Historia, którą opowiem Państwu dzisiaj, jest tyle śmieszna co pouczająca i długo zastanawiałem się, czy nie należy do tzw. legend miejskich. Nawet jeśli, to w każdej legendzie tkwi ziarno prawdy, a ta brzmi całkiem prawdopodobnie.

Rzecz działa się w przedsiębiorstwie z branży budowlanej. Od razu dygresja kulturowa: to bardzo specyficzne środowisko - mówi do siebie per "panie inżynierze", pije herbatę ze szklanek na spodkach słodząc cukrem ze szklanego słoika, pracuje od 7 do 15 i hucznie obchodzi imieniny... czują Państwo ten klimat? Firma była spora, a informatycy bystrzy, stworzyli więc i udostępnili wewnętrzny portal informacyjny dla pracowników. Czego tam nie było! Normy ISO, ANSI, DIN i TÜV w pełnym brzmieniu, tablice wytrzymałości materiałów, katalogi nakładów rzeczowych, normy ochrony środowiska, adresy inspektorów budowlanych i urzędów nadzoru, zrealizowane wzorcowo projekty, czasopisma w PDF-ach, arkusze do kosztorysowania, przegląd przepisów prawnych z komentarzem, wzorcowe umowy z kontrahentami... Słowem, było wszystko, czego szanujący się pan i pani inżynier może oczekiwać po wzorowym środowisku pracy.

A dokładniej mówiąc: prawie wszystko. Portalowi brakowało tylko użytkowników. Ci nieliczni, którzy korzystali mówili, że wszystko jest super i nie wyobrażają sobie innej pracy. Natomiast zdecydowana większość wolała katalogi nakładów rzeczowych instalować lokalnie, normy nosić w segregatorach, a projekty podglądać przez ramię kolegi.

Zdesperowani informatycy poprosili o pomoc kolegę z działu promocji, który dokładnie ich wysłuchał, a potem dał poradę, która wydała się z pozoru bezsensowna: od dziś zwykli pracownicy powinni mieć dostęp tylko do najmniej cennych informacji zgromadzonych w portalu; dostęp do cenniejszych miał wymagać posiadania loginu i hasła. Okólnik w tej sprawie został rozesłany do wiadomości wszystkich pracowników i... czy zgadli Państwo? Jeden przez drugiego inżynierowie zaczęli dopytywać się, jakież to ważne informacje są na serwerach, że trafiły pod klucz. Informatycy udzielali tajemniczych wyjaśnień, że oni tylko realizują polecenia dyrekcji, a w ogóle to nie mogą rozmawiać na ten temat. Ci nieliczni inżynierowie, którzy wcześniej korzystali z portalu (i którym hasła dostępu oczywiście rozdano) nagle zaczęli być inaczej postrzegani w swoich zespołach.

Po mniej więcej tygodniu cała firma huczała o tajemnicach portalu dostępnych tylko dla grupy wybrańców. Wtedy zaprzyjaźniony z informatykami marketingowiec zaproponował nową taktykę. Loginy i hasła do zastrzeżonej części intranetu miały być przekazywane osobiście przez szefa kadr (którego wciągnięto do całej zabawy), po podpisaniu stosownego cyrografu, na którym pracownik zobowiązywał się do zachowania haseł w tajemnicy i ochrony informacji, pod najcięższymi sankcjami, wśród których brakowało tylko smażenia na wolnym ogniu.

Natychmiast korytarze zaroiły się od spieszących po upragniony dostęp. Dosłownie widzę tę scenkę oczyma wyobraźni: rozemocjonowany tłumek pod drzwiami personalnego, przepychanki i pełna wyższości mina, z którą wychodzący z pokoju mija czekających w kolejce. Od tego dnia każdy inżynier korzystał z portalu i po kwartale można było wyłączyć autoryzację użytkowników.

Kto czytał "Wywieranie wpływu na ludzi" Roberta Cialdiniego, zna ten mechanizm: jeżeli coś jest dostępne dla wszystkich i za darmo, w oczach ludzi jest bezwartościowe; wartość ma zaś to, co dostępne jest z trudem i tylko dla wybranych.

Tę mądrą historię polecam wszystkim, którzy budują portale wiedzy w swoich przedsiębiorstwach. Dbając o technologię, nie zapominajcie o socjotechnice!