Bez elektronicznego obiegu dokumentów w urzędach i instytucjach publicznych nie ma szans na zbudowanie elektronicznej administracji z prawdziwego zdarzenia.

Czwartek, 19 lutego 2004 r., Komisja sejmowa. Trwają prace nad Ustawą o informatyzacji. Na sali posłowie, przedstawiciele rządu, eksperci. Przewodniczący komisji informuje zebranych, że tekst zgłoszonej poprawki zostanie zaraz powielony. Zgłasza też uwagę organizacyjną, że jeżeli ktoś ma już przygotowane na piśmie poprawki do kolejnych zapisów, to prosi o przekazanie ich do sekretariatu Komisji¹. Co było potem? W sekretariacie Komisji wszystkie dostarczone poprawki zostały przepisane do pliku tekstowego, po czym wydrukowane i skserowane w kilkudziesięciu egzemplarzach.

Takie postępowanie nie tylko w Sejmie jest dzisiaj odbierane jako oczywiste. Także w każdym prawie urzędzie, każdym sądzie, każdej instytucji. Zadajmy sobie pytanie: kiedy przestanie ono być uznawane za zupełnie naturalne? W roku 2006, 2007… czy może dopiero w 2020? Należę do osób, które nie pytają "czy się zmieni?", tylko "kiedy się zmieni?" i "czego nam do tego potrzeba?"

Elżbieta Andrukiewicz zauważa, że w przypadku postępowania administracyjnego tryb załatwiania sprawy można rozpatrywać w trzech fazach:

1. Wniesienie pisma do urzędu;

2. Wewnętrzny obieg dokumentów w urzędzie;

3. Wydanie decyzji przez urząd i jej doręczenie.

Dalej autorka dowodzi, że krytyczna dla aplikacji obsługującej kontakt obywatela (przedsiębiorcy) z urzędem jest realizacja fazy pierwszej².

W tym artykule postaram się przekonać do tezy, że bez unowocześnienia fazy 2 informatyzacja fazy 1 i 3 (choćby były najważniejsze) zakończy się niepowodzeniem.

Istotnie, dla kontaktującego się z urzędem obywatela (przedsiębiorcy), czy też innego urzędu (!) najistotniejsze są fazy 1 i 3. To na nich koncentrujemy się, myśląc o sukcesie informatyzacji państwa. Załatwienie sprawy z urzędem bez wychodzenia z domu uznawane jest za podstawę funkcjonowania elektronicznej administracji. Zdalne płacenie podatków i ceł, sprawy meldunkowe, wyrobienie prawa jazdy, dowodu osobistego, paszportu, dowodu rejestracyjnego i załatwienie wielu innych, podobnych usług publicznych wymienionych w programie Wrota Polski³ jest, jak wynika z przeprowadzonych badań, tym, czego oczekujemy od administracji publicznej.

Z tego punktu widzenia kwestia ważności doręczenia czegokolwiek drogą elektroniczną urasta rzeczywiście do problemu kluczowego. Tak naprawdę niewiele nas obchodzi, co się dzieje podczas fazy drugiej, to znaczy podczas obiegu dokumentów w urzędzie. Nie interesuje nas, jak urząd sobie z tym radzi. Zauważmy jednak, że jak najbardziej obchodzi nas jak szybko naszą sprawę załatwi. A potem, w jaki sposób nas o tym poinformuje. Wiele osób, zapewne tak jak ja, nie cierpi chodzić na pocztę i stać w kolejce tylko po to, żeby się dowiedzieć, jaki mają zapłacić podatek od nieruchomości, lub że mają się stawić w charakterze świadka w sądzie. Marzymy o tym, by móc takie zawiadomienia dostawać pocztą elektroniczną lub w inny, niewymagający odbioru przy okienku sposób.

