Informatyka wpisała się już na dobre w codzienną działalność Książnicy Pomorskiej w Szczecinie. W niezauważalny, ale skuteczny sposób integruje rozległy zakres prowadzonych prac i wspomaga zarządzanie rozlicznymi funkcjami instytucji.

Książnica Pomorska to instytucja z wieloletnimi tradycjami. W tym roku obchodzi stulecie swojego istnienia. Utworzoną w 1905 r. Bibliotekę Miejską Szczecina (Stadtbibliothek) umieszczono w zaadaptowanym gmachu liceum, zbudowanym w latach sześćdziesiątych XIX w. W jednym miejscu zgromadzono m.in. książki z naukowych księgozbiorów Muzeum Pomorskiego (Pommersches Museum), Pomorskiego Towarzystwa Historyczno-Archeologicznego (Die Gesellschaft für Pommersche Geschichte und Altertumskunde) oraz z bibliotek kościelnych.

Po II wojnie światowej połączono Bibliotekę Miejską z utworzoną w 1947 r. Biblioteką Wojewódzką. W 1955 r. rozpoczęła działalność Wojewódzka i Miejska Biblioteka Publiczna. Dziesięć lat później otrzymała ona status biblioteki naukowej. W wyniku porozumienia między siedmioma wojewodami regionu Pomorza, w 1994 r. przekształcona została w Książnicę Pomorską i otrzymała nowy statut. W 1995 r. wydzielono z powrotem osobną Bibliotekę Miejską, która przejęła 51 miejskich filii bibliotecznych.

Szczecińska Książnica Pomorska jest dzisiaj samorządową instytucją kultury, której organizatorem jest Samorząd Województwa Zachodniopomorskiego. Pełni także funkcję centralnej biblioteki całego Pomorza. Jej zbiory liczą ponad milion jednostek. Są to nie tylko książki i czasopisma, ale też dzieła sztuki, nuty i nagrania muzyczne, kasety wideo, starodruki, mikrofilmy, mapy, druki ulotne itp. To wszystko składa się na warsztat pracy naukowej i dydaktycznej dla szczecińskiego i pomorskiego środowiska naukowego. Najliczniejszą grupę użytkowników stanowią studenci i pracownicy naukowi miejscowych uczelni, a także młodzież szkolna. Rocznie z różnych usług biblioteki korzysta ok. 50 tys. czytelników. Co roku Książnica Pomorska organizuje kilka dużych wystaw naukowych oraz kilkanaście wystaw specjalistycznych; prezentuje też osiągnięcia artystów plastyków i fotografików.

Między tradycją a nowoczesnością

Szczecińscy bibliotekarze potrafią umiejętnie łączyć przeszłość z przyszłością, tradycję z nowoczesnością. Obok starego, zabytkowego budynku biblioteki powstał nowy, przestronny gmach wyposażony w najnowsze zdobycze techniki. Zbudowany został w technologii tzw. inteligentnego budynku. Jest wyposażony m.in. w system przeciwpożarowy, antywłamaniowy, kontroli dostępu do pomieszczeń i automatycznej wentylacji magazynów. System kontroli książek ma uniemożliwiać ich bezprawne wynoszenie poza bibliotekę. Wtapiane w kartki mikrochipy powodują alarm na bramkach kontrolnych przy wyjściu. Ułatwia to ochronę zbiorów, chociaż oczywiście nie zwalnia od czujności bibliotekarzy i strażników. Pomysłowość ludzka nie zna granic i nie wiadomo, czy na przykład któregoś dnia ktoś nie zechce wyrzucać książek przez okno do czekającego na dole znajomego.

Książnica od wielu lat inwestuje również systematycznie w rozwiązania informatyczne wspomagające gromadzenie i udostępnianie posiadanych zbiorów, poprawiające jakość oferowanych usług informacyjnych, poszerzające zakres udostępnianej wiedzy, umożliwiające rozwój nowych form działalności, usprawniające zarządzanie zbiorami. Informatyka towarzyszy tu czytelnikom i bibliotekarzom niemal na każdym kroku. "Techniki informacyjne stają się powoli tradycyjnym narzędziem pracy bibliotekarza" - uważa Lilia Marcinkiewicz, główny specjalista ds. komputeryzacji biblioteki. Jej zdaniem, trudno już dzisiaj wyobrazić sobie sprawnie działającą bibliotekę bez dostępu do Internetu, baz danych, czy zbiorów książek i czasopism na CD-ROM-ach.

W związku ze zmianami cywilizacyjnymi rośnie zapotrzebowanie na szybką, kompleksową informację. W odpowiedzi na te potrzeby utworzony został m.in. Ośrodek Informacji Prawnej i Gospodarczej dla ludzi biznesu. Są także inne, specjalistyczne ośrodki: Czytelnia Niemiecka Instytutu Goethego, Czytelnia Rosyjska, Czytelnia Francuska, Czytelnia Wirtualna, Ośrodek Kultur Dalekiego Wschodu. W dziale zbiorów braile'owskich jest specjalne stanowisko komputerowe dla niewidomych. Dzięki niemu mogą oni np. korzystać z Internetu. Treści z ekranu są przetwarzane na informacje głosowe, a dzięki specjalnej przystawce do klawiatury można nawigować po sieci.

