Urząd Miasta Bydgoszczy nie wydaje kilkunastu milionów złotych rocznie na teleinformatykę, a mimo to jest bardzo sprawną instytucją. Liczy się skuteczność i efektywność przyjętych rozwiązań.

Bydgoszcz stawia na wyraziste symbole. Jan Twardowski, legendarny mag i czarnoksiężnik, dworzanin króla Zygmunta Augusta, codziennie pojawia się w oknie kamienicy na bydgoskim rynku. Wydaje się, że to dzięki niemu miasto z każdej wydanej złotówki na teleinformatykę wyczarowuje poczwórne korzyści. Ale może to wpływ Mariana Rejewskiego, matematyka i kryptologa, którego zespół rozszyfrował niemiecką Enigmę. To chluba bydgoskich informatyków. Znowuż władze miasta stawiają na Brdę. Tę rzekę porównują chętnie do systemów teleinformatycznych, bez których nie mogą się obyć. "Kiedyś rzeki łączyły ludzi, gdyż były środkiem transportu i komunikacji. Dzisiaj ich rolę przejęła teleinformatyka" - twierdzi Konstanty Dombrowicz, prezydent Bydgoszczy.

Z górnej półki

Dzięki nim urzędnicy korzystają z wydajnej sieci komputerowej. Miasto uruchomiło Centrum Powiadamiania Ratunkowego (CPR) w ramach Wydziału Zarządzania Kryzysowego oraz zakończyło wdrożenie hurtowni danych Systemu Informacji Przestrzennej. Rozpoczęto też budowę sieci szerokopasmowej. W rezultacie mieszkańcy mają sieć darmowych kawiarenek internetowych. Natomiast nad bezpieczeństwem Bydgoszczy czuwa sieć monitorowania miasta za pomocą kamer.

Dobrym przykładem udogodnień wprowadzonych przez miejskich informatyków jest system obsługi gońców. Koszty przesyłanej korespondencji "za potwierdzeniem odbioru i listów poleconych" były tak wysokie, że podjęto decyzję o budowie własnego rozwiązania, wspieranego informatycznie i logistycznie. Urzędowi gońcy są tańsi niż Poczta Polska. Ponad 90% korespondencji generowane jest z systemu zarządzaniem miasta Otago. Toteż należało tak zaprojektować system, aby nie powtarzać czynności wykonywanych przy wydawaniu decyzji w podsystemach. Opracowano system znakowania korespondencji kodem paskowym i przesyłania jej nagłówków do podsystemu Gońcy.

Zainstalowano aplikację na ponad 150 stanowiskach. Aplikacja informuje, kiedy poczta została dostarczona. "Przewidywane efekty finansowe wdrożenia systemu to ok. 20-25% kosztów dotychczasowych wysyłki" - mówi Ładysław Milancej, dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Bydgoszczy. Po wdrożeniu systemu w urzędzie rozszerzono jego funkcjonowanie na Zarząd Dróg Miejskich.

Pracownicy Ładysława Milanceja zajęli się również usprawnieniem pomocy technicznej dla pozostałych urzędników. W powielarniach utworzono trzyosobowe komórki zajmujące się: powielaniem dużych nakładów druków, przyjmowaniem zgłoszeń napraw i awarii sprzętu komputerowego, wydawaniem tonera, tuszy i podstawowego sprzętu komputerowego (myszki, klawiatury, podkładki, kable, a w najbliższym czasie również monitory i terminale). Skraca to czas reakcji na awarie i nie angażuje serwisu w proste naprawy, które może wykonać albo osobiście pracownik innego wydziału (wymiana tonera, tuszu, myszki czy klawiatury), albo przeszkolony pracownik powielarni (wymiana monitora, terminala). "Tym samym osiągamy maksymalną efektywność wprowadzanych rozwiązań przy minimalizacji kosztów" - wyjaśnia, po czym dodaje, że niektóre z zastosowanych rozwiązań nie są tanie, tak jak systemy Otago czy Docman funkcjonujące na bazie Oracle, ale są niezawodne i sprawnie dostosowywane do nowych wymagań. "Serwer też nie należy do najtańszych, za to jest szybki i niezawodny na miarę systemu w urzędzie. Na nich i na mapie numerycznej opiera się główna obsługa urzędu. Pozostałe rozwiązania sprzętowe są pewnie wszędzie podobne, łącznie z wprowadzanymi terminalami. Oszczędności, jeśli chodzi o koszty wydruków, oparto na najtańszych na rynku drukarkach laserowych i stosowaniu tonerów zastępczych" - dodaje.

