Zwrot z inwestycji w VoIP

Przed wdrożeniem VoIP w przedsiębiorstwie warto przeanalizować realne koszty i korzyści z takiego przedsięwzięcia, próbując oszacować tzw. ROI (Return on Investment). W przypadku VoIP większość menedżerów jest usatysfakcjonowana już w momencie, gdy ta technologia zaczyna działać. Zadaniem jest ocena: ile będzie kosztować stworzenie oraz utrzymanie systemu telefonii IP, a także jakie korzyści firma może z tego czerpać?

Przed wdrożeniem VoIP w przedsiębiorstwie warto przeanalizować realne koszty i korzyści z takiego przedsięwzięcia, próbując oszacować tzw. ROI (Return on Investment). W przypadku VoIP większość menedżerów jest usatysfakcjonowana już w momencie, gdy ta technologia zaczyna działać. Zadaniem jest ocena: ile będzie kosztować stworzenie oraz utrzymanie systemu telefonii IP, a także jakie korzyści firma może z tego czerpać?

Zadanie to wymaga bardziej umiejętności menedżerskich, niż wiedzy technicznej. Oczywiście dla każdej firmy ROI będzie miało inny charakter. Tym, co firma powinna osiągnąć dzięki telefonii IP, jest zmniejszenie całkowitego kosztu posiadania TCO (Total Cost of Ownership) systemu komunikacyjnego. Na podstawie analizy wdrożeń w czołowych firmach analitycy z Nemertes Research opracowali plan działania. Wyróżnić można kilka etapów określania kosztów i oszczędności: planowanie, określenie kosztów początkowych, koszty narzędzi do zarządzania oraz szkoleń, ocena oszczędności na połączeniach, koszty zmian i przenoszenia terminali oraz rozbudowy sieci, a także oszczędności kadrowe.

Planowanie

Planowanie jest kluczowe dla całego przedsięwzięcia. W większości projektów pierwszym stadium jest planowanie wstępne, podczas którego firma określa swoje wymagania dotyczące sieci, tj. bieżące i przyszłe wymagania aplikacji oraz plan przyszłego rozwoju: zmiana siedziby, powiększenie firmy, przejęcia i fuzje z innymi firmami. Na tym etapie trzeba odpowiedzieć na fundamentalne pytanie: czy warto inwestować w infrastrukturę konwergentną, a jeżeli tak, to w jakim tempie?

Jeżeli wstępna analiza wykaże, że warto zainteresować się technologią VoIP, należy przejść do oficjalnego etapu projektowania, podczas którego wyznacza się osoby odpowiedzialne za planowanie, definiuje kwestie bezpieczeństwa i sposób finansowania inwestycji oraz stara się zainteresować pracowników nową technologią. Można też wybrać w tym celu wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną.

Określenie kosztów początkowych

Zwrot z inwestycji w VoIP

Nakład pracy na poszczególnych etapach budowy systemu telefonii IP

Koszty początkowe można podzielić na dwie główne kategorie: wydatki operacyjne i kapitałowe.

Koszty operacyjne związane są z wydatkami na określenie wymagań sieci, projekt, instalacje central IP PBX wraz z telefonami, testy diagnostyczne. Przedsiębiorstwa wdrażające łącznie z VoIP system zunifikowanych wiadomości (unified messaging) lub systemy wideokonferencyjne powinny oszacować także nakłady związane z ich uruchomieniem.

Koszty kapitałowe to cena IP PBX, telefonów, licencji oraz urządzeń sieciowych instalowanych na potrzeby systemu telefonicznego.

Etapem planowania jest nakreślenie wymagań tworzonej sieci lub przygotowania obecnej sieci danych do usług transmisji głosu. W pracach tych, oprócz własnego personelu mogą brać udział także dostawcy urządzeń oraz dodatkowych rozwiązań stanowiących wartość dodaną VoIP, integrator systemów oraz operator obsługujący firmę. Przeprowadzanie symulowanych transmisji głosu może pomóc w określeniu wymaganych aktualizacji sieci.

Początkowa estymacja wymagań sieci ma duże znacznie przy budowie sieci danych, a przy VoIP ma znaczenie kluczowe, pomimo swoich kosztów. Jak stwierdziła firma badawcza Nemertes Research część firm buduje swoje sieci metodą "na chybił trafił".

