Od IT wymaga się obecnie równocześnie dostarczenia usług o odpowiedniej użyteczności oraz zagwarantowania ich dostępności, pojemności, bezpieczeństwa i ciągłości. W związku z tym traci na aktualności mówienie o inwestycjach w IT. Dziś są to inwestycje biznesowe wykorzystujące technologie informacyjne.

Zarządy coraz częściej oczekują od menedżerów informatyki zademonstrowania, jaką biznesową wartość dostarcza IT. Cele biznesowe nadają zatem priorytety wszystkim działaniom w obszarze IT. Następuje charakterystyczne przejście od zarządzania IT do efektywnego dostarczania wyników oczekiwanych przez biznes. W konsekwencji zmianie ulegają metody zarządzania informatyką i pojawia się stosunkowo nowa potrzeba stosowania przemyślanego nadzoru IT - IT Governance.

Rolą nadzoru IT jest integracja i instytucjonalizacja dobrych praktyk zapewniających wsparcie przez IT realizacji celów przedsiębiorstwa. Dzięki temu przedsiębiorstwo jest w stanie wykorzystać w największym stopniu posiadane informacje i maksymalizować wynikające z nich korzyści, budując w ten sposób swoją przewagę nad konkurencją i wartość samego przedsiębiorstwa. Kluczową rolę nadzoru IT potwierdzają także wyniki światowych badań (m.in. Weila i Rossa: "IT Governance. How Top Performers Manage IT Decision Rights for Superior Results", opublikowane przez Harvard Business School Press, Boston 2004) wskazujące, że przedsiębiorstwa posiadające najbardziej zaawansowane rozwiązania w zakresie nadzoru IT mają o ponad 20% większą rentowność w stosunku do firm z tego samego sektora i o podobnych strategiach, które jednak mają nieefektywny nadzór IT.

Impuls biznesowy

Bieżące zarządzanie środowiskiem IT przynosi wiele wyzwań wymagających szybkich i odpowiedzialnych decyzji o konsekwencjach daleko wykraczających poza obszar informatyki. Dodatkowe trudności i komplikacje pojawiają się w przypadku dokonywania modyfikacji w aplikacjach, technologiach i infrastrukturze. Wymuszają one skomplikowane procesy zarządzania zmianą w usługach, mające na celu zaspokojenie potrzeb biznesu. W sytuacji gdy zmiana dotyczy dużej części organizacji, zaczynamy mierzyć się z zasadniczo nowym, nieznanym środowiskiem IT. W takich sytuacjach nowoczesny menedżer powinien rozważyć wdrożenie nadzoru IT w oparciu o sprawdzony standard.

Co zrobić, gdy w wyniku szybkiej konsolidacji spółek nowo powstałe środowisko IT jest nieustabilizowane, sprzęt i aplikacje nie są objęte procesem standaryzacji, a w całym systemie brak spójnej polityki i jednolitego standardu zarządzania środowiskiem? Jak rozpocząć proces zarządzania nim tak, by w szybki sposób zidentyfikować obszary wymagające najpilniejszych korekt i te, w których przeprowadzone zmiany przyniosą najlepsze efekty? Jak określić krótko- i długookresowe cele dla rozwoju systemu zarządzania środowiskiem IT w powiązaniu z celami i priorytetami biznesowymi?

Największa firma górnicza w Europie

Kiedy w 2003 r. w wyniku integracji samodzielnych dotychczas spółek węglowych utworzono Kompanię Węglową, stała się ona największym przedsiębiorstwem górniczym w Europie. Z pięciu wielozakładowych spółek węglowych, posiadających wypracowane standardy organizacji obsługi informatycznej, powstało nowe, zróżnicowane środowisko IT. Charakteryzowała je z jednej strony zróżnicowana i rozproszona struktura bieżącej obsługi informatycznej, a z drugiej - mnogość i różnorodność wykorzystywanych systemów.

Poszczególne grupy oddziałów posiadały własnych dostawców komponentów klasy ERP, a w poszczególnych zakładach wykorzystywano 250 rodzajów oprogramowania biurowego i inżynierskiego i blisko 150 różnego typu serwerowych systemów wspomagania produkcji. Różnorodny był także sposób organizacji bieżącej obsługi. Opierała się ona zarówno na wykorzystaniu własnych służb informatycznych kopalń, jak również jednostek organizacyjnych KW czy też podmiotów zależnych.

Sytuacja ta była przyczyną wielu problemów koordynacyjnych i kontrolnych, nie pozwalając na optymalizację środowiska. Konieczne było pilne dokonanie analizy całości systemu dla określenia zmian niezbędnych dla zapewnienia właściwego wsparcia procesów biznesowych i ograniczenia ryzyka związanego z wykorzystaniem systemów IT.

Odpowiedź IT

Do oceny systemu zarządzania środowiskiem informatycznym w Kompanii Węglowej wykorzystano standard COBIT. Jego zastosowanie pozwoliło na dokonanie szybkiej, obiektywnej i wiarygodnej oceny całego środowiska informatycznego przedsiębiorstwa. Dzięki wykorzystaniu najlepszych praktyk osadzonych w modelach dojrzałości COBIT możliwe stało się także przygotowywanie rekomendacji działań sprawiających, że środowisko informatyczne staje się wydajniejsze, stabilniejsze i bezpieczniejsze, przez co lepiej wspiera przedsiębiorstwo w osiąganiu celów biznesowych.

Modele dojrzałości COBIT, które zastosowano do oceny systemu zarządzania środowiskiem IT, w swoim założeniu stanowić miały narzędzie do badań porównawczych (benchmarking), umożliwiających określenie miejsca instytucji w dziedzinie praktyk i efektywności zarządzania procesami na tle innych instytucji i podobnych jednostek z danej branży. Ich zastosowanie pozwoliło na względnie łatwą ocenę dojrzałości analizowanego procesu od nieistniejącego (poziom dojrzałości 0) do optymalnego (poziom dojrzałości 5) i wskazanie obszarów, w których należy podjąć działania dla poprawy wyników.

Zaletą wykorzystania modeli dojrzałości była tu także prostota tej metody oraz jej powtarzalność. Dla przeprowadzenia oceny systemu zarządzania IT przygotowane zostały arkusze pytań kontrolnych, w których pytania pogrupowane zostały w 34 procesy zgodne z COBIT. Ocena prowadzona była dla każdego ocenianego procesu, a do jej przeprowadzenia użyta została sześciopunktowa skala od 0 do 5. W celu uniknięcia nieporozumień wynikających z nieznajomość lokalnej specyfiki organizacji zastosowano formułę ankietyzacji. Dzięki temu udało się uzyskać informację o sytuacji występującej na niższych poziomach struktury organizacyjnej. W wyniku przeprowadzonego badania uzyskano szereg ważnych, szczegółowych informacji, opisujących aktualny stan środowiska informatycznego, stopień zabezpieczenia systemów i danych oraz poziom nadzoru nad systemami IT. Na ich podstawie przygotowano opisowe oceny obecnego poziomu nadzoru.