Na ostatnim kursie prowadzonym w Polsce usłyszałem od słuchaczy, że Amerykanie to ludzie "zawsze szczęśliwi". Autor tej wypowiedzi z pewnością nie spotkał amerykańskiego szefa projektu wdrożenia systemu ERP. Ten artykuł jest o tym, jak pozostać przy zdrowych zmysłach - i do tego szczęśliwym - będąc szefem projektu ERP.

Projekt ERP to zazwyczaj projekt zakrojony na wielką skalę i trudny do objęcia w całej swej okazałości, plątanina skomplikowanych szczegółów, które trudno jest śledzić i którym trudno jest nadawać odpowiednie priorytety. Powodzeniem lub niepowodzeniem projektów ERP zainteresowane są setki osób i wszystkie te osoby niecierpliwie oczekują (lub nie) najnowszych informacji. Większość czyha na każdą okazję, by wprowadzić jakieś zmiany w projekcie. Szef całego wdrożenia zarządza co najmniej kilkoma menedżerami podprojektów, odpowiedzialnymi za wdrożenie kolejnych modułów, które w całości tworzą system ERP. Ten sam człowiek jest jednocześnie czymś w rodzaju piorunochronu, ściągającego na siebie niezadowolenie osób zainteresowanych projektem. Krótko mówiąc, kierownik projektu jednocześnie zarządza mniejszymi podprojektami próbując ogarnąć wszystkie potrzebne połączenia i interfejsy i dyryguje orkiestrą interesariuszy projektu (a zestrojenie tej orkiestry to naprawdę poważne zadanie z zakresu przywództwa).

Po pierwsze szkolenia

Jestem przekonany, że najistotniejszym kluczem do sukcesu wdrożenia systemu ERP jest wspólny język, którym posługują się wszystkie zaangażowane w przedsięwzięcie strony. Mam tu na myśli język i zasady zarządzania projektami. Prowadzę wykłady z zarządzania projektami w 30 krajach. Kiedyś spostrzegłem, że uczestnicy chińskiego kursu w pewnym momencie zwątpili w moje instruktorskie kompetencje, gdyż okazało się, że nie znam definicji terminu "łuubas". Szybko odkryłem, że w Chinach "łuubas" jest nowym sposobem wymawiania akronimu WBS, czyli Work Breakdown Structure (struktura podziału pracy). Nie omieszkałem poinformować moich kursantów, że zrozumiałem już znaczenie tego terminu, co nieco ich rozpogodziło. Język zarządzania projektami staje się językiem uniwersalnym na całym świecie i trudno jest bez jego znajomości prowadzić projekty.

Projekty ERP mają swoją głębokość i szerokość. Mają wpływ na setki interesariuszy (szerokość) i są prowadzone przez kluczowy zespół ERP, zespoły podprojektowe i operacyjne grupy wsparcia (głębokość). Szef projektu ERP musi mieć pewność, że raporty statusu, które otrzymuje od wszystkich zespołów podprojektowych, oparte są na faktach, a nie wzięte z sufitu. Aby można było dyskutować o faktach, wszyscy muszą posługiwać się terminologią i definicjami, które są powszechnie zrozumiałe. Z pewnością szef projektu wdrożenia będzie miał nieraz do czynienia z niezrozumiałymi dla niego szczegółami technicznymi, ale terminologia projektowa i biznesowa powinny być spójne i zrozumiałe dla wszystkich uczestników projektu.

Większość projektów ERP zaczyna się od kiepskiego zdefiniowania wymagań biznesowych. Jeśli również w samych strukturach organizacyjnych projektu są trudności z jasną i skuteczną komunikacją, to ta już na starcie trudna sytuacja staje się nie do zniesienia. Pracownicy na wszystkich poziomach organizacji muszą rozumieć stopień trudności wdrożenia systemu ERP i dlatego szkolenie musi być kluczową częścią projektu.

