Jeśli "oficjalne" aplikacje nie wydają się pomagać użytkownikom w ich pracy, ci zaczynają szukać rozwiązań alternatywnych, które w Internecie znaleźć jest coraz łatwiej. Im większy nacisk na rozwój systemów bezpieczeństwa, tym bardziej zażarta wojna trwa na linii oficjalny - nieoficjalny dział IT.

Shadow IT Department, czyli informatyczny gabinet cieni to zazwyczaj grupa wiodących użytkowników, którzy przynoszą do firmy nowe technologie konsumenckie i ustanawiają pewne trendy ich wykorzystania. Od kilku lat przepaść między tym, co dział informatyki chce i może zaoferować swoim użytkownikom a tym, co owi użytkownicy chcą zainstalować, bo czują, że jest im to potrzebne, staje się coraz większa.

Szefowie IT chcą, by stosowane rozwiązania informatyczne były solidne, niezawodne, bezpieczne, skalowalne i zgodne z wymaganiami formalno-prawnymi oraz standardami korporacyjnymi. W kolejce priorytetów działu IT pierwsze miejsce zajmuje łatwość zarządzania z punktu widzenia administratora - wygoda użytkowników plasuje się gdzieś na końcu tej listy. Łatwość zarządzania jest z kolei ostatnią rzeczą, która interesuje użytkowników. Użytkownicy zaczynają coraz bardziej zdecydowanie nalegać na dział IT, by zaoferował im potrzebne narzędzia, IT ich zbywa, więc użytkownicy zwracają się do gabinetu cieni... Rozbieżność między potrzebami użytkowników a rozwiązaniami narzucanymi przez IT istniała zawsze. Wcześniej chodziło o Excela i Accessa. Dziś chodzi o Skype'a, Gadu-Gadu, Google Docs and Spreadsheets i tysiące innych narzędzi dostępnych w Internecie, związanych przede wszystkim z komunikacją i pracą grupową.

IT a HR

Podobne zjawisko zachodzi od dawna w przypadku departamentów zarządzania zasobami ludzkimi. W każdej firmie istnieje formalna hierarchia określająca nazwy stanowisk, linie podporządkowania itd. W każdej firmie istnieje również struktura nieformalna, oparta na szacunku, naturalnym autorytecie osób najbardziej kompetentnych, relacjach międzyludzkich, historii dotychczasowych doświadczeń itd. Jeśli dział HR nie orientuje się, jak wygląda struktura nieformalna, cierpi na tym cała firma.

Formalne wypromowanie kogoś z samego dna nieformalnej hierarchii, czy niedocenienie kogoś cieszącego się autorytetem kolegów kończy się zazwyczaj firmowymi zamieszkami i odejściem najbardziej wartościowych ludzi. Zadaniem działu HR jest dążenie do tego, by struktura formalna i nieformalna stale się do siebie zbliżały. Jeśli w firmach istnieje - a na pewno istnieje - struktura nieformalna, to dzięki narzędziom takim jak blogi może stać się bardziej widoczna i wydajna. Problem w tym, że hierarchii formalnej hierarchia nieformalna może narobić mnóstwo problemów, a zachęcanie do jej ujawnienia może - z punktu widzenia oficjalnego establishmentu - narobić bałaganu. Innymi słowy, zachęcanie do takich inicjatyw, czy wręcz wspieranie ich wymaga tego, by na szczycie firmy siedzieli ludzie z charakterem, na tyle odważni, otwarci i pewni siebie, by zaakceptować wynik takiego eksperymentu - jaki by nie był.

Działy IT stoją teraz przed analogicznym wyzwaniem. Wypracowanie jakichś zasad współpracy z gabinetem cieni może być dla wielu firm jednym z ważniejszych zadań na najbliższe miesiące i lata.

Użytkownicy coraz bardziej "IT-savvy"

Wielu ludzi uważa, że dzięki technologii IT, zwłaszcza Internetowi, stali się bardziej produktywni. "Zwłaszcza Internetowi" oznacza tak naprawdę "głównie Internetowi", a tym samym nie technologiom dostarczanym przez korporacyjny dział informatyki. Jeśli użytkownicy są zdania, że narzędzia dostarczane przez IT nie spełniają ich wymagań i nie zaspokajają ich potrzeb, to po prostu ściągają sobie własne z Internetu. Tym samym jednak robią dziury w korporacyjnych systemach bezpieczeństwa, narażają poufność służbowych danych, przerzucając informacje w tę i z powrotem między różnymi urządzeniami, w różny sposób zabezpieczonymi i łączącymi się z kolejnymi sieciami i urządzeniami. Generalnie posługują się danymi swobodnie i beztrosko.

Zgodnie z badaniami The Pew Internet and American Life Project, 42% użytkowników Internetu ładuje z sieci programy komputerowe, 37% wykorzystuje komunikatory internetowe, 27% współdzieli pliki, a 25% podłącza się do Internetu za pomocą urządzeń bezprzewodowych. Konsekwencją zanikania podziałów między oprogramowaniem konsumenckim a profesjonalnym jest wykorzystywanie prywatnych urządzeń w pracy i urządzeń profesjonalnych w domu. Użytkownicy zawsze wykorzystywali własne narzędzia, ale ich obecne możliwości są znacznie większe. Pen-drive'y to gigabajty łatwej do przenoszenia pamięci. Google Docs and Spreadsheets to łatwa współpraca nad jednym, zawieszonym w Internecie plikiem widocznym dla ograniczonej grupy uprawnionych osób. Przenoszenie służbowych e-maili na komórki, palmtopy, Blackberry i podobne urządzenia staje się czymś zupełnie zwyczajnym.

Czym różni się firmowy dział IT od gabinetu cieni

Korporacyjne IT ma swoją strukturę. Jeden człowiek lub niewielka grupa ludzi kontroluje decyzje i podejmowane działania. Gabinet cieni nie ma struktury i przywódcy, jest amorficzny i zmienny. Powiązania między członkami gabinetu przebiegają we wszystkich kierunkach, podczas gdy korporacyjne IT wiąże się zazwyczaj od góry do dołu. Dlatego tak trudno jest pozbyć się gabinetu cieni - liderów jest wielu w różnych obszarach kompetencji, nie da się "zabić" kierownictwa z nadzieją, że pozbawione dowódcy oddziały rozproszą się po lasach.