Systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPM - Business Process Management) dostarczają narzędzi, metodologii i technik umożliwiających kontrolę nad całym cyklem zarządzania procesami biznesowymi. Pozwalają na oddzielenie logiki biznesowej od infrastruktury informatycznej, tworząc warunki do szybkiego tworzenia użytecznych biznesowo aplikacji.

Korzyści, jakie obiecują dostawcy oprogramowania BPM, brzmią często zbyt pięknie, aby były prawdziwe. Oferenci mówią o niższych kosztach projektowania aplikacji, skróceniu czasu wprowadzania produktów na rynek, sprawniejszym uzyskiwaniu zgodności z różnymi regulacjami prawnymi, a także nowych elementach pozwalających na optymalizację procesów biznesowych.

Oprogramowanie BPM nie może ulepszyć czegokolwiek samo z siebie - może natomiast stać się pożytecznym narzędziem w połączeniu z właściwym dokumentowaniem i analizowaniem biznesowym. W ramach własnego środowiska projektowania aplikacji BPM łączy projektowanie rozwiązań IT z modelowaniem biznesowym i pomiarem wydajności.

BPM może zapewniać co najmniej nowe, efektywniejsze medium, za pośrednictwem którego strona biznesowa może definiować swoje wymagania wobec IT. Może czerpać funkcjonalność z istniejących aplikacji i uwalniać logikę biznesową od zbytniej zależności od istniejącej infrastruktury IT.

Jednym z uciążliwych problemów dla potencjalnych użytkowników jest duża rozpiętość rozwiązań. Rozwiązania BPM pochodzą z wielu źródeł i tylko wytrawni konsultanci mogą rozpoznać, które z nich są najlepsze dla określonych środowisk.

Trochę większa klarowność w tym zakresie pojawia się dzisiaj, w formie zestawów BPM, zintegrowanych zbiorów narzędzi i komponentów runtime, przeznaczonych do tworzenia oprogramowania analogicznego do procesów biznesowych. Elementy takich zestawów pozwalają na modelowanie, wdrażanie i monitorowanie systemów BPM bez konieczności "zszywania" elementów technologicznych pochodzących od różnych dostawców.

Zestawy BPM, właściwie zastosowane, uwzględniają fakt, że wewnętrzne i zewnętrzne procesy - szczególnie te implementowane przez istniejące systemy biznesowe - mogą być trudne do modyfikowania. Zamiast więc przebudowywać istniejący stan rzeczy, pozwalają na optymalizację wydajności biznesowej poprzez zmianę logiki łączącej procesy. Projektowanie procesów w zestawach BPM przypomina schematy blokowe, z przypisami zawierającymi niezbędne szczegóły implementacyjne. Wymagają niewiele kodu, a logika procesu łatwo poddaje się zmianom, co kwalifikuje BPM jako styl sprawnego projektowania aplikacji.

Podstawy BPM

Terminem "proces biznesowy" można określić właściwie wszystkie działania w ramach organizacji: od procesu produkcyjnego, obiegu dokumentów, po obsługę klienta. Jest to ciąg kroków powtarzalnych i zdefiniowanych (definiowalnych), z elementem początkowym i końcowym procesu. Innymi słowy, proces biznesowy to seria powtarzalnych kroków wykonywanych przez organizację w celu uzyskania pożądanego efektu.

Natomiast Business Process Management to definiowanie i wprowadzanie dobrych praktyk oraz eliminowanie nieprawidłowych, co oznacza zdefiniowanie, jaki powinien być proces biznesowy, wdrożenie tego procesu oraz analizę akcji i ich rezultatów.

Systemy BPM są często określane jako rozwiązania umożliwiające projektowanie, analizę, optymalizację i automatyzację procesów biznesowych. Realizowane jest to poprzez oddzielenie logiki procesu od aplikacji, która zarządza tą logiką; zarządzanie relacjami pomiędzy uczestnikami procesu; integrację wewnętrznych i zewnętrznych zasobów; a także monitorowanie wykonania procesu.

Systemy te mają zapewniać automatyzację i kontrolę realizacji procesów biznesowych: wymuszanie konkretnych działań, sprawdzanie terminów wykonania oraz zapewnianie zgodności procesów z regulacjami zewnętrznymi i wewnętrznymi, takimi jak ustawy, umowy, czy procedury.

