Zarządzanie cyklem życia informacji to sposób na ograniczanie kosztów wielu operacji IT drogą wdrażania systemów i narzędzi obsługujących zasoby danych, działających zgodnie z regułami polityki IT.

Szefowie działów informatycznych coraz więcej uwagi zaczynają poświęcać zarządzaniu cyklem życia informacji (ILM - Information Lifecycle Management), ponieważ dyscyplina ta daje nadzieję na zmniejszenie kosztów wielu operacji. Ma się tak stać dzięki automatyzacji i wdrażaniu systemów oraz narzędzi opartych na regułach polityki IT.

Ponadto można się spodziewać, przynajmniej w teorii, polepszenia poziomu jakości usług (QoS) i jednoczesnego zmniejszenia kosztów zarządzania i wyposażania w pamięci masowe, replikacji i bezpieczeństwa. ILM wspomaga także ochronę danych związaną z obowiązującymi przepisami.

Implementacja ILM wymaga jednak klarownej i przejrzystej strategii. Do tego celu musi być wyznaczony zarówno personel, jak i zasoby operacyjne, a także przeprowadzone rozpoznanie tego, jakie dane muszą być obsługiwane. Zainicjowanie projektu ILM wymaga integracji, synchronizacji, a być może nawet unifikacji planów różnych komórek organizacyjnych spoza IT. Przy ich dużej liczbie, niezależnie od ich wielkości, konflikty interesów i inne strategiczne uwarunkowania mogą wywierać istotny wpływ na ten proces.

ILM, wbrew zapewnieniom niektórych dostawców, to nie pojedynczy produkt, który można po prostu zakupić. Jest to kombinacja technologii, usług i wielu innych elementów, takich jak doskonałe rozpoznanie potrzeb biznesu.

W miarę jak ILM przemieszcza dane do różnych warstw pamięci masowej, zmienia się wartość danych, potrzeby przemieszczania i wymagania aplikacyjne. To, co dzisiaj uchodzi za najważniejsze repozytorium danych, jutro może być uznane za drugorzędne i w konsekwencji możliwe do archiwizowania np. na taśmach. Ważne więc jest przekonanie różnych komórek organizacyjnych do celów ILM.

Walka o świadomość

Za kluczowy element tego procesu należy przyjąć zaprojektowanie w organizacji poprawnych metod oceny informacji będących w użyciu.

Oznacza to konieczność ankietowania różnych grup użytkowników, licząc się z tym, że pytania im stawiane mogą okazać się dla nich zbyt trudne, aby mogli na nie sensownie odpowiedzieć. Czy wszystkie dane, jakimi zarządzają, są krytyczne dla biznesu? Być może nie. Skłonienie użytkowników do dokładnego rozpoznania tego i odzwierciedlenia tej wiedzy w porozumieniach o poziomie jakości usług pozwoli na lepsze alokowanie i ustawianie priorytetów zasobów IT. W rezultacie IT może lepiej dostroić swoją infrastrukturę do potrzeb użytkowników i utrzymywać ją zawsze w stanie optymalnym - zarówno z punktu widzenia kosztów, jak i znaczenia. Niestety, przekonanie wszystkich użytkowników do tego, że nie wszystkie dane, z którymi pracują, są żywotne dla prowadzenia biznesu na każdym etapie ich życia, często jest wysiłkiem ogromnym.

Nie tak od razu

ILM nie można stworzyć w ciągu kilku dni. Duże organizacje, które współpracują z wieloma partnerami, mogą potrzebować tygodni lub miesięcy, aby przejść przez proces wczesnego planowania. Ponieważ każda sytuacja wymagać będzie udoskonalania polityki migracji danych, która musi być wcześniej dokładnie przetestowana, projekty pilotowe powinny zawsze poprzedzać wdrożenia w całej organizacji.

Projekt ILM jest też dobrą okazją dla inwestycji w infrastrukturę - wiele ośrodków może wykorzystać takie projekty do konsolidacji rozproszonych zasobów pamięciowych. Innymi słowy, pełny projekt ILM może rozciągać się na lata.

ILM wymaga także zastosowania nowych technik automatyzacji zarządzania danymi w takich obszarach, jak replikacje, migracje, ochrona i bezpieczeństwo. Wielu dostawców może wspomagać osiąganie efektywniejszych poziomów operacyjnych. Planowanie strategii i analiza głównych ofert dostawców jest przedsięwzięciem wieloetapowym. W implementacji ILM można wyróżnić sześć podstawowych kroków.

1. Identyfikacja potrzeb

Wiele powodów może skłonić organizacje do rozpoczęcia projektu ILM, ale dwa są najważniejsze: chęć zaimplementowania pamięci hierarchicznej w celu obniżenia kosztów oraz potrzeba ustalenia zgodności korporacyjnych praktyk IT z przepisami o ochronie danych.

Należy w tym celu określić, czy organizacja używa swoje zasoby pamięciowe w sposób optymalny. Jeżeli duże wolumeny danych są w stanie online, ale niektóre z tych danych są już mocno leciwe, a także jeżeli dysponuje się jednym rodzajem pamięci, to z dużym prawdopodobieństwem dane o dużej i małej wartości są wymieszane. Jest to wyraźny sygnał, że strategia przechowywania danych wymaga zrewidowania. Należy też określić, jakie wymagania ochrony danych obowiązują lub mają obowiązywać w organizacji.

2. Definiowanie strategii ILM

U podstaw ILM leży rozpoznanie wartości danych, tak więc pojawia się pytanie: co trzeba wiedzieć, aby poprawnie ocenić wartość danych? Przede wszystkim należy zidentyfikować typy plików, użytkowników z nich korzystających i kluczowe słowa w nich zawarte. Można to osiągnąć jedynie przy współpracy z właścicielami danych.

Należy rozpoznać potrzeby użytkowników. Wczesne zaangażowanie poszczególnych działów biznesowych pomaga określić z większą precyzją, co jest rzeczywiście niezbędne i wystarczające. Rezultatem takich rozstrzygnięć mogą być porozumienia o poziomie usług (SLA), które są pochodną żądań użytkowników i zapewniają oczekiwany poziom usług.

W tym kroku należy też zweryfikować cykle życia danych. Cykl życia danych jest funkcją ich wartości biznesowej. Nie zawsze jednak można precyzyjnie określić, kiedy wartość danych się zmienia. Dlatego też należy weryfikować zmiany wartości dla każdego cyklu życia z punktu widzenia co najmniej dwóch źródeł, przy czym to drugie źródło powinno być działem, który jest właścicielem danych, a pierwsze obeznane z potencjalnymi implikacjami prawnymi.