Nowoczesny na zewnątrz - papierowy w środku

Spójrzmy na porządek przytoczony przez Elżbietę Andrukiewicz z innej strony. Zastanówmy się, jakie warunki powinny być spełnione, aby:

1. Obywatel mógł wnieść sprawę do urzędu (także sądu!) drogą elektroniczną (inaczej mówiąc, skutecznie zmusić do działania bez wychodzenia z domu) - nazwijmy to informatyzacją na WEJŚCIU;

2. Urząd (także sąd!) szybko załatwił sprawę - nazwijmy to informatyzacją PROCESU;

3. Urząd (lub sąd) przesłał obywatelowi decyzję drogą elektroniczną - nazwijmy to informatyzacją WYJŚCIA.

Zauważmy, co się stanie, jeżeli unowocześnimy urząd na WEJŚCIU i na WYJŚCIU, nie unowocześniając jednocześnie PROCESU zachodzącego w środku. Załóżmy, że wysyłam pismo do urzędu podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym na adres poczty elektronicznej podany w Biuletynie Informacji Publicznej. W piśmie proszę o przesłanie odpowiedzi także pocztą elektroniczną. Załóżmy, że pismo jest nietypowe i nie jestem zmuszony do niego dodać załączników, które mogą występować wyłącznie na papierze.

Urząd na wejściu jest nowoczesny i odebrał mojego e-maila. Ale nie jest nowoczesny w środku. Jako że nie jest tematem tego tekstu faza wejścia dokumentu do urzędu, załóżmy, że moje pismo spowodowało obieg dokumentów w urzędzie bez wymagania ode mnie wniesienia opłaty skarbowej w postaci znaku opłaty skarbowej naklejonego na podaniu⁴.

Realizujmy dalej założenie, że w środku urząd nie jest nowoczesny i obieg dokumentów odbywa się na papierze. Obieg poprzedzić musi więc zamiana otrzymanego pisma w postaci dokumentu elektronicznego na pismo na papierze przez jego… wydrukowanie. Teraz pismo jest gotowe do przebycia długiej drogi po urzędzie. Jako że moje podanie jest nietypowe, będzie to wymagało⁵:

1. wpisania do ewidencji w kancelarii urzędu;

2. przekazania do dekretacji do właściwego dyrektora;

3. przekazania zadekretowanego pisma do naczelnika wydziału merytorycznego X;

4. przekazania pisma do właściwego referenta wydziału X, który przygotuje odpowiedź;

5. założenia sprawy przez referenta wydziału X - nadania właściwego znaku sprawy zgodnego z wykazem akt (znak sprawy rozpoczynający się od kodu wydziału X);

6. przekazania do zaakceptowania dyrektora proponowanej odpowiedzi;

7. przesłania przez dyrektora proponowanej odpowiedzi wraz ze wszystkimi dokumentami sprawy do konsultacji do naczelnika wydziału prawnego Y;

8. przekazania pisma do właściwego pracownika wydziału Y, który przygotuje odpowiedź;

9. założenia sprawy przez pracownika wydziału Y - nadania właściwego znaku sprawy zgodnego z wykazem akt (znak sprawy rozpoczynający się od kodu wydziału Y);

10. przekazania opinii w sprawie z wydziału Y do dyrektora;

11. przekazania przez dyrektora opinii z wydziału Y do naczelnika wydziału X z dekretacją nakazującą uwzględnienie opinii w odpowiedzi;

12. przekazania całości sprawy przez naczelnika wydziału X do referenta merytorycznego;

13. przygotowania kolejnej wersji odpowiedzi przez referenta wydziału X;

14. przekazania wydrukowanego czystopisu do podpisu;

15. podpisanie przez dyrektora;

16. przekazanie do kancelarii do wysyłki;

17. zamiana przygotowanej przez dyrektora wersji papierowej na elektroniczną w celu wysłania do mnie odpowiedzi e-mailem;

18. wysłanie odpowiedzi przez kancelarię.

Taki obieg będzie miał miejsce w przypadku, gdy naczelnik wydziału i dyrektor za pierwszym razem zaakceptują proponowane odpowiedzi z obu wydziałów. Jeżeli nie, to będziemy mieli do czynienia z dodatkowym wydłużeniem obiegu. Bywa też, że w obiegu pomiędzy wydziałami X i Y pośredniczy kancelaria.