ITIL rządzi

W 2005 r. został opracowany projekt komputeryzacji do roku 2010. Bardzo istotnym elementem tego dokumentu jest dostosowywanie struktury wydziału informatyki do usług informatycznych realizowanych zarówno w urzędzie, jak i całej Bydgoszczy. Podstawowymi założeniami organizacyjnymi są wdrożenie norm bezpieczeństwa informacji (BS7799) oraz procedur obsługi IT urzędu (ITIL).

Są to może rzeczy niewidoczne dla mieszkańca, ale bardzo porządkujące pracę miejskich urzędników. Ci zaś zyskują cenny czas, by pochylić się nad potrzebami bydgoszczan, albo jak kto woli nad ich wykreowaniem. Niewątpliwie wśród nich należy wymienić Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta. Zostało ono zintegrowane z systemem obiegu dokumentów i aplikacjami Otago. Usługi są dostępne przez 24 godziny 7 dni w tygodniu. Ten portal internetowy służy do wypełniania wniosków, formularzy elektronicznych i składania ich do Urzędu za pomocą Internetu. Służy również do udzielania zamówienia publicznego w formie aukcji elektronicznej. W ocenie prezydenta Konstantego Dombrowicza, poszerza spektrum usług świadczonych przez Urząd Miasta na rzecz osób niepełnosprawnych. Znosi bariery związane z dojazdem i poruszaniem się osób ograniczonych ruchowo po wydziałach ratusza.

Nic dziwnego, że w Bydgoszczy najłatwiej założyć firmę. Tak wynika z badań dziennika Rzeczpospolita i Szkoły Głównej Handlowej. W 2005 r. sprawdziły one, w jakich miastach początkujący przedsiębiorcy mogą najszybciej założyć firmę. Zwyciężyła Bydgoszcz (100 pkt.), przed Olsztynem (95,4) i Poznaniem (91,4). Dalsze miejsca zajęły Kielce, Warszawa, Kraków, Białystok, Zielona Góra i Gdańsk.

Bydgoszcz to także oszczędne miasto, które najmniej wydaje na administrację samorządową w przeliczeniu na 1 mieszkańca miast wojewódzkich (dane za 2003 r.). Na pierwszym miejscu jest co prawda Białystok (105,78 zł), ale Bydgoszcz jest druga (121,93 zł). Trzeci jest Lublin (127,65 zł). Najdroższa okazuje się administracja Warszawy, po 267,35 zł od mieszkańca. Ranking opublikowało pismo samorządów Wspólnota. Bydgoszcz zajmuje w nim drugie miejsce od roku 2000.

Krok po kroku

Nad Brdą wisi ulubiony pomnik Bydgoszczan "Przechodzący przez rzekę". Rzeźba balansuje na rozciągniętej linie, ale jest na tyle dobrze wyważona i subtelnie podtrzymywana stalową siecią, że nie grozi jej upadek. To świetna alegoria starań władz miasta, jak być zarazem oszczędnym i nowoczesnym. Widać to szczególnie po działaniach na rzecz budowy społeczeństwa informacyjnego.

Ładysław Milancej stawia sobie za punkt honoru, by samorządy były dysponentami częstotliwości 3,6-3,8 GHz (WiMAX). Miasto startowało w przetargu na uzyskanie częstotliwości, ale jego ofertę przebiła Telekomunikacja Polska. Na szczęście Urząd Komunikacji Elektronicznej anulował wyniki postępowań przetargowych w całej Polsce. Teraz zaczyna się dyskusja w Sejmie między samorządami, posłami i biznesem, na jakich zasadach gminy miałyby z nich korzystać, by nie narazić się na zarzut nieuzasadnionej interwencji w konkurencyjny rynek. Ale Ładysław Milancej wierzy, że samorząd wykorzysta WiMAX np. do ustanowienia łączności między urzędem a jednostkami komunalnymi, np. szkołami. Także do obsługi systemu zarządzania kryzysowego. Obecnie miasto płaci 5 mln zł rocznie za łączność. Według szacunków mogą one spaść o połowę po wdrożeniu WiMAX. Nie czekając na częstotliwości, miasto inwestuje w sieć metropolitarną Bydman, aby objęła nie tylko wszystkie szkoły i podmioty komunalne, ale również by stała się podstawą sieci światłowodowej docierającej do wszystkich mieszkań.

Skoro Urząd Miasta chce rozwijać dostęp do Internetu, musi poszerzać umiejętności wszystkich swoich mieszkańców w tym zakresie. Stąd wspólna inicjatywa magistratu i telewizji kablowej UPC, aby szkolić seniorów z podstaw użytkowania Internetu. Na wiosnę miały miejsca pierwsze kursy, które cieszyły się ogromną popularnością.

Jaka jest więc Bydgoszcz? "Dobry sport, dobra organizacja, dobre jedzenie i dobra teleinformatyka" - odpowiada Konstanty Dombrowicz.