Kwestie zarządzaniai kontroli projektu

Kontrola projektu to śliska sprawa. Projekt jest jak ośmiornica: kiedy już udało ci się chwycić jedno ramię, to drugie wyślizguje się i wali cię w nos. Istnieje pewien czynnik, pewna zasada, do której muszą zastosować się wszystkie bez wyjątku projekty. Doba ma tylko 24 godziny (z dokładnością do kilku sekund). Wszyscy mieszkańcy naszej planety muszą pogodzić się z tym ograniczeniem. Kiedy jest się kierownikiem projektu, to wielokrotnie okazuje się, że umiejętność naginania lub rozciągania czasu byłaby bardzo przydatna. Niestety, to niemożliwe. Czas - również czas menedżera projektu - ma swoje ograniczenia i musimy zdecydować, jak go wykorzystać. Do prowadzenia projektu ERP nie wystarczy zwykły kierownik projektu podrasowany sterydami. Menedżer projektu ERP musi dysponować zupełnie innym zestawem umiejętności, nie zapominając jednocześnie tego, czego nauczył się podczas innych przedsięwzięć. Po pierwsze, wdrożenie projektu ERP wymaga udziału menedżerów prowadzących podprojekty. Szef wdrożenia nie ma czasu na to, by nadzorować każdy podprojekt i sterować nim. Krytyczne dla zrozumienia aktualnego stanu zaawansowania każdego podprojektu są raporty z jego wykonania. Po drugie, interesariusze projektu muszą być informowani o kwestiach, które są dla nich istotne. I wreszcie po trzecie, menedżer projektu musi mieć kryształową kulę do przewidywania przyszłości. W jaki sposób utrzymać kontrolę nad wszystkimi danymi, które ujmuje się w raportach, informacją dla interesariuszy i prognozami na przyszłość? To naprawdę ogromne zadanie, a przecież nie wspomniałem jeszcze w ogóle o zgraniu wymagań technicznych i funkcjonalnych dla każdego podprojektu, ani o wymaganej wielopoziomowej integracji. Czy czujecie już ból głowy?

Projekt na mapie

Chciałbym pokazać Wam, co dla menedżera projektu ERP może zrobić MindManager. MindManager firmy Mindjet to jedno z tych narzędzi, którymi powinien posługiwać się każdy szef projektu ERP. Pomaga utrzymać odpowiedni kurs i cały czas obejmować wzrokiem całość wdrożenia, a jednocześnie zyskać dostęp do informacji o szczegółach projektu podanej w uporządkowany sposób, przy czym informacja ta może zostać podana w dowolnym formacie obsługiwanym przez pakiet Microsoft Office. Każda porcja informacji może zostać rozbita na wiele mniejszych elementów. Głębokość mapy przedstawiającej zarys projektu jest prawie nieograniczona, przy czym mapy mogą być opatrywane ikonami, obrazkami czy numeracją, która poprawia zrozumienie. Przekształcanie map jest łatwe, łatwo jest też przekształcić efekty burzy mózgów w logiczne struktury. Każdy logicznie wyodrębniony fragment mapy może być szybko ukrywany i odkrywany za pomocą mechanizmów filtrujących. Złożonymi mapami MindManagera można manipulować na wiele sposobów, by zaprezentować tylko właściwe informacje we właściwym czasie. MindManager to również łatwy do ogarnięcia "pulpit sterowniczy". Zakres informacji, które można uzyskać za pomocą tego programu, jest niesamowity. Można stworzyć całkowicie modyfikowalną stronę internetową za pomocą kilku kliknięć. Można łatwo wymieniać informacje na temat poszczególnych zadań z programem Microsoft Project. W programie MindManager zaszyte są szablony projektów użyteczne dla menedżerów podprojektów. W tym artykule mogę dać czytelnikom jedynie mgliste pojęcie o możliwościach tego programu. Zachęcam do odwiedzenia stronyhttp://www.mindjet.com i ściągnięcia w pełni funkcjonalnej wersji testowej.