Mobilne aplikacje wspomagające sprzedaż stały się narzędziem powszechnego użytku na rynku korporacyjnym, co zmusza dostawców IT do coraz częstszego spoglądania w stronę sektora MSP.

Kiedy w 1998 r. lubelska firma Anica Systems przeprowadzała pierwsze prezentacje aplikacji mobilnych wspomagających pracę przedstawicieli handlowych, wielu menedżerów pozostawało sceptycznych. Kwestionowali koszty, możliwości wdrożenia i bezawaryjnej pracy rozwiązań mobilnych, a także ich ekonomiczny sens. Przedstawiciele handlowi powszechnie nazywali aplikację "smyczą" lub "obrożą". Dopytywali się, czy system jest wyposażony w nadajnik GPS, pozwalający wskazać ich lokalizację w czasie rzeczywistym i z jaką dokładnością.

Niespełna siedem lat później nikomu nie przychodzi już do głowy zadawanie takich pytań. Aplikacje mobilne są coraz częściej integrowane z systemami ERP. Zasilają danymi duże systemy analityczne, korzystając równocześnie z dostępu do danych serwowanych przez te systemy.

Mimo rozwoju mechanizmów kontrolnych wbudowanych w aplikacje mobilne zmieniło się nawet nastawienie przedstawicieli handlowych do tego typu rozwiązań. "Dziś postrzegają je przede wszystkim jako narzędzia pomocne w codziennej pracy" - mówi Paweł Petrusewicz, dyrektor działu rozwiązań mobilnych w Anica Systems. Zrozumieli, że przyspieszają proces zbierania zamówień. Eliminują część czynności związanych z koniecznością ponownego wypełniania zleceń, a także pomyłki wynikające np. z nieporozumień podczas zbierania zamówień. Handlowiec wprowadzający zlecenia bezpośrednio w punkcie handlowym może zawsze rozstrzygnąć wszelkie wątpliwości powstające podczas składania zamówienia.

25% sprzedaży

Zmieniło się nie tylko nastawienie do aplikacji mobilnych, ale także charakter funkcjonalny samych systemów. "Dziś funkcje związane z procesami sprzedaży to ok. 25% funkcji aplikacji mobilnych dla przedstawicieli handlowych" - szacuje Paweł Petrusewicz. Abstrahując nawet od zmian technologicznych związanych chociażby z upowszechnieniem się "inteligentnych telefonów", systemy przeszły długą drogę od prostych aplikacji do zbierania zamówień, z pocztą i przeglądarką WWW, do wielofunkcyjnych rozwiązań realizujących zadania związane z budżetowaniem sprzedaży, wymianą i przeceną towarów, a także planowaniem ekspozycji.

Przedstawiciel handlowy odwiedzający dziś klienta oprócz zebrania zamówienia musi także zająć się opisem punktu sprzedaży, oceną wystawionych materiałów reklamowych, badaniami satysfakcji klientów i zbieraniem wszelkiego rodzaju "miękkich" danych marketingowych. Zadania te, dotychczas realizowane po całym dniu pracy, gdy przedstawiciele musieli pieczołowicie wypełniać formularze, teraz mogą być wykonane bezpośrednio po wyjściu ze sklepu.

W ten sposób niemal niezauważenie, wraz ze wzrostem liczby firm wykorzystujących mobilne oprogramowanie wspomagające sprzedaż, a także rozwojem funkcji zaimplementowanych w tych systemach, wzrosła liczba obowiązków wykonywanych przez przedstawicieli handlowych.

Z konieczności zmian organizacyjnych muszą zdać sobie sprawę przedsiębiorstwa rozważające pomysł wdrożenia aplikacji mobilnych. "Jeśli wyposażymy pracowników w urządzenia mobilne nie uwzględniając równocześnie odpowiednich zmian w ich charakterze pracy, to urządzenia te pozostaną jedynie gadżetami. Mobilność jest dziś modnym hasłem. Zbyt często jednak rozwiązania mobilne utożsamiane są z możliwością wykorzystania poczty elektronicznej lub witryn internetowych. To zniechęca wielu menedżerów IT do dalszych analiz dostępnych technologii" - przestrzega Krzysztof Łapacz, prezes Floppy Computer Systems, jednej z firm zajmujących się wdrażaniem aplikacji mobilnych.

Podejmując decyzję o wyborze systemu, przedsiębiorstwo musi przede wszystkim odpowiedzieć sobie na pytanie, po co firmie taki system. Czy jego głównym zadaniem ma być kontrola i analiza pracy przedstawicieli? Podwyższenie działalności działań ekspozycyjnych i obecności marketingowej firmy w sieciach? Przyspieszenie procesu obsługi zamówień? Dotarcie z produktami do nowych grup klientów? Wybór każdego z tych celów ma konsekwencje nie tylko dla charakteru samego rozwiązania, ale także dla samej organizacji. Realizacja celów marketingowych oznacza konieczność rozbudowy działów związanych z analizą sprzedaży. Skupienie się na zdynamizowaniu obsługi istniejących grup odbiorców może oznaczać konieczność rozbudowy działów obsługi klienta.

Organizacja obnażona

Wdrożenie rozwiązań mobilnych przyspiesza obieg informacji i podnosi jej jakość, obnażając równocześnie wszelkie niedostatki w systemie informacyjnym firmy. Przyspieszając sam proces wprowadzania danych, od razu widać na jakim etapie powstają zatory i kto nie radzi sobie z obróbką nadchodzących informacji. Dlatego też chcąc zapewnić sobie powodzenie wdrożenia, projekt musi być poprzedzony analizą obiegu informacji i wypracowaniem rozwiązań, które pozwoliłyby skorzystać na przyspieszeniu obiegu informacyjnego.