Wielkość kosztów operacyjnych związanych z uruchomieniem systemu różni się znacząco w zależności od rozmiarów firmy i jej struktury. Jak się łatwo domyślić, koszt wdrożenia systemu na jednego użytkownika zmniejsza się wraz ze wzrostem liczby abonentów systemu VoIP - nakłady wdrożeniowe są rozkładane na większą liczbę osób.

Zaznaczyć należy, że firmy instalujące poniżej ok. 100 terminali ponoszą mniejsze koszty na użytkownika od przedsiębiorstw obsługujących 100-500 użytkowników. Dzieje się tak dlatego, że firmy te nie szacują parametrów sieci oraz przeprowadzają proste testy funkcjonowania systemu.

Ograniczenie tworzonego systemu do podstawowych funkcji telefonicznych pozwala również na cięcie kosztów. Zrezygnować można np. z integracji VoIP z istniejącą centralą TDM PAX, czy z systemu poczty głosowej.

Zbliżone trendy występują przy kosztach kapitałowych. Największe wydatki na pojedynczego użytkownika ponoszą firmy z 100-500 użytkownikami, najniższe natomiast te inwestujące w ponad 1000 terminali. Na zwiększone wydatki muszą się przygotować firmy inwestujące w sprzęt do transmisji audio-wideo lub te, które pomimo zakupu infrastruktury sieciowej nadal pozostają na etapie testów z niewielką liczbą terminali VoIP, w stosunku do możliwości infrastruktury. Przykładowo, raz zainstalowane przełączniki są w stanie obsłużyć tysiące połączeń VoIP i dodanie nowych użytkowników wymaga jedynie zakupu terminala, a więc obniża się koszt na 1 użytkownika.

Jeżeli twórcom systemu telefonicznego zależy na niezawodności, warto zainwestować w redundancję kluczowych elementów (IP PBX, bramy, przełączniki).

Telefonia IP może współdzielić infrastrukturę kablową z sieciami danych. Zwykle aparaty telefoniczne są wyposażone w 2-portowy przełącznik ethernetowy - do podłączenia komputera.

Przyjmuje się, że zunifikowana komunikacja IP przyczynia się do wzrostu produktywności. Jednak dokładne wyliczenie korzyści nie jest łatwe. Na pewno poprawia się możliwość i szybkość współpracy pomiędzy pracownikami poprzez połączenia audio/wideokonferencyjne, komunikatory, dostępność w różnych miejscach (find-me/follow-me), czy odbiór poczty przez telefon (text-to-speech).

Koszty narzędzi do zarządzania oraz szkoleń

Zwrot z inwestycji w VoIP

Średnie koszty przypadające na 1 terminal w ankietowanych firmach amerykańskich

Poza wydatkami na sprzęt i wdrożenie, wiele firm przeocza koszty narzędzi do administrowania systemem oraz szkoleń pracowników. Wśród ankietowanych firm jedynie co czwarta przewiduje zakup specjalizowanych narzędzi do zarządzania i bezpieczeństwa sieci VoIP, natomiast pozostali zdają się na standardowe metody zabezpieczeń i administrowania. Wiele firm, już po uruchomieniu swoich sieci, dostrzega potrzebę posiadania narzędzi dedykowanych dla VoIP.

Narzędzia do administracji systemem pozwalają na automatyzację wielu procesów, które dotychczas musiały być monotonnie wykonywane przez administratora oraz pozwalają na wcześniejsze wykrycie anomalii w pracy systemu.

Szkolenia pracowników IT są kolejną zaniedbywaną i często nieobecną pozycją w budżecie. Uzyskane w tym miejscu oszczędności mogą odbić się na utrzymaniu późniejszej ciągłości pracy systemu. W Polsce wiele firm polega wyłącznie na samodokształcaniu się administratorów.

Potencjalne źródła oszczędności dzięki VoIP
  • niższe opłaty za połączenia długodystansowe i międzynarodowe;
  • zmniejszenie liczby linii POTS i abonamentu telefonicznego;
  • redukcja kosztów połączeń audio/wideokonferencyjnych;
  • własne usługi: poczta głosowa, rejestracja rozmów itp.;
  • współdzielenie central IP PBX i serwerów usług przez różne oddziały;
  • redukcja liczby administratorów, recepcjonistek;
  • niższe koszty przenoszenia telefonów pracowników w ramach firmy;
  • mniejsze koszty serwisu;
  • skrócenie procesów biznesowych, wzrost produktywności pracowników.
W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200