Pierwsze prace związane z komputeryzacją funkcji bibliotecznej rozpoczęto w 1988 r. Stworzono własny system kontroli księgozbioru - SKONTRUM. W 1990 r. zakupiono system rejestracji książek, czytelników i wypożyczeń - "Wypożyczalnia". Nie pozwalał on jednak katalogować całości księgozbioru. Oferta systemów bibliotecznych na polskim rynku była wtedy niezwykle skromna. Wielką szansą dla bibliotek stał się więc oferowany przez Bibliotekę Narodową system MAK. Jego zakup umożliwił katalogowanie różnego typu dokumentów i udostępnianie czytelnikom katalogu w sieci lokalnej. Wtedy to udostępniono w szczecińskiej bibliotece pierwsze terminale dla czytelników z informacją o zbiorach. MAK-a trzeba było jednak ciągle łączyć z systemem "Wypożyczalnia". Nie umożliwiał on także obsługi funkcji gromadzenia zbiorów, automatycznych zamówień czytelników, wielu funkcji statystycznych. Potrzebny był nowy, bardziej zaawansowany system.

Wszystko w jednym

Od 2000 r. Książnica Pomorska korzysta ze zintegrowanego systemu bibliotecznego Aleph. Zapewnia on bibliotekarzom kompleksową obsługę wykonywanych zadań oraz szybki dostęp do informacji o zbiorach - zarówno własnych, jak i w innych bibliotekach. Dzięki niemu informacje o książce i innym dowolnym dokumencie przyjmowanym do zbiorów są wprowadzane do wspólnego obiegu tylko raz i w jednym miejscu. Później dane te są przetwarzane automatycznie na potrzeby różnych działów i procesów - przy opracowywaniu i inwentaryzacji zbiorów, w wypożyczalni i czytelniach, w magazynie, do sporządzania niezbędnych zestawień i statystyk. To samo dotyczy również przetwarzania informacji o czytelnikach.

Sami czytelnicy mają możliwość korzystania z katalogu bibliotecznego online oraz składania zamówień i kontroli własnego konta z dowolnego komputera podłączonego do Internetu. Takie rozwiązanie daje im dostęp do szybkiej i pełnej informacji o zbiorach Książnicy oraz wszystkich bibliotek na świecie funkcjonujących w sieci. Szkoda tylko, że nie wszyscy czytelnicy potrafią należycie ocenić znaczenie oferowanych im udogodnień i umiejętnie, odpowiedzialnie z nich korzystać. Niestety, czasami zdarza się tak, że nikt się nie zgłasza po zamówione wcześniej przez sieć książki. W tym czasie nie mogą korzystać z nich inni, gdyż odłożone czekają na zamawiającego. To samo zdarza się z zamówionymi kserokopiami. Biblioteka ponosi koszty ich wykonania, a potem nikt ich nie odbiera. Wyeliminowanie takich niedogodności wymagało odpowiedniej konfiguracji funkcji systemu i przydzielenia im tylko oznaczonych według IP komputerów.

Wdrożenie systemu umożliwiło bibliotece udział w wielu projektach międzynarodowych związanych z ochroną dziedzictwa kulturalnego. Gdyby nie informatyka, czytelnicy nie mieliby dostępu do cennych wydawnictw dziewiętnastowiecznych znajdujących się w zbiorach Książnicy. Kwaśny papier, na którym były drukowane publikacje, jest nietrwały i przy częstym użytkowaniu mógłby ulec całkowitemu zniszczeniu. Można jednak zeskanować poszczególne tytuły i prezentować je w wersji elektronicznej. W ten sposób będą mogli korzystać z nich wszyscy zainteresowani. W planach na najbliższą przyszłość jest właśnie realizacja takiego przedsięwzięcia. Wspólnie z Fundacją Współpracy Polsko-Niemieckiej Książnica realizuje także projekt ochrony starodruków polsko-niemieckiego pogranicza kulturowego ze zbiorów polskich bibliotek.

Stały dostęp do informacji przetwarzanych w systemie usprawnia także zarządzanie biblioteką, m.in. poprzez bieżące śledzenie potrzeb czytelników. Możliwość rejestracji liczby wypożyczeń każdego tytułu umożliwia bardziej efektywne dysponowanie funduszem na zakup zbiorów. Elektroniczny dostęp do witryn wydawców umożliwia wybranie dostawcy najtańszego, co pozwala zwiększyć ilość zakupionych tytułów.

