Rozmowa z Wiesławem Urbankiem, doradcą Umbrella Consulting.

Jakim wymaganiom muszą sprostać systemy elektronicznego obiegu dokumentów, aby była zapewniona zgodność obsługiwanych przez nie procesów z normami ISO?

Międzynarodowe standardy dotyczące systemów zarządzania wymagają, aby dokumenty w organizacji były nadzorowane. Wymaganie to spełniamy opracowując procedurę, która w oparciu o standard precyzuje, na czym ten nadzór polega. Przekładając to na język potoczny mówimy "opracuj procedurę, w której podasz: w jaki sposób są zatwierdzane wewnętrzne dokumenty przed wydaniem, w jaki sposób identyfikowany jest ich status ważności (czyli jak odróżnić dokument aktualny od nieaktualnego), w jaki sposób wprowadzane są zmiany do dokumentów, jak jest zabezpieczony dostęp do dokumentów w miejscach ich użytkowania, jak identyfikujemy, rozpowszechniamy i nadzorujemy dokumenty pochodzące z zewnątrz, jak chronimy się przed niezamierzonym używaniem dokumentów nieaktualnych, w jaki sposób dokumenty są identyfikowane".

Jak przebiega w praktyce integracja elektronicznego obiegu dokumentów z procedurami określonymi w normach ISO? Na co trzeba zwracać szczególną uwagę, co sprawia największe trudności?

Praktyka w tym zakresie nie sprawia większych problemów. Pamiętajmy, że obecnie dokumenty powstają zazwyczaj już w formie elektronicznej, a funkcjonująca w organizacji poczta elektroniczna umożliwia ich mobilny obieg zgodnie z przyjętymi zasadami dostępu i odpowiednim rozdzielnikiem. Wdrażanie standardów zarządzania pozwala jednak na uporządkowanie podejścia m.in. do sposobu obiegu dokumentów w firmie. Pojawia się bowiem standardowa, oparta na dobrych praktykach koncepcja umożliwiająca zdefiniowanie pojęć dotyczących nadzorowania obiegu dokumentów.

Największe trudności w procesie efektywnego zintegrowania elektronicznego obiegu dokumentów z wymaganiami standardu ISO sprawia przełamanie określonych przyzwyczajeń pracowników organizacji, którzy zazwyczaj już stosują jakąś formę obiegu dokumentów. Unikając rozwiązań rewolucyjnych w procesie wdrażania tych wymagań, szukamy przede wszystkim wspólnego języka pomiędzy tym, co już jest a tym, co ma dopiero powstać. Dlatego dobry konsultant zaczyna kontakt z organizacją od inwentaryzacji jej zasobów i poznania funkcjonujących zasad obiegu dokumentów, poszukując w tych obszarach powiązań z wymaganiami, które mają być wdrożone.