W tym roku mija 15. rocznica istnienia Philips Lighting Poland SA w Pile. W ciągu ostatnich kilku lat w firmie zachodziły znaczące zmiany. Zarówno od strony biznesowej, jak i informatycznej.

Od kilku lat w Philips

Lighting Poland SA w Pile systematycznie wzrasta sprzedaż i zatrudnienie, rosną nakłady na inwestycje, zwiększa się także rola spółki w strukturach koncernu. Niedawno oddano do użytku nowy zakład produkujący energooszczędne świetlówki kompaktowe. Trwa budowa centrum magazynowo-logistycznego, który będzie obsługiwał Europę Wschodnią, a także kraje skandynawskie.

Dynamiczny rozwój biznesu Philips Lighting Poland oznacza nie lada wyzwanie dla informatyki. "W 2001 mieliśmy 700 komputerów PC. Obecnie jest ich ponad 1600. Jeśli ktoś chciałby mierzyć rozwój informatyki liczbą komputerów, to wzrost wyniósł ponad 100%" - mówi Aleksander Dobersztyn, dyrektor ds. informatyki w Philips Lighting Poland SA w Pile, który przed pięciu laty odbierał statuetkę Lidera Informatyki w kategorii Przemysł. Od tego czasu w firmie pojawiło się nie tylko dwukrotnie więcej użytkowników komputerów, ale także wprowadzono do użytku nowe systemy i aplikacje. Nie one jednak świadczą o wyjątkowości firmy.

W ciągu ostatnich lat największy rozwój w dziedzinie IT dokonał się w sferze organizacyjnej. Kierownictwo zakładów postawiło przed IT jasno określone cele: ograniczenie kosztów przy podniesieniu efektywności pracowników i systemów. Rozwiązaniem miało być wdrożenie standardów ITIL i Cobit.

Unikalna automatyzacja

Projekt wdrażania najlepszych praktyk rozpoczął się jeszcze 2001 r. i do tej pory ma charakter priorytetowy. "Trudno mówić nawet o projekcie, bo ten kiedyś się kończy. ITIL to pewna kultura organizacyjna mająca na celu uzyskanie określonego poziomu jakości, która choć kiedyś się zaczyna, to jej doskonalenie nigdy się nie kończy" - tłumaczy Aleksander Dobersztyn. Niemniej trudno nie mówić o sukcesie. Przeprowadzona niedawno analiza wdrożenia ITIL wykazała, że osiągnięcie przez dział IT wyższej efektywności pozwoliło na oszczędności mierzone w setkach tysięcy euro.

Kluczowe zagadnienia, które były realizowane w zakładach w Pile, to struktura przedstawicieli IT w działach biznesowych, gwarantowanie poziomu usług, organizacja katalogu usług, tworzenie bazy CMDB oraz centralnego helpdesku, dzięki któremu przy zachowaniu tej samej liczby pracowników co przed pięciu laty, możliwe jest obsługiwanie znacznie większej liczby użytkowników stanowisk komputerowych.

Właśnie do kwestii związanych z automatyzacją i optymalizacją procesów przykładano szczególną uwagę. Dzięki temu Aleksander Dobersztyn z dumą opowiada teraz, jak podczas ostatniego audytu usłyszał, że osiągnięty poziom automatyzacji jest unikalny w skali kraju.

Jednak dokładano również starań, by nie zaniedbywać zagadnień związanych z relacjami z klientami działu IT. Zdecydowano się m.in. na stworzenie struktury Key Account Management, w ramach której w dziale IT wyznaczono osoby odpowiedzialne za kontakty z poszczególnymi działami biznesowymi. Wchodzą one w skład grup zarządzających u klientów.

Zadowolony klient

Menedżerowie klientów to łącznik pomiędzy organizacją IT a działami biznesowymi. Znają dobrze specyfikę klientów, doskonale orientują się w zachodzących procesach biznesowych, a do tego mają pełną świadomość tego co dzieje się w dziale informatyki i jakie są możliwości technologii w zakresie usprawnienia procesów.

