Zeelandia zajmuje się produkcją i sprzedażą dodatków piekarniczo--cukierniczych zakładom działającym w Polsce. Wdrożony w firmie system ERP zwrócił się w ciągu kilku miesięcy.

Zatrudniająca nieco ponad 100 pracowników Zeelandia obsługuje 3, 4 tys. działających w Polsce piekarni i cukierni. Wśród nich znajdują się piekarnie przemysłowe i należące do sieci handlowych, ale również dystrybutorzy i piekarnie rodzinne. Jak to możliwe, że Zeelandii udało się uzyskać zwrot z wdrożenia systemu ERP w ciągu kilku miesięcy?

"Działamy w przemyśle spożywczym obracając produktami o określonych terminach przydatności do spożycia. Oznacza to, że część towaru staje się przeterminowana i trzeba go zlikwidować. Dziś, dzięki zastosowaniu skanerów sprzężonych z systemem ERP, straty z tego tytułu są znacznie mniejsze" - wyjaśnia Mariusz Glaza, starszy analityk systemów w Zeelandia. Wdrożenie systemu ERP zamknęło się w kwocie ok. 500 tys. zł. Podobnej wartości zapasy spisywano wcześniej każdego roku na straty. W ciągu kilku miesięcy udało się zmniejszyć kilkukrotnie odpisy przeterminowanych produktów. Ale to nie wszystko.

Kolejne sukcesy to wprowadzenie spójnej polityki rabatowej przekładającej się na znaczne oszczędności. Lepsza jakość danych pozyskiwanych ze scentralizowanego systemu informatycznego, w połączeniu z narzędziami analitycznymi, pozwala znacznie szybciej dostosować się do zmieniającego się rynku. W przypadku Zeelandii pozyskana informacja przyczyniła się do otwarcia nowego kanału sprzedażowego o dużej dynamice wzrostu.

Otwartość rozwiązania

Zeelandia dysponowała wcześniej systemem zintegrowanym Exact w wersji DOS. W trakcie poszukiwań nowego systemu zdecydowano, że część elementów, m.in. księgowość, nie będzie poddawana zbyt wnikliwej analizie, gdyż wszystkie brane pod uwagę systemy powinny w zasadzie obsługiwać ją prawidłowo. Za najważniejszą uznano otwartość sytemu na rozwiązania komplementarne, m.in. system magazynowy, którego - w wybranym ostatecznie systemie Scala - w takim kształcie nie było. "Uznaliśmy, że użytkownicy nie zgodzą się na rezygnację z systemu magazynowego, więc z udziałem firmy Think stworzyliśmy odpowiednie rozwiązanie i zintegrowaliśmy z systemem ERP" - wyjaśnia Mariusz Glaza.

Poza systemem ERP szukano także rozwiązania kwestii obsługi sprzedaży. Zeelandia szukała systemu umożliwiającego zarządzanie kontaktami z klientami i prowadzenie polityki rabatowej. Tutaj również pomogła współpraca z Think. "Nasi klienci kontaktują się nie tylko z naszymi przedstawicielami, ale również z technologami i piekarzami przeprowadzającymi tzw. testy technologiczne, czyli np. wykonującymi wypieki z wykorzystaniem naszych produktów na maszynach należących do piekarni przemysłowej będącej obecnym lub potencjalnym klientem. Chcieliśmy mieć informacje na temat wszystkich tych aktywności w jednym miejscu" - mówi Mariusz Glaza.

Jeśli w czasie wizyty przedstawiciela handlowego klient poprosi o wizytę technologa, informacja na ten temat trafia do systemu, a stamtąd do przedstawicieli makroregionalnych, którzy z kolei przesyłają ją odpowiednim specjalistom. Szykująca się do spotkania osoba może wcześniej zorientować się, jakie problemy poruszał przedstawiciel handlowy, czy klient był na targach, odwiedził ekspozycję firmy itd. Po teście zobowiązana jest wprowadzić do systemu odpowiednią informację i zrealizować przedstawione mu zadania. Listy zadań otrzymują też asystentki, które - mając do dyspozycji stronę połączoną z systemem Scala, dane historyczne na temat sprzedaży i informacje na temat polityki rabatowej - dzwonią do klientów i zbierają zamówienia.

Plany na przyszłość

"Chcielibyśmy udostępnić klientom aplikację, która pozwoliłaby na korzystanie z naszych receptur, kalkulacji i atestów. Mamy w tej chwili szereg produktów, np. miks do wypieku ciasta jogurtowego czy babki, i udostępniamy w Internecie kilkaset receptur opartych na naszych produktach. Na razie klienci mogą wejść na stronę, wybrać recepturę i skalkulować koszty produkcji. Chcielibyśmy dojść do sytuacji, gdy udostępnimy im naszą aplikację, która pozwoli na pobranie receptur, kalkulowanie kosztów, przygotowanie produkcji i złożenie zamówienia na potrzebne produkty. Coś w rodzaju małego systemu IT dla piekarni, które nie mają jeszcze tego rodzaju rozwiązań" - wyjaśnia Mariusz Glaza.

Innym pomysłem firmy jest geokodowanie klientów, czyli stworzenie mapy wszystkich polskich piekarni i cukierni, która nie tylko ułatwi przedstawicielom handlowym i piekarzom planowanie i realizację wizyt, ale usprawni też logistykę dostaw produktów, także pod względem finansowym. Być może z czasem okaże się, że do niektórych odbiorców bardziej opłaca się wysłać firmę kurierską. Obecnie odbiorniki GPS zakładane są we wszystkich samochodach należących do firmy.