Informatyzacja przedsiębiorstw umożliwia automatyzację wielu typowych, powtarzalnych zadań i czynności związanych z tworzeniem, kontrolą, przekazywaniem i archiwizacją dokumentów, a także zwiększenie kontroli nad funkcjonowaniem firmy i przyspieszenie obsługi klientów lub reakcji na zmiany procesów biznesowych.

Ostatnio mechanizmy zarządzania dokumentami elektronicznymi i obiegiem zadań w firmie (tzw. workflow) stają się standardowymi elementami oprogramowania do wspomagania zarządzania dużymi przedsiębiorstwami klasy ERP, a także aplikacji CRM czy BPM (Business Process Management). W małych lub średnich firmach systemy automatyzujące przepływ pracy i dokumentów są znacznie mniej popularne, ale również mogą znacząco wpłynąć na efektywność i wydajność pracy. A na polskim rynku co najmniej kilkadziesiąt firm ma w ofercie systemy do zarządzania obiegiem dokumentów i workflow dla firm MSP.

Pod względem funkcjonalności oprogramowanie tego typu obejmuje wyjątkowo szeroki zestaw produktów wykorzystujących odmienne platformy i udostępniających różne zakresy funkcjonalności. Z jednej strony można tu wymienić platformy i aplikacje IBM Lotus Notes/Domino, Novell GroupWise lub Microsoft Office System. Są to rozwiązania uniwersalne. Ich efektywne wykorzystanie wymaga więc często wykonania zadań związanych z opracowaniem - we własnym zakresie lub przy wykorzystaniu usług firm zewnętrznych - odpowiedniego zestawu procedur, formularzy itp. Z reguły platformy te sprzedawane są wraz z usługami wdrożeniowymi lub jako specjalizowana aplikacja opracowana przez lokalnych producentów.

Aktywne dokumenty

Dokumenty papierowe wciąż są najpopularniejszym nośnikiem informacji, jednak wzrastające koszty ich przechowywania, wyszukiwania i modyfikacji powodują, że coraz więcej firm zaczyna wprowadzać systemy opierające się na dokumentach elektronicznych. Stąd tylko krok do systemów zarządzania obiegiem nie tylko klasycznych dokumentów, ale również zadań i innych informacji.

E-dokumenty często są wzorowane na ich papierowych, statycznych odpowiednikach. Wkrótce zapewne to się zmieni za sprawą popularyzacji tzw. dokumentów aktywnych lub - jak określają to przedstawiciele Adobe Systems - "dokumentów inteligentnych". Taki dokument to coś na kształt kontenera, który oprócz informacji zawiera także kod wykonywalny. Kod zawiera dane umożliwiające interakcję z zewnętrznymi wobec dokumentu systemami, badanie kontekstu, walidację treści, synchronizację danych itp. W ten sposób dokumenty mogą być łatwo włączane do różnych procesów biznesowych i dopasowywane do aktualnego kontekstu pracy. Dokumentem aktywnym jest np. formularz elektroniczny umożliwiający kontrolę poprawności wprowadzanych danych.

Do firm od dawna oferujących formularze elektroniczne - m.in. PureEdge Solutions, Verity lub FileNet - dołączyły niedawno również Adobe i Microsoft. Adobe opracowała i wprowadziła do sprzedaży Intelligent Document Platform - system zawierający narzędzia do projektowania formularzy w formacie PDF, a także zarządzania ich obiegiem. Natomiast Microsoft wprowadził do pakietu Office 2003 aplikację InfoPath, która umożliwia tworzenie aktywnych dokumentów w formacie XML. W 2007 r. ma pojawić się nowa wersja Microsoft Identity Integration Server wyposażona w zintegrowane mechanizmy workflow oparte na technologii WinOE (Windows Orchestration Engine) opracowywanej obecnie dla pakietu BizTalk Server.

Instant Messaging dołącza do pracy grupowej

Do niedawna w systemach pracy grupowej występowały dwa niezależne kanały komunikacji synchronicznej i asynchronicznej. Komunikacja synchroniczna wykorzystuje połączenia realizowane w czasie rzeczywistym - np. telekonferencje lub aplikacje takie jak komunikatory internetowe. Wymagają one jednoczesnej dostępności i aktywności współpracujących osób. Natomiast narzędzia asynchroniczne, takie jak poczta elektroniczna lub tzw. wspólna przestrzeń robocza, umożliwiają współdziałanie różnych osób zgodnie z ich własnymi, indywidualnymi harmonogramami pracy.

Ostatnio granice między tymi dwoma rodzajami aplikacji zaczynają się zacierać, systemy typu BPM i workflow są coraz częściej wyposażane w oprogramowanie telekonferencyjne i komunikatory.