BPM zapewnia strukturę dla automatyzacji procesów angażujących ludzi oraz integracji istniejących systemów i gotowych aplikacji w ramach codziennych operacji, wprowadzając kontrolę procesów i polityki, która pozwala organizacji na zarządzanie ryzykiem i przestrzeganie zewnętrznych regulacji.

BPM rozpoczyna się od modelowania procesu, w którym bieżące i proponowane przebiegi procesów są szczegółowo dokumentowane, łączone z wyliczalnymi pomiarami wydajności i optymalizowane poprzez analizę symulacyjną.

Takie zoptymalizowane modele automatycznie generują szkielet implementacji IT w module projektowania procesu zestawu BPM, który jest graficznym narzędziem projektowania, łączącym schematy działań ludzi, integrację aplikacji oraz reguły biznesowe, tworząc wykonawcze rozwiązanie procesu. Skompletowany projekt procesu jest następnie wdrażany w motorze procesu i innych komponentach zestawu runtime BPM, gdzie prowadzi i śledzi zadania, integruje z zewnętrznymi systemami biznesowymi i wymusza reguły biznesowe.

Z chwilą, gdy instancje procesu zakończą swoje działania, motor procesu generuje zdarzenie w celu zaznaczenia tej sytuacji. Zdarzenia te są zbierane przez komponent zarządzania wydajnością zestawu BPM, który agreguje je w wielkości odzwierciedlające wydajność biznesową.

Komponent zarządzania wydajnością wykreśla te wielkości na tle założonych wartości wraz z wynikami kwerend analitycznych wykonanych środkami OLAP. Zapewnia także alarmy w czasie rzeczywistym i automatyczne rozwijanie procedur w sytuacji, kiedy tzw. KPI (Key Performance Indicator) odbiega od założonych wartości - taka możliwość, nazwana BAM (Business Activity Monitoring), jest często dołączana do zestawów BPM. Rzeczywiste dane o wydajności mogą zwrotnie zasilić modele procesu w celu rozpoczęcia nowego cyklu iteracyjnego jego ulepszania.

Odmienność podejść

Skupiając taką funkcjonalność, otrzymuje się kompletny stos: oprogramowanie do modelowania biznesu, analizę symulacyjną, działania użytkowników (human workflow), integrację aplikacji, odwzorowanie danych, reguły biznesowe, analizę wydajności, BAM i portale webowe. Wszystkie te elementy są niezależne i mogą pochodzić od specjalizowanych dostawców.

Jednak dzisiaj w obszarze BPM widać tendencje do upakowywania tych wszystkich elementów w ramach zestawu BPM - drogą partnerstwa, OEM czy przejęć. Ten trend rodzi konflikt pomiędzy dostawcami zestawów BPM a dostawcami narzędzi modelowania, rozwiązań BAM i integrującej warstwy pośredniczącej - każdy z nich chciałby opisywać BPM na swój sposób.

Jednak prawdopodobnie największą przyczyną zamieszania jest istnienie dwóch konkurujących architektur BPM. Jedna z nich opiera się na standardzie BPEL (Business Process Execution Language), szerzej propagowanym przez media, który implementuje procesy przez aranżacje web services w ramach środowiska SOA. Jest to obszar, w którym działają najwięksi dostawcy - IBM, Microsoft, Oracle i SAP.

Po drugiej stronie znajdują się specjalizowani dostawcy BPM: Fuego, FileNet, Pegasystems, Savvion, którzy używają architektury wywodzącej się z systemów workflow lat 90., jednej z lepiej przygotowanych do włączenia działań ludzkich w model procesu. W tych ofertach SOA i BPEL odgrywają drugorzędną rolę - skupiają się bardziej na integracji aplikacji, zamiast na opisywaniu procesów w układzie end-to-end.

Rozwiązania dużych dostawców wykorzystujące BPEL pracują lepiej w wypadku wkomponowywania web services do aplikacji, które dopuszczają niewielkie przepływy akcji użytkowników pełniących różne role w organizacji. Dostawcy specjalizowani od dawna kładą nacisk na implementację bez programowania, tak więc ich rozwiązania BPM zwykle zapewniają najprostszą drogę do praktycznej implementacji BPM. Wadą takiego podejścia jest to, że w przeciwieństwie do ich dużych konkurentów, ich oferta może być trudna do integracji z istniejącym środowiskiem aplikacyjnym.