Rozwój systemów kadrowych, upowszechnienie nowoczesnych metod zarządzania personelem, a także outsourcingu procesów biznesowych już wkrótce przyczyni się do wzrostu popularności samoobsługowych funkcji w aplikacjach HR.

Zdaniem Kamila Kuczyńskiego, kierownika projektów w Pecaso Polska, spółce doradczej specjalizującej się we wdrażaniu systemów HR niedawno przejętej przez Accenture, implementacja aplikacji wspomagających zarządzanie personelem odbywa się w trzech etapach. Najpierw wdrażane zostają funkcje administracyjne związane z ewidencjonowaniem pracowników i naliczaniem wynagrodzeń. Potem przychodzi czas na implementację strategicznych funkcji związanych z zarządzaniem personelem - planowanie szkoleń i rozwoju zawodowego oraz ocen okresowych pracowników. Trzeci etap to czas na optymalizację stosowanych rozwiązań, w tym także wdrożenie funkcji umożliwiających samodzielną weryfikację oraz edycję części danych kadrowych przez pracownika i jego przełożonego. Polskie przedsiębiorstwa wchodzą właśnie w trzeci etap.

Najprostszy element: delegacje

Zatrudniający ok. 10 tys. osób bank BPH jest jednym z największych użytkowników mySAP HR w naszym kraju. Od ponad trzech lat nalicza płace i prowadzi administrację kadrową w systemie zintegrowanym. Rozwiązania SAP, takie jak SAP Learning Solution, wspomagają proces planowania, prowadzenia i monitorowania szkoleń także w wersji elektronicznej.

Niemal od momentu zakończenia wdrożenia funkcjonalności kadrowo-płacowej w banku myślano o wykorzystaniu funkcji umożliwiających samoobsługę pracowniczą (tzw. ESS - Employee Self Service) oraz samoobsługę kierowniczą (MSS - Manager Self Service) na podstawie mechanizmów zawartych w tzw. Pulpicie menedżera. "To kwestia wizji działania pionu zarządzania ludźmi w banku. Nie chcemy być administratorem odpowiadającym za wprowadzanie danych kadrowych. Rolę działu HR postrzegamy raczej jako doradcę. Nawet w departamencie administracji personalnej są doskonali fachowcy od prawa pracy, którzy zamiast prostymi formalnościami mogliby się zająć rozwiązywaniem skomplikowanych spraw związanych z umowami pracowniczymi" - mówi Małgorzata Tadrała, dyrektor działu administracji personalnej w Banku BPH.

Wdrażanie elementów samoobsługi w systemach kadrowych banku rozpoczęto od bardzo typowej funkcjonalności, tj. obiegu informacji i akceptacji wniosków urlopowych. To wszystko odbywa się za pośrednictwem portalu, na którym pracownicy w trakcie tworzenia planów urlopowych mogą zgłaszać swoje propozycje, potwierdzane potem w miarę zbliżania się terminu wyjazdu.

Pierwsze doświadczenia okazały się na tyle pozytywne, że bank szybko wdrożył kolejne funkcje samoobsługowe, tym razem w oparciu o "Pulpit menedżera". Dzięki nim kierownicy liniowi mają dostęp do podstawowych danych o fluktuacji, szkoleniach i wynagrodzeniach członków swojego zespołu, a także ich nieobecności w pracy. To wszystko pozwala im na spojrzenie na niemal całość kosztów ponoszonych na rzecz pracownika przez bank i uwzględnianie tych danych np. przy planowaniu ścieżki kariery, czy podejmowaniu decyzji o podwyżce wynagrodzeń.

Wdrożenie samoobsługi to także wymierne oszczędności. "Przyjmując, że wprowadzenie do systemu wniosku urlopowego zajmuje doświadczonemu pracownikowi działu kadr ok. 3 min i znając liczbę pracowników w banku, łatwo oszacować potencjalne oszczędności" - mówi Małgorzata Tadrała. - "Jeśli do tego dodać zmniejszenie ryzyka związanego z zagubieniem wniosków, a także oszczędności czasu menedżerów, którzy mają dostęp do podstawowych informacji o pracownikach już po kilku kliknięciach, skala korzyści okazuje się niebotyczna". Na tyle duża, by bank zmierzał ku jeszcze większej automatyzacji zadań. W najbliższych planach BPH jest wdrożenie systemu elektronicznej rekrutacji i obiegu związanych z tym dokumentów. Pracownicy działu kadr już myślą także o dalszych usprawnieniach.

Podobną drogę rozwoju systemów kadrowych przebył koncern Nestlé. Funkcje samoobsługowe wdrażano w dwóch etapach. Najpierw pracownicy otrzymali dostęp do własnych danych osobowych, danych o koncie bankowym, członkach rodziny, poprzednich pracodawcach, wykształceniu. Po dwóch latach w systemie mySAP HR dodano funkcje pozwalające na dostęp do danych na temat płac czy limitu urlopów. Menedżerom umożliwiono dostęp do podstawowych danych na temat podległych pracowników, liczby zatrudnionych i podstawowych wskaźników kadrowych, takich jak rotacja personelu i wykorzystanie urlopów. Otrzymali również dostęp do modeli struktury organizacyjnej firmy, a także danych o zarobkach swoich bezpośrednich podwładnych. Podobnie jak w przypadku BPH, w Nestlé można mówić o wymiernych korzyściach płynących z wdrożenia funkcji samoobsługowych. "Udostępniając pracownikom informację na temat płac, odpadła nam przykra konieczność drukowania co miesiąc kopert i "pasków" z wynagrodzeniami, coś co zwykle zajmowało jeden dzień" - mówi Beata Ostafińska, szefowa działu płac w firmie Nestlé.