Przyjęcie takiej struktury usprawniło proces strategicznego planowania IT. "To niezwykle ważne w tak dynamicznie zmieniającej się organizacji jak Philips Lighting Poland" - tłumaczy Aleksander Dobersztyn. "Praktycznie każdy dzień przynosi nowe projekty. Dział IT nie może opracowywać swoich planów w oderwaniu od planów biznesowych. Osoby odpowiedzialne za kontakty z biznesem dostarczają najświeższych informacji. To umożliwiło duży skok jakościowy w odniesieniu do planowania strategicznego" - dodaje.

Co więcej, dzięki podniesieniu efektywności działania i jakości usług wzrosło zadowolenie użytkowników - klientów. Każde zgłoszenie odnotowywane jest w systemie. Jednocześnie po rozwiązaniu problemu użytkownik otrzymuje pocztą elektroniczną zapytanie, czy jest zadowolony z otrzymanej pomocy.

Liczba spraw i ocena użytkowników jest monitorowana. Na bieżąco - praktycznie online - osoby odpowiedzialne widzą, czy pojawiają się niedociągnięcia w świadczonych usługach. Mają także informacje na temat tego, które sprawy zostały zakończone i którzy użytkownicy są zadowoleni. To ważny element podnoszenia jakości usług. Trzeba wiedzieć, gdzie się znajduje, żeby cokolwiek zacząć usprawniać.

Wdrożenie ITIL i Cobit miało wiele innych pozytywnych aspektów. "Doprowadziło do zakupu nowych systemów oraz wytworzenia nowego oprogramowania. Z drugiej strony pewne sprawy zostały uproszczone. Zastanawialiśmy się nad tym jak pewne cele osiągnąć w prostszy sposób. Z ITIL zaczerpnięto także planowanie finansowe wdrożone w Philips Lighting Poland SA w Pile" - dodaje Aleksander Dobersztyn.

Lokalny projekt

Dział informatyki w zakładach w Pile liczy obecnie 36 osób. Zatrudniane w ciągu ostatnich lat osoby to specjaliści od aplikacji biznesowych - wdrażają kolejne moduły SAP, optymalizują i tworzą oprogramowanie na potrzeby działalności produkcyjnej.

Ostatnim ważnym projektem dla Philips Lighting Poland było wdrożenie modułu HR firmy SAP. Projekt miał charakter lokalny. Koncern ma w tym obszarze własne standardy, ale kierownictwo zakładów w Pile oczekiwało większych możliwości.

"Dlaczego projekt zasługuje na uwagę?" - zastanawia się Aleksander Dobersztyn. "Ponieważ objął wiele modułów, których w Polsce zwykle się nie wykorzystuje. Nam udało się je wdrożyć". Przykładami takich rozwiązań mogą być m.in.: moduł Symulacje płacowe, Portal Manager, mechanizmy samoobsługi pracowniczej, a także system planowania i rozliczania delegacji. "Ten ostatni pomaga w alokowaniu zasobów. Przykładowo, jeśli trzy osoby jadą w tym samym czasie w delegację do Warszawy, nie ma sensu, żeby podróżowały trzema samochodami. Mogą przecież pojechać jednym" - mówi Aleksander Dobersztyn.

Poza tym część modułów nie pasowała do procesów w zakładzie. Dlatego firma zdecydowała się samodzielnie stworzyć niektóre z nich. Dotyczy to np. systemu ocen pracowniczych, ponieważ łączy się to z systemem symulacji płacowych, który automatycznie symuluje zmiany w tabeli płac ze względu na przyznane pracownikom oceny. "Projekt został oceniony przez kierownictwo na tyle pozytywnie, że będzie powielany w innych zakładach Philipsa" - mówi Aleksander Dobersztyn.

Siła pomysłu

Programiści zatrudnieni w firmie tworzą także autorskie rozwiązania. Jednym z dużych projektów był system typu MES. Aplikacja SNAPS obsługuje produkcję komponentów metalowych w Philips Lighting Poland. Rozwiązanie nie jest kosztowne, a doskonale wspiera produkcję. "Co ciekawe, rozwiązaniem tym zainteresowani są koledzy w innych zakładach produkcyjnych Philipsa na zachodzie Europy" - mówi Aleksander Dobersztyn.