetelne przygotowanie dużego projektu informatycznego, oszacowanie niezbędnych zasobów (w głównej mierze czasu i potrzebnych środków) oraz precyzyjne określenie efektów jego realizacji jest w administracji publicznej szczególnie trudne. Z tego powodu dużo uwagi należy poświęcić zdefiniowaniu założeń całego przedsięwzięcia we wstępnej fazie projektu. Założenia ZSI PESEL 2 (co wcześniej zauważyli autorzy raportu z Instytutu Sobieskiego) są ogólne i nieprecyzyjne.

W Podstawowym Dokumencie Programu PESEL 2 zapisano, że strategicznym celem Projektu jest poprawa obsługi obywatela poprzez usprawnienie procedur administracyjnych, zautomatyzowanie czynności niewymagających udziału urzędnika (np. ręczne przepisywanie danych z systemu wydawania dowodów osobistych do systemu ewidencji ludności) oraz ograniczenie konieczności osobistego kontaktu obywatela z urzędem. Ograniczenie wspomnianego kontaktu miało się odbyć za pomocą udostępnienia przedsiębiorcom "usług online dla biznesu".

W związku z tak postawionymi zadaniami priorytetem stało się stworzenie referencyjnej bazy danych w zakresie dowodów osobistych, ewidencji ludności i akt stanu cywilnego. Kluczem do stworzenia takiej bazy była integracja rejestrów państwowych na poziomie lokalnym i centralnym. Dane gromadzone w nowym systemie i przez niego udostępniane miały być aktualne i wiarygodne, gdyż ich rzetelność gwarantuje państwo.

Architektura systemu

Szczegółowa architektura systemu precyzyjnie określa rozwiązania techniczne, realizowane funkcjonalności oraz kroki, jakie należy podjąć, aby osiągnąć założone cele. Pojawia się tu analogia pomiędzy budową systemu informatycznego a budową domu, gdyż oba przedsięwzięcia muszą opierać się na rzetelnie wykonanym projekcie. Projekt systemu, często określany mianem architektury systemu, powinien powstać na podstawie wytycznych, których nie należy zmieniać. W przypadku PESEL 2 tymi wytycznymi było stworzenie łączności gmin z bazą centralną, opartej na sieci Internet. Wszystkie prace związane z architekturą bazowały na założeniu, że zbudowana zostanie referencyjna baza centralna.

Taki projekt został opracowany przez konsultanta i odebrany przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w grudniu zeszłego roku. Jednak w związku z nieprzekraczalnym terminem zakończenia Projektu podjęto decyzję o ograniczeniu jego zakresu jedynie do części centralnej. Zrezygnowano z jakichkolwiek działań na poziomie lokalnym (dostawa komputerów, modyfikacja aplikacji lokalnych). Zaniechano także budowy systemu łączności urzędów z bazą centralną. W związku z powyższym zmienione zostały wytyczne będące podstawą stworzonej architektury systemu.

Powstaje zatem pytanie, na jakiej podstawie ma być budowany PE-SEL 2? Wszelkie odstępstwa od przyjętego projektu powinny być szczegółowo uzasadniane, dlatego prawdopodobnie konsultant dostanie zadanie ponownego przygotowania projektu. Obecny projekt zakłada bowiem docelowy przebieg procesów informacyjnych, w którym kluczowym elementem systemu jest właśnie łączność oraz referencyjność bazy PESEL 2. Z drugiej strony, niedopuszczalne są jakiekolwiek opóźnienia, ponieważ termin realizacji całości zadania (zaprojektowanie, wdrożenie, przetestowanie i odbiór systemu) wynosi mniej niż 6 miesięcy.

Zmiany związane z ograniczeniem budżetu Projektu pociągają za sobą zmniejszenie zakresu realizowanych przez system funkcji. Mianowicie, planowane jest zintegrowanie rejestru ewidencji ludności i dowodów osobistych na poziomie centralnym, a także udostępnienie dwóch "usług online dla biznesu": usługi weryfikacji dokumentu tożsamości oraz usługi potwierdzania adresu zameldowania. W przygotowanym przez konsultanta projekcie architektury dość dobrze i spójnie opracowany jest obieg informacji wewnątrz administracji. Brakuje natomiast precyzyjnej analizy, studium wykonalności i specyfikacji planowanych do udostępnienia usług online. Taka analiza powinna zawierać uczestników procesu, przypadki użycia, zakres informacyjny udostępnianych danych oraz sposób zabezpieczenia przed niepowołanym dostępem. Istotnym także z punktu widzenia powodzenia przedsięwzięcia jest określenie na wstępie rodzajów ryzyka i szans terminowego zakończenia zadania.

Usługa weryfikacji dokumentu tożsamości polega na sprawdzeniu, czy dokument został wyprodukowany i czy nie został utracony/unieważniony. W tym celu powstanie Ogólnokrajowa Ewidencja Wydanych i Utraconych Dowodów Osobistych (OEWiUDO). Budowa tej ewidencji posiada trzy punkty wymagające szczególnej uwagi: zasilanie bazy, aktualizacja danych oraz podstawa prawna funkcjonowania. Zasilanie prototypu OEWiUDO w dane o wyprodukowanych dowodach osobistych odbywa się obecnie poprzez system firmy Multipolaris, system wydawania dowodów osobistych (SWDO) firmy Wasko oraz archiwum produkcyjne Centrum Personalizacji Dokumentów. Sama liczba źródeł zasilania powoduje wiele trudności. Dodatkowo informacje o nowych dowodach osobistych docierają z opóźnieniem. Z tego powodu stworzenie referencyjnej bazy tylko w zakresie dowodów osobistych nie jest zadaniem łatwym.

O ile sprawy związane z zasilaniem w informacje o produkcji dokumentu można uznać za możliwe do rozwiązania, o tyle kwestia unieważnienia przysparza znacznie więcej kłopotów. Utratę dowodu tożsamości można bowiem zgłosić w urzędzie gminy lub, w przypadku kradzieży, na policji. W urzędzie gminy zgłoszenie utraty dokumentu przeważnie rozumiane jest jako złożenie wniosku o nowy dowód osobisty. Zgodnie z ustawą o ewidencji ludności i dowodach osobistych policja nie jest zobowiązana przekazywać komukolwiek informacji o utraconych dokumentach tożsamości i tego nie czyni. Dlatego też baza OEWiUDO do czasu zgłoszenia się obywatela w gminie jest nieaktualna. Jak w takim razie można mówić o udostępnianiu referencyjnych danych, gdy te dane referencyjne nie są? Płynie stąd wniosek, że sama usługa jest możliwa do uruchomienia, ale w tym wypadku nie można mówić o wiarygodności udostępnianych danych.

Drugą, planowaną przez MSWiA usługą online jest usługa potwierdzania danych adresowych na podstawie danych zawartych w obecnym zbiorze PESEL. Pomysł ten jest niemożliwy do zrealizowania z dwóch powodów. Po pierwsze błędnie przyjęto, że dane w obecnym zbiorze PESEL są referencyjne. Około 1% danych jest niepoprawnych, co przy tej wielkości rejestru daje blisko 500 tys. błędnych rekordów. Co więcej, dane z zakresu ewidencji ludności, zanim trafią z urzędu gminy do bazy centralnej, przechodzą przez wojewódzkie zbiory meldunkowe, a cały proces trwa nawet do 3 miesięcy. Może się więc okazać, że udostępnione dane meldunkowe zostały w tym czasie kilkakrotnie zmienione.