Niewiele jest dziedzin, w ramach zarządzania IT, w których powiedzenie "diabeł tkwi w szczegółach" sprawdzałoby się tak bardzo jak w przypadku licencjonowania systemów ERP.

Te "szczegóły" to przede wszystkim wybór najkorzystniejszego modelu licencjonowania. Teoretycznie wszyscy dostawcy wychodzą od tych samych, przejętych od producentów, baz danych modeli, zakładających naliczanie opłat za procesor serwera produkcyjnego lub w zależności od liczby użytkowników zdefiniowanych szczegółowo lub ogólnie.

Technologia + biznes = zmiany

Polityka licencyjna podlega ciągłej ewolucji związanej ze zmianami zachodzącymi w samym biznesie i technologii. Wraz ze zmianą oczekiwań odbiorców dostawcy systemów ERP odchodzą od struktury modułowej na rzecz sprzedaży poszczególnych funkcji wspierających obsługę konkretnych procesów biznesowych. Zmienia się sam model użytkowania aplikacji. Coraz więcej operacji kiedyś wykonywanych przez wąski krąg analityków może być dziś realizowanych przez samych użytkowników.

Na to wszystko nakładają się dodatkowe czynniki związane ze zmianami technologicznymi, wirtualizacją aplikacji, a przede wszystkim z pojawieniem się procesorów wielordzeniowych. Dostawcy oprogramowania słusznie obawiają się, że nowe rozwiązania istotnie ograniczą ich zyski, oferując wyższą wydajność przetwarzania przy podobnych kosztach. Dlatego wprowadzają rozwiązania licencyjne uwzględniające nie tylko liczbę procesorów, ale także rdzeni CPU. Na te wszystkie czynniki nakłada się jeszcze strategia dostawców, którzy coraz częściej nie są jedynie producentami aplikacji biznesowych, ale całych platform technologicznych służących do integracji różnych systemów. Oprogramowanie ERP rozwija się tak dynamicznie, że producenci systemów nie chcą ograniczać możliwości przyszłych zarobków. Dlatego każdy z nich stosuje unikalny model naliczania opłat.

Oracle - będący dziś dostawcą o najszerszej chyba ofercie aplikacji biznesowych - proponuje trzy podstawowe modele licencjonowania. Pierwszy z nich to model "komponentowy", oparty na prostym pomiarze liczby użytkowników nazwanych dla każdego z modułów aplikacji. Drugi to model "pakietowy", w którym dla konkretnej liczby użytkowników tworzy się określone zestawy licencji dostosowane do ich potrzeb. Wreszcie model "korporacyjny" oparty na miarach związanych z wielkością biznesu klienta (miernikiem może tu być np. roczny przychód firmy), zakładający dostęp do określonego zestawu modułów nieograniczonej liczby użytkowników i w razie potrzeby dodatkowo skorelowany z licencjami baz danych.

Dylematy kupującego

Który z tych modeli jest najkorzystniejszy? Jak mówią przedstawiciele Oracle, firmy, która ma niewielu użytkowników aplikacji biznesowych, a ich zadania są dobrze określone, najlepszym rozwiązaniem jest licencjonowanie komponentowe. W przypadku firm średniej wielkości - które planują instalację więcej niż czterech modułów - najbardziej opłacalny będzie model pakietowy, dający bardzo dużą swobodę w przyznawaniu dostępu do funkcji użytkownikom o różnych potrzebach.

"Duże przedsiębiorstwa, posiadające ponad 300 użytkowników systemu, zwłaszcza te, w których liczba ta ulega częstym zmianom, zapewne najwięcej korzyści odniosą z licencji trzeciego typu, która daje nielimitowany dostęp do aplikacji i pozwala firmie działać w dowolny sposób, bez potrzeby dokupywania licencji dla rosnącej liczby użytkowników. Ten model będzie np. korzystny dla firm działających w systemie zmianowym. Chociaż na tym samym stanowisku będzie działało dwóch lub nawet trzech pracowników, cena licencji dla takiego stanowiska będzie taka sama jak przy pracy jednozmianowej" - mówi Rafał Kupis, dyrektor ds. sprzedaży aplikacji do sektora przemysłowego w Oracle Polska.

W przypadku aplikacji innych dostawców preferowanym wzorem licencjonowania jest model "na użytkownika". "To dość wygodne dla dostawców, którzy mogą łatwo kontrolować to, co robi użytkownik. Znacznie łatwiejszy jest wówczas także proces audytu oprogramowania" - twierdziMonika Uiterwijk, doradca w zakresie doboru i negocjacji procesu licencjonowania w spółce doradczej Source-One. Nie zawsze jednak jest to model najbardziej ekonomiczny z punktu widzenia odbiorców aplikacji, którzy choćby ze względów wydajnościowych mogą preferować rozwiązania bazujące na nowoczesnych platformach wielordzeniowych.

Błędy łatwe do uniknięcia

Jak zatem wybrać najlepszy model licencjonowania? Najważniejsza oczywiście jest dogłębna analiza: potrzeb samego klienta, ale także funkcji ocenianych aplikacji. Mimo że w przypadku aplikacji ERP dużo mówi się o standardowych funkcjach, to zwykle ten standard nie oznacza dokładnie tego samego. Wynika to po części z przyjętej polityki w zakresie sprzedaży, po części jest następstwem samego rozwoju aplikacji. Nawet w obszarach tak dokładnie zdefiniowanych, jak kadry i płace czy zarządzanie personelem, kupującego mogą czekać przykre niespodzianki. Już na etapie analizy warto rozstrzygać wszelkie pojawiające się wątpliwości. Tym bardziej że pozornie dodatkowa, nieistotna na etapie wstępnych analiz funkcja może okazać się kluczowa w realizacji całego projektu. "Szczegółowa wiedza na temat zasad licencjonowania jest często dopiero na poziomie korporacji, więc zdobycie odpowiedzi zajmuje trochę czasu. Dlatego warto zacząć starać się o uzyskanie takiej wiedzy odpowiednio wcześnie" - mówi Monika Uiterwijk.

W procesie analizy i zakupu oprogramowania warto polegać przede wszystkim na opiniach własnych, ewentualnie niezależnych doradców. "Z mojego doświadczenia wynika, że dostawcy nie zawsze dokładnie spisują, czy wręcz chcą przedstawić funkcjonalność produktów" - wyjaśnia Monika Uiterwijk. To samo dotyczy sugerowanej liczby licencji. Jest oczywiste, że dynamiczna firma powinna kupić liczbę licencji przewyższającą nieco jej obecne potrzeby, choćby po to by elastycznie móc rozszerzać pulę użytkowników korzystających z systemu. "Taki zapas powinien jednak sięgać 5-10% liczby licencji, a nie 50%, jak to się zdarza w niektórych przypadkach" - mówi Monika Uiterwijk.

Chcąc zabezpieczyć sobie możliwość nieograniczonego rozwoju instalacji, warto zadbać też o kwestię ewentualnych cesji oprogramowania na inne firmy. Liczba fuzji i przejęć wciąż rośnie. Dobrze więc upewnić się, czy ewentualne przekazanie prawa do użytkowania oprogramowania przez podmiot, przejmujący bądź przejmowany, jest w ogóle możliwe. "W większości umów cesja jest opisana dość ogólnie, zwłaszcza w zakresie praw do podziału licencji w przypadku rozdziału firmy" - twierdzi Monika Uiterwijk. Najlepiej dowiedzieć się tego zawczasu, jeszcze zanim realia zewnętrzne zmuszą nasze przedsiębiorstwo do zaakceptowania każdego z proponowanych nam przez dostawcę warunków.

Pozorna rewolucja

Większość z tych dylematów powinna zniknąć wraz z upowszechnieniem się nowych modeli dystrybucji oprogramowania, takich jak Software-as-a-Service. Powinna, ale zapewne nie zniknie, choć stanowić będzie wartościową alternatywę. "Nie sądzę, żeby SaaS wyeliminował dotychczasowe modele korzystania z oprogramowania na podstawie licencji, chociażby ze względu na sprawy bezpieczeństwa. Zresztą zapewne także w obrębie modelu SaaS pojawi się wiele wariantów, które będą komplikowały sprawy w niemal równym stopniu co w przypadku «tradycyjnych» modeli licencjonowania" - mówi Monika Uiterwijk. To niestety oznacza, że kupujący będzie miał jeszcze większy problem z wyborem modelu licencjonowania. Na szczęście wachlarz potencjalnych korzyści, które będzie mógł uzyskać dzięki odpowiednim decyzjom zakupowym, będzie na tyle duży, że nie powinien żałować czasu spędzonego na analizach.