Przemyślane inwestycje w Business Intelligence zwracają się stosunkowo szybko. Coraz więcej tego typu rozwiązań jest tworzonych z uwzględnieniem sektora MSP.

Business Intelligence jest najczęściej definiowany jako rodzina technologii i systemów służących do gromadzenia, analizowania i raportowania różnego rodzaju informacji związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Na oprogramowanie BI składają się przede wszystkim: systemy eksploracji danych, aplikacje pytająco-raportujące, systemy analizy i przetwarzania danych online (OLAP) oraz systemy wspomagania decyzji. Całość funkcjonuje w powiązaniu z hurtownią danych, stanowiącą repozytorium informacji gromadzonych w firmie. Wdrożenie aplikacji BI powinno być dobrze przygotowanym procesem popartym analizą potrzeb informacyjnych i możliwości firmy.

Zastosowania BI

Największą, łatwo mierzalną zaletą oprogramowania BI jest szybki dostęp do uporządkowanych analiz biznesowych bez konieczności tworzenia złożonego środowiska analityczno-raportującego. Analizy te, odpowiednio wykorzystane, przekładają się na wymierne korzyści finansowe dla przedsiębiorstwa. Ułatwiają prognozowanie sytuacji rynkowej i planowanie strategii, a to przyczynia się do optymalizacji kosztów i redukcji ryzyka związanego z prowadzeniem działalności. Za ich pośrednictwem można dotrzeć do danych dotyczących sprzedaży, zapasów lub aktualnego stanu produkcji.

Mówiąc ogólnie, narzędzia Business Intelligence pozwalają na uproszczony dostęp do generowanych na bieżąco statystyk i wskaźników dotyczących sytuacji firmy na tle jej otoczenia, danych klientów i partnerów biznesowych, a także rozbudowanych systemów wspomagania decyzji oraz raportowania. Możliwe jest tworzenie analiz i raportów na podstawie niemal dowolnych kombinacji różnego rodzaju dostępnych informacji. Raporty nie są ograniczone do wewnętrznego środowiska organizacji. Istnieje możliwość pobierania danych z systemów zewnętrznych, np. informacji o potrzebach poszczególnych klientów z systemu CRM lub aktualnych możliwościach dostawców z oprogramowania SCM. Warto podkreślić, że rzetelność otrzymywanych informacji jest zależna od prawdziwości informacji napływających do systemu. Tego ograniczenia nie przezwycięży żadne programowe rozwiązanie.

Zarządzanie, finanse, księgowość...

Odpowiednio stworzone raporty umożliwiają przejrzystą prezentację wyników nawet najbardziej złożonej, wielowymiarowej, ekonomicznej analizy przyczynowo-skutkowej. Zdecydowana większość aplikacji raportujących umożliwia generowanie zintegrowanych raportów przystosowanych do potrzeb i wiedzy kierownictwa różnego szczebla. Ułatwia to ocenę rzeczywistej sytuacji przedsiębiorstwa.

Finansowo-księgowe zastosowania systemów BI to przede wszystkim aktualne dane ekonomiczne i złożone analizy techniczne (np. trendów) oraz zestawienia, umożliwiające szybką i jednoznaczną ocenę efektywności ekonomicznej przedsiębiorstwa. Aplikacje BI stanowią także doskonałe wsparcie dla działań kontrolingowych i sprawozdawczości finansowej. Umożliwiają też gromadzenie lub wysyłanie informacji finansowych z i do spółek zależnych, a co za tym idzie kontrolę i analizę płynności całych grup kapitałowych.

...marketing, logistyka

Analizowane informacje mogą być bezpośrednio związane z logistyką, zachowaniami klientów czy efektami pracy poszczególnych handlowców. Odpowiednia interpretacja wyników analiz umożliwia sprawne wykrycie powtarzających się nieprawidłowości i opracowanie potencjalnych sposobów optymalizacji kosztów, zwiększenia zysków, a także lepsze dopasowanie oferty i polityki promocyjnej przedsiębiorstwa do sytuacji rynkowej.

W działaniach związanych z logistyką i produkcją narzędzia Business Intelligence ułatwiają zaś m.in. śledzenie stanów magazynowych (własnych, klientów i dostawców) oraz terminowości realizowanych dostaw. Przetworzone informacje, udostępnione w formie raportów, pozwalają na dokładniejsze planowanie poziomów produkcji poszczególnych produktów z uwzględnieniem aktualnej sytuacji i prognoz rynkowych.

Mniejszy nie znaczy gorszy

W przypadku biznesowych systemów analitycznych silna strona średnich przedsiębiorstw jest taka sama jak w rzeczywistości rynkowej - możliwość szybszej adaptacji do zachodzących zmian. W firmach MSP wdrożenia konkretnych systemów IT trwają znacznie krócej niż w dużych przedsiębiorstwach. Szybciej widoczne są też efekty ich wykorzystania.

Wdrożenie systemów analitycznych w firmach z sektora MSP ma wpływ na całą organizację. Małe i średnie przedsiębiorstwa rzadko dysponują środkami i możliwościami wdrożenia kompletnych rozwiązań BI stosowanych w korporacjach. Jednak na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań powstałych z myślą o MSP. Dostawcy rozszerzają oferty, m.in. o prekonfigurowane pakiety BI oraz rozwiązania dostarczane w modelu Software-as-a-Service (SaaS). Są one nie tylko tańsze i zawierają funkcje uwzględniające potrzeby MSP, ale wdrożenie takich systemów bywa również łatwiejsze.

W modelu SaaS dostawca udostępnia firmie wyłącznie określoną funkcjonalność własnych aplikacji w formie usługi, a cały system pracuje na komputerach operatora. Dostęp do niego odbywa się najczęściej poprzez przeglądarkę internetową. To operator systemu odpowiada za sprawne funkcjonowanie środowiska BI i bezpieczeństwo danych klienta. SaaS daje też niespotykaną dotychczas możliwość wypróbowania stosunkowo niewielkim kosztem niektórych funkcji oprogramowania.