Zakres danych udostępnianych pracownikom Nestlé nie będzie prawdopodobnie poszerzany. "Być może już wkrótce udostępnimy menedżerom funkcje pozwalające na szacowanie kosztów kadrowych i wynagrodzeń oraz planowanie budżetów kadrowych jednostek im podległych" - zapowiada Joanna Piekielna, szefowa działu kadr w Nestlé.

Wzajemne uprzedzenia

Chociaż proste oszczędności dzięki wdrożeniu mechanizmów samoobsługi można uzyskać przede wszystkim w przedsiębiorstwach o dużej skali, implementacją podobnych funkcji interesują się także mniejsi odbiorcy. Jak mówi Irena Nowysz, analityk systemów HR w firmie Teta, w ciągu roku aplikację webową Teta HRM kupiło już 60 klientów, wśród których dużą grupę stanowią przedsiębiorstwa średniej wielkości.

Nadal jednak w wielu firmach występuje poważny opór przed umożliwianiem pracownikom samodzielnego przeglądania i edycji niektórych danych. Wynika on przede wszystkim z lęku przed ewentualnymi naruszeniami prawa (w szczególności prawa pracy i ustawy o ochronie danych osobowych). O tym, że jest to błędne przekonanie, gdyż w ostatecznym rozrachunku za poprawność i aktualność danych przechowywanych w systemach odpowiada właśnie pracownik, a wszelkie ewentualne zmiany można zabezpieczyć za pomocą wymogu autoryzacji zmian przez uprawnioną osobę z działu HR, wielu menedżerów personalnych wciąż nie chce słyszeć o samoobsłudze.

Podobny opór ze strony działów personalnych towarzyszy także wielu pomysłom mającym na celu udostępnienie danych na temat pracowników bezpośrednio ich kierownikom. Ma on dwojaki charakter. Z jednej strony wynika z nie zawsze prawdziwego przekonania panującego w działach kadr, że kierownicy liniowi nie będą w stanie zagwarantować odpowiedniej jakości wprowadzanych danych. "Tymczasem obsługa tego typu systemów jest niemal równie prosta jak obsługa konta w banku internetowym" - przekonuje Alicja Bożyk, konsultant z firmy IFS.

Z drugiej zaś strony opór wynika także z rzeczywistej niechęci do zajmowania się sprawami administracyjnymi związanymi z zarządzaniem swoim zespołem ze strony niektórych kierowników liniowych. To postawa typowa szczególnie dla zakładów przemysłowych i przedsiębiorstw, w których kierownicy liniowi odpowiadają przede wszystkim za jakość produktów bądź usług i siłą rzeczy skupieni są przede wszystkim na sprawach technicznych. "Bardzo ważną częścią procesu wdrażania funkcji samoobsługowych jest uświadomienie zarówno pracownikom działów HR, jak i menedżerom liniowym, że właścicielami dużej części informacji kadrowej, związanej np. z okresowymi ocenami, są właśnie kierownicy liniowi. I to im ta informacja, dostarczana jak najszybciej, jest najbardziej potrzebna" - mówi Kamil Kuczyński z Pecaso Polska.

Właśnie dlatego podczas wdrażania systemów tak ważne jest zaangażowanie w projekt właśnie menedżerów liniowych i pokazanie im korzyści wynikających z wdrożenia, a czasem nawet dodanie pewnych dodatkowych funkcjonalności. Na przykład w BPH równolegle z pulpitem menadżera wprowadzono kalendarze zespołów, które pozwalają kierownikom na bieżąco wykorzystać informacje np. na temat urlopów swoich podwładnych, tak by mogli efektywnie zarządzać ciągłością pracy zespołów.

Nadchodzi czas samoobsługi

Bez większego ryzyka można stwierdzić, że samoobsługa w systemach kadrowych ulegnie dalszemu upowszechnieniu. Wynikać to będzie z rozwoju systemów kadrowych, które zawierać będą coraz więcej funkcji wspomagających tzw. miękkie aspekty zarządzania personelem, a także z upowszechnienia nowych metod zarządzania zespołami, które bez wsparcia informatycznego będą trudne do przeprowadzenia. Efektywne wprowadzenie w firmie ocen okresowych w oparciu o metodę 360 stopni (gdy pracownik jest oceniany "z każdej strony", zarówno przez przełożonych, jak i podwładnych), czy "strategicznej karty wyników" w dużej organizacji jest praktycznie niemożliwe. Liczba informacji otrzymywanych w trakcie przeprowadzania tych procesów jest na tyle duża, że ich samodzielna obróbka przez działy kadr może zająć nawet miesiąc. Tymczasem w wielu firmach pojawiają się pomysły, by np. proces ocen okresowych prowadzić częściej niż raz w roku.

Na wykorzystanie funkcji samoobsługowych modułów HR wpływ będą miały także inne czynniki, np. upowszechnienie outsourcingu, a zwłaszcza outsourcingu procesów biznesowych. Będzie to po prostu znacznie bardziej opłacalne. Przeniesienie na pracowników i menedżerów części obciążeń związanych z zasilaniem danymi systemów kadrowych znacząco obniży koszty obsługi kadrowej realizowanej przez firmę zewnętrzną.

Być może dzięki tym trendom już wkrótce w działach kadr nastąpi prawdziwa rewolucja, która sprawi, że odejdą one niemal całkowicie od realizacji procesów administracyjnych i skupią się na zarządzaniu strategicznym. Przewidywania tego typu słyszymy od lat. Wiele wskazuje na to, że właśnie teraz jest odpowiedni moment, by takie zmiany przeprowadzić.