Wiele firm wdrażających po raz pierwszy aplikacje mobilne popełnia ten sam błąd. Prezentując ogromną pomysłowość jeśli chodzi o zakres danych "z pola", często wykazują równocześnie zaskakujący brak inwencji co do tego, jak potem je wykorzystywać. Nie przygotowują struktur wewnętrznych na szybszą konsumpcję informacji wysyłanych przez przedstawicieli handlowych. Informacje wysyłane przez tych ostatnich grzęzną w działach odpowiedzialnych za realizację zleceń.

Nie wykorzystują również tego, że wraz z rozproszeniem procesu zbierania informacji i udostępnieniem zasobów informacyjnych firmy przedstawicielom handlowym mogliby oni rozproszyć także proces decyzyjny, umożliwiając im podejmowanie na bieżąco decyzji dotyczących rabatów i upustów, czy klasyfikacji klientów. Przedstawiciel handlowy wyposażony w odpowiednie systemy informatyczne mógłby na podstawie wytycznych z centrali wykonywać przynajmniej część działań marketingowych.

By pełnić te funkcje, przedsiębiorstwo musiałoby odważniej delegować obowiązki, a także pomyśleć nad sposobami motywacji przedstawicieli handlowych, tak by ci widzieli osobiste korzyści w realizacji dodatkowych zadań.

Prawdziwy sens wdrożenia aplikacji mobilnych leży właśnie w takim przygotowaniu rozwiązań, by zastosowanie nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych umożliwiało efektywną wymianę informacji, włączenie pracowników mobilnych do standardowych, działających w czasie rzeczywistym procesów biznesowych i wykorzystanie ich kompetencji. Niestety, w przypadku wielu firm wdrażanie aplikacji mobilnych traktowane jest jako rozwiązanie doraźnych potrzeb dotyczących eliminacji błędów związanych z wypełnianiem zamówień, czy przyspieszenia procesu realizacji zamówień. To oczywiście przyczynia się do wzrostu sprzedaży. Odbija się jednak na szansach powodzenia realizowanych projektów.

Mobilna mała firma

O rosnącej popularności aplikacji mobilnych najlepiej świadczy fakt, że na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań adresowanych do małych i średnich przedsiębiorstw. Tylko w ciągu ostatniego miesiąca swoje wersje aplikacji wspomagających zarządzanie, w tym także systemu do sprzedaży, wypuścili dwaj duzi producenci oprogramowania dla sektora MSP: Wa-Pro i Sage. W ramach oferty Mobilna firma, przygotowanej wspólnie z Polkomtelem, HP, Intelem, Sybasem i Microsoftem, klienci otrzymują pakiety Wa-Pro WF Mag lub mSymfonia wraz z aparatem Sony Ericsson K700i i palmtopem HP iPAQ hx2110 gotowe do instalacji i wspierane przez partnerów biznesowych obydwu producentów pakietów zintegrowanych. Wszystko to za nieco powyżej 6 tys. zł brutto.

Podobne oferty skierowane do sektora MSP przygotowują także inne firmy. Podstawowym wyzwaniem, przed jakim stają firmy, jest przekonanie szerokich rzesz odbiorców, że oferta jest dostępna dla nich cenowo. Zdaniem Marcina Zastawnego z firmy Infocon, producenta pakietu pcgMarket.pl, wśród odbiorców z sektora MSP wciąż pokutuje przekonanie, że tego typu rozwiązania kosztują krocie i w związku z tym są przeznaczone przede wszystkim dla firm dużych. "Wszyscy od razu zakładają, że taki system będzie kosztować wiele tysięcy złotych za każdego przedstawiciela handlowego. Tymczasem niektóre rozwiązania rynkowe nie wymagają nawet bezpośrednich nakładów inwestycyjnych, ponieważ są dostępne w formie ASP" - mówi Marcin Zastawny. Tymczasem aplikacje mobilne są wprost idealnym rozwiązaniem dla wielu firm handlowych i dystrybucyjnych. Zapewniają to, na czym najbardziej zależy właścicielom firm z sektora MSP - szybki zwrot z inwestycji.

Przyspieszenie obsługi zamówień i wyeliminowanie kosztownej obsługi papierowej gwarantują, że kilka tysięcy złotych wyłożonych na to rozwiązanie okaże się przemyślaną inwestycją. "Wystarczy, by handlowiec zamknął dzięki systemowi kilka zleceń dziennie więcej, żeby skutki wdrożenia aplikacji mobilnej odczuła cała firma" - mówi Tomasz Rabong, menedżer ds. produktów mobilnych z Sybase Polska, jednego z partnerów programu Mobilna firma.

O tym, czy oferta skierowana do sektora MSP zostanie przyjęta, zadecyduje przede wszystkim prostota oferowanych rozwiązań i ich ewentualna awaryjność. Jeśli faktycznie okaże się, że są one niezawodne, a dostawcy są w stanie zapewnić wsparcie przy ewentualnych problemach, boom na aplikacje mobilne z sektora korporacyjnego przeniesie się do sektora MSP.

Jeśli nie, wdrażanie aplikacji mobilnych dla sprzedawców pozostanie domeną największych koncernów farmaceutycznych i firm z sektora FMCG.