Biblioteka uczestniczy w tworzeniu Katalogu Centralnego Zbiorów Bibliotecznych w Polsce NUKAT, który za pośrednictwem Internetu umożliwia bibliotekarzom w całej Polsce wspólne katalogowanie dokumentów i wzajemną wymianę opisów bibliograficznych. "Dzięki posiadanym rozwiązaniom informatycznym możliwa stała się realizacja marzeń wielu bibliotekarzy o wspólnej pracy nad opracowywaniem wszystkich zbiorów" - podkreśla Lilia Marcinkiewicz. Powoli zanika konieczność opracowywania wszystkich pozycji przez wszystkie biblioteki. Do niedawna była jedynie możliwość przejmowania opisów z Biblioteki Kongresu Stanów Zjednoczonych, obecnie jest to kilkadziesiąt bibliotek krajowych i zagranicznych.

Dzięki zdalnemu korzystaniu z baz danych innych bibliotek możliwe jest utrzymanie zatrudnienia w dziale opracowania zbiorów na stałym poziomie, mimo zwiększającej się liczby nowych książek i nowych zadań do realizacji. Funkcja raportowania wykonanych zadań dla poszczególnych pracowników umożliwia kontrolę jakości i ilości wykonanych opisów. System umożliwia także dokładne monitorowanie wypożyczeń i skuteczne egzekwowanie kar za przetrzymywanie książek. (Po wdrożeniu wpływy te zwiększyły się o połowę.) Bibliotekarze mają możliwość rozliczania się od razu z działem księgowości. W związku z bezpośrednim dostępem do katalogów innych bibliotek skrócony jest także czas poszukiwania i rezerwowania materiałów zamawianych przez czytelników w wypożyczeniach międzybibliotecznych.

Bez dostępu do technologii informatycznych bibliotekarzom trudno by było wyobrazić sobie dzisiaj również publikowanie wydawnictw. Książnica Pomorska wydaje dwa własne wydawnictwa ciągłe: kwartalnik "Bibliotekarz Zachodniopomorski" (ukazuje się od 1959 r.) oraz "Bibliografia Pomorza Zachodniego" - od 2001 r. dostępna na stronach internetowych Książnicy jako osobna baza danych w systemie Aleph, wcześniej wydawana w formie książkowej i na CD. Ponadto corocznie wydawanych jest też kilka pojedynczych publikacji (np. zainaugurowana w 2001 r. seria "Monumenta Pomeranorum"). Biblioteka świadczy również usługi poligraficzne wszystkim zainteresowanym, zwiększając w ten sposób przychody do swojego budżetu.

Jeszcze wiele do zrobienia

Zespół Książnicy Pomorskiej wciąż wybiega myślami naprzód. "Postęp w informatyce przynosi nowe możliwości działania, czytelnicy oczekują wdrażania nowych rozwiązań również w bibliotekach" - wyjaśnia Lucjan Bąbolewski, dyrektor Książnicy. W planach jest już przejście na nowszą wersję systemu Aleph.

W związku z realizacją projektów digitalizacji cennych zbiorów oraz utworzeniem biblioteki cyfrowej planowany jest zakup i wdrożenie programu ADAM - nowego modułu systemu Aleph, przewidzianego do zaawansowanego zarządzania materiałami multimedialnymi. Daje on możliwość tworzenia, archiwizowania, indeksowania, wyszukiwania i wyświetlania zbiorów cyfrowych w środowisku katalogu systemu Aleph. Przewidywane jest również doposażenie Czytelni Wirtualnej w nowy sprzęt komputerowy.

W najbliższym czasie wdrożony ma być jeszcze system SFX. Udostępnia on m.in. kontekstowe połączenia pomiędzy wszystkimi częściami elektronicznego zbioru biblioteki, np. pełnotekstowymi bazami danych, bazami danych streszczeń, indeksów i cytowań, katalogami online, systemami elektronicznego wydruku i innymi zasobami sieciowymi. Odpowiednio zdefiniowane relacje między różnymi źródłami informacji dadzą czytelnikom możliwość jak najpełniejszego wykorzystania zasobów i usług Książnicy.

SFX zapewnia użytkownikom pełną integrację różnorodnych zasobów. Bibliotekarzom daje możliwość opisania elektronicznych zbiorów i zdefiniowania zakresu usług przydzielonych użytkownikom.

W planach jest poza tym realizacja projektu opracowania retrospektywnego zbiorów poniemieckich i utworzenia do nich dostępu online. W tej chwili trwają już prace związane ze skanowaniem kart katalogu kartkowego. Intensywnie rozwijany będzie także udział w pracach centralnego narodowego katalogu NUKAT oraz Centralnych Kartotek Haseł Wzorcowych.

Szczecińscy bibliotekarze nie wyobrażają już sobie dalszego funkcjonowania Książnicy Pomorskiej bez korzystania z systemów informatycznych i ich ciągłego rozwoju. Na wdrożenia nowych rozwiązań czekają też czytelnicy. I jedni, i drudzy widzą korzyści w zapewnieniu możliwości jak najszerszego dostępu do informacji.