Portale wiki wyrosły z potrzeby prostoty, której nie zapewniają systemy do zarządzania treścią czy pracy grupowej. Na ich dorobku technologicznym powstaje obecnie nowa klasa aplikacji.

Jeśli ktoś korzysta na co dzień z Internetu, prędzej czy później natknie się na odnośnik, który zaprowadzi go do stron internetowej encyklopedii Wikipedia (www.wikipedia.org). Ponad 830 tys. haseł w języku angielskim i szybko rosnąca sekcja w języku polskim (obecnie ok. 144 tys. haseł) robi wrażenie, jeśli wziąć pod uwagę, że 15 stycznia 2006 r. minie zaledwie 5 lat od jej powstania. Na stronach Wikipedia.org czytanie, czyli zdobywanie wiedzy, w naturalny sposób przeplata się z pisaniem, czyli dzieleniem się własną wiedzą - dobrowolnie i za darmo. Gdyby firmowe portale wiedzy rosły w tym tempie, a tworząca je społeczność przejawiała taki zapał...

Wikipedia to zjawisko społeczne związane z kulturą wiedzy i otwartością, a przy tym wolne od motywacji komercyjnych, które w firmach są naturalne. To właśnie z tego ostatniego powodu odtworzenie "ruchu Wikipedii" w społeczności zorganizowanej wokół rynku, produktu czy technologii nie wydaje się możliwe. Całkiem realne wydaje się natomiast wykorzystanie jej dorobku technologicznego i metodologicznego. Sukces Wikipedii to bowiem nie tylko sama społeczność, ale także wykorzystywane przez nią narzędzia i techniki - dostatecznie zaawansowane, by osiągnąć cel i dostatecznie proste, by nie zniechęcić użytkowników.

Antyintranet

Z technicznego punktu widzenia Wikipedia to prosty system zarządzania treścią, pozwalający budować hierarchie haseł, tworzyć opisy, umieszczać w opisach odnośniki hipertekstowe oraz załączać obiekty binarne, takie jak zdjęcia czy pliki dźwiękowe. Próżno w niej szukać kaskadowo rozwijających się menu, apletów Java czy ActiveX, animacji Flash, czy integracji z jakimiś systemami zewnętrznymi. Innymi słowy, brak w niej ambicji do bycia "syntezą wszystkiego", co bywa grzechem intranetów (przepraszam, portali korporacyjnych). Jedyną warstwą nawigacyjną są odnośniki tekstowe - już na pierwszy rzut oka widać, że portal jest zorganizowany wokół informacji i że wokół niej wszystko się obraca.

Technologiczna warstwa Wikipedii działa bardzo dyskretnie. Okazuje się, że do publikowania treści na witrynie w atrakcyjnej wizualnie formie nie potrzeba skomplikowanych narzędzi, których opanowanie wymaga wiedzy i doświadczenia, a już na pewno nie trzeba w tym celu uczestniczyć w specjalnym szkoleniu. Wystarczy prosty, ładujący się wraz ze stroną (wykonany w formie programu JavaScript, czego jednak użytkownik nie wie i wiedzieć nie chce) edytor tekstu WYSIWYG, oferujący style dla czcionek, kolorów i układu tekstu. Nie ma tu żadnej integracji z lokalnym edytorem tekstu, żadnych załączników i innych wodotrysków.

Po doświadczeniach z dowolnym oprogramowaniem do budowania witryn WWW oprogramowanie zarządzające Wikipedią to dla przeciętnego użytkownika Internetu prawdziwe objawienie. Nie ma kodowania i skryptowania (co najwyżej zalecenia odnoszące się do formatowania tekstu), nie ma dostosowywania się do wymagań takiej czy innej przeglądarki. Nie ma zapisywania projektu w strukturze katalogów i zarządzania jego zasobami. Nie ma wreszcie konieczności synchronizacji lokalnej wersji z serwerem w formie FTP-owania czy WebDavowania - przyciski Podgląd i Zapisz załatwiają sprawę.

I jeszcze drobny detal. W przeciwieństwie do typowego portalu czy sformalizowanego systemu zarządzania wiedzą w Wikipedii mamy do czynienia ze swobodą ekspresji i odpowiedzialnością za jej zawartość spoczywającą na każdym użytkowniku informacji. Nie ma moderatora czy administratora, który jest w stanie narzucić swoje zdanie innym. Jeśli wśród użytkowników-autorów występuje niezgoda co do "oficjalnej" wersji treści, wyjaśnieniom i dyskusjom mogą dać upust w znajdującej się pod wirtualną zakładką stronie WWW z dedykowaną listą dyskusyjną. Opieka nad poprawnością merytoryczną istnieje, lecz poza formalnymi systemami uprawnień.

Współpraca w wielu odcieniach

Wiele koncepcji z dziedziny zarządzania wiedzą, które sprawdziły się w Wikipedii i podobnych serwisach (patrz ramka), można próbować przenosić do systemów zarządzania wiedzą działających w organizacjach. Oczywiście, nie będzie to przenoszenie "żywcem", lecz takie, które uwzględni potrzeby firmy czy instytucji, jej specyfikę i związane z nią ograniczenia. Nic nie stoi na przeszkodzie, by portal wiki (określenie dla witryny, która, podobnie jak Wikipedia, pozwala swobodnie edytować publikowaną treść) stał się elementem już istniejącego systemu CRM, ERP, PLM, albo też stanowił samodzielny system udostępniania wiedzy w organizacji. Na świecie funkcjonują setki, jeśli nie tysiące portali wiki - warto przejrzeć przynajmniej część z nich, by uzmysłowić sobie możliwości, jakie kryją się w tej prostej technologii.

Sposobów realizacji własnego portalu wiki jest bardzo wiele. Można posłużyć się MediaWiki - oprogramowaniem serwerowym, wykorzystywanym przez portal Wikipedia, dostępnym na licencji GPL bez jakichkolwiek opłat. Oryginalne oprogramowanie jest rozwijane - zarówno w ramach Wikimedia Foundation (operator portalu Wikipedia), jak i przez wiele niezależnych grup deweloperów (patrz ramka). Oprogramowanie realizujące funkcjonalność podobną, węższą bądź szerszą niż MediaWiki, zwykle dla pewnych niszowych zastosowań lub w celu ułatwienia rozwiązywania pewnej klasy problemów, powstaje także w zupełnym oderwaniu od środowisk związanych z Wikimedia Foundation (patrz ramka).

Niektóre projekty kładą nacisk na łatwość instalacji i administracji, inne eksponują funkcjonalność związaną z zarządzaniem treścią, np. rozwojem składni opisu treści, śledzeniem wersji wpisów czy też zarządzaniem obiektami binarnymi załączanymi do publikowanej treści. Jeszcze inne skupiają się na funkcjach związanych z nadawaniem uprawnień, kontrolą dostępu, moderowaniem itp. Wybór konkretnego pakietu będzie podyktowany funkcjami, ale także możliwością samodzielnego rozwijania oprogramowania przez dział IT lub firmę zewnętrzną. Ci, którym zależy na profesjonalnym wsparciu, również znajdą coś dla siebie, oprogramowaniem wiki zainteresowali się bowiem czołowi dostawcy oprogramowania dla biznesu oraz internetowe firmy handlowe i usługowe.

Zmiany będą, ale jakie?

Potencjał portali wiki jako narzędzia do współdzielenia informacji jest tak duży, że dostawcy oprogramowania widzą w nich szanse na wzrost przychodów - bądź, jak kto woli, szanse na utrzymanie się na rynku portali w dłuższym okresie. Komercyjne wersje portali wiki już istnieją, a wkrótce zapewne powstaną nowe. Technologią tą zainteresował się SAP, który zakupił ostatnio udziały w firmie Socialtext prowadzącej portal wiki umożliwiający publikowanie na różne sposoby (w tym przez wysyłanie wiadomości e-mail), współpracę online, możliwość przeszukiwania wątków, bieżące aktualizacje w formie RSS itp.

Inwestycje innych firm w portale wiki z pewnością dopiero się zaczną. Z zbiegiem czasu staną się one naturalną częścią ekosystemu oprogramowania w firmach, tak jak dziś jest nim poczta elektroniczna czy oprogramowanie do zarządzania kontaktami. Rozwój technologii i koncepcji wokół portali wiki wcale nie musi oznaczać wielkiej konsolidacji - idea i jej wykonanie są w przypadku oprogramowania wiki na tyle proste, że istniejący obecnie stan rozproszenia wedle upodobań potrwa jeszcze długo. Być może samodzielny rynek oprogramowania wiki nigdy nie powstanie, a zamiast niego wykształci się po prostu nowa klasa rozwiązań, które